《秘书学》教学方案
主讲教师：张求会
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第一次授课
一、秘书学的定义及性质
（一）秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科。 （二）秘书学的三大内容：
1．秘书人员（又称为“秘书工作人员”、“秘书工作者”、“秘书从业者”、“秘书从业人员”，或者径直称作“秘书”）
2．秘书机构（又称为“秘书部门”、“秘书班子”、“文秘部门”、“办公厅”或“办公室”） 3．秘书工作（又称为“秘书活动”）
（三）秘书学是一门综合性、实践性很强的新兴的应用型学科。
二、秘书的定义 （一）秘书的定义：
秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。 （二）秘书定义的三个构成部分：
1．服务对象（存在领域）：政府机关、企事业单位、团体或个人 2．主要功能（主要作用）：提供辅助管理、综合服务 3．职业属性（“职业”、“职务”之分）：秘书首先是一种职业名称（秘书人员在社会中所从事的作为其主要生活来源的一种社会活动），在某些特殊场合同时又是一种职务名称。
附：［职业］个人在社会中所从事的作为主要生活来源的工作。 ［职务］机关或团体中由职位规定的应该担任的工作。
三、秘书的类别与层次
（一）秘书的类别（划分标准不同，类别各异）
1．公务秘书与私人秘书（区分的关键在于经济来源，而非服务对象是否为个人）。 2．从所属部门的角度划分，更大的意义在于显示秘书遍布于社会各行各业。 3．从具体工作的角度划分，意义在于提示秘书可以而且必须承担哪些具体工作。 （1）“生活秘书”、“警卫秘书”等类型确实存在过，不能简单地予以否定。 （2）按此标准划分，还有“新闻秘书”、“军事秘书”、“公关秘书”等类型。 （二）秘书的层次
1．秘书所在单位级别有高有低，相应地有三个层次的秘书。
2．同一单位内部，秘书人员的职位有高低之分： （1）初级秘书：主要从事一般日常工作；
（2）中级秘书：主要负责起草文稿、办理公文、处理信息； （3）高级秘书：工作以参政议政为主，较多参与决策。 四、秘书的修养 （一）政治理论修养 （二）秘书的职业道德 1．［职业道德］从事一定职业的人在其特定的职业活动中必须遵循的行为规范。
2．秘书职业道德的基本内容：服从、谨行、合作、守纪 五、秘书的知识结构
扎实的基础知识、系统的专业知识（秘书业务知识＋所属行业知识）、必要的辅助知识 六、秘书的能力结构
办事能力：1．理解和领会能力（迅速准确地领会领导的意图）；2．分析能力（分清轻重缓急）；3．应变能力（灵活处理突发性事件、政策“真空”状态下的各类特殊事件）
交际能力：1．秘书从事公关活动的主要目的：帮助所在单位及服务对象树立良好的社
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会形象；2．第四章《秘书交际》重点内容提示：①p30双向互惠，②p31换位思考，③p34学会倾听，④p36深切了解领导，⑤p37若无其事，⑥p39雪中送炭与火上浇油，⑦p40等边距离
表达能力：1．基本要求：能说会写；2．共同标准：准确、规范、简洁 操作能力：各类常见办公设备的熟练操作与简单维护 七、秘书人员的心理素质 （一）培养秘书意志力
1．意志：具有确定目的、实现目标、支配控制自己行动的心理素质。
2．秘书意志力的表现：①自觉，②自制，③坚韧，④果断 （二）塑造适合于秘书工作的性格
1．性格：一个人对现实的稳定的态度、行为方式。
2．性格的特点：既有稳定性，又有可塑性。 3．比较适合于秘书工作的性格“模式”：顺从与独立相结合，外向与内向相结合。 （三）维护心理健康
1．心理健康的表现：①智力正常，②情绪成熟，③行为协调，④工作专注，⑤关系和谐
2．秘书工作容易滋生的不良心理：①唯上，②恃势，③骄傲，④自卑 3．培养正常的情感情绪，时常调节个体行为，随时矫正异常心理。 八、秘书的培养目标和培养途径 （一）培养目标：
1．秘书人员应是具有比较广博的基础知识、掌握系统的专业知识、熟悉了解行业知识的通才—专才型人才。
2．通才与专才之辨
（二）培养途径：自我培养＋外界培养 （三）秘书人员与优化群体
1．优化群体：按照异质结合的原则，由不同专长、学历、年龄、性格、性别、籍贯的人科学组合起来的工作群体。
2．优化群体的特点：①各有所长，②各得其所，③各司其职，④比例适中，⑤动态平衡
3．秘书部门及秘书人员在优化群体中可以发挥的作用： ①根据因事设人的原则，协助领导组建工作群体；②协助领导了解组成成员的各自情况，因人制宜，做好分工；③协调上下左右的关系，增强内部凝聚力；④时刻注意工作动态，根据需要，及时加以调整。 九、秘书机构的定义及特点
（一）秘书机构的定义：党政机关、社会团体、企事业单位为领导机构及领导者处理综合事务的辅助性机构。（提示：与秘书的定义相对照） （二）秘书机构的性质
1．秘书机构属于综合性机构，既非决策性机构，也非职能性机构（或称“业务性机构”、“职能部门”、“业务部门”） 2．比较两类机构：
（1）职能性机构：承担具体业务工作，专业性强，分工明确，职能界线清晰； （2）综合性机构：不承担具体业务工作，处理综合事务，全面协调，拾遗补缺。 （三）秘书机构的特点
1．附属性：直接隶属于领导机关
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2．综合性：活动内容综合性强
3．辅助性：活动形式是向上辅助，而非向下指挥或执行监督 （四）秘书机构的设置原则和具体要求
＊总原则：秘书机构的设置，要适应机关或单位管理工作的实际需要。 ＊具体要求：
1．凡独立单位必须设置秘书机构（从独立行文角度把握）。
2．秘书机构的组织形式、人员配备必须符合精简、合理、高效的要求。 3．秘书机构与所属机关、单位在工作性质上必须相适应。 十、秘书机构的基本职能与主要任务 （一）基本职能：辅助决策，服务领导
（二）主要任务（三大任务之间互相渗透，互相交叉，相辅相成） ＊政务性工作（参与政务）
1．调查研究（为领导掌握情况、制定政策服务，为决策提供准确可靠、全面具体的情况，提出富于建设性的意见和建议）
2．信息工作（向决策者及时提供准确、完整、有用的信息）
3．协调工作（侧重于协调机关单位内各职能部门的工作目标、工作步骤等，沟通上下，联系左右，理顺关系）
4．咨询工作（为决策者提供与决策有关的法律、法规、政策、资料等，范围极广） ＊业务性工作（秘书部门独有的、带有秘书专业性质的任务） 1．文书工作（公文的统收统发）
2．档案工作（现行文件办理完毕后，对其中具有存查价值的那部分进行立卷、归档，移交给档案部门管理）
3．会务工作（为了开好会议而开展的一系列准备、组织工作） 4．接待工作（可分为内宾、外宾接待两大类，注意内外有别） 5．保密工作（保守国家及本单位的各类秘密，一般设有保密室）
＊事务性工作（主要指处理机关单位日常事务的各类工作，如文印、交通、值班、福利、环境卫生、设备管理等）
附：［政务］关于政治方面的事务，也指国家的管理工作。（提示：可以理解为“决策”或“与决策直接相关的工作”）
［行政］①行使国家权力的∶～单位｜～机构②指机关、企业、团体等内部的管理工作∶～人员｜～费用。 十一、秘书机构的领导关系
（一）秘书机构只直接对所属机关单位负责 秘书机构只直接为本单位领导服务，对下一级或上一级秘书机构不存在领导或被领导关系。换言之，各级秘书部门之间不实行自上而下的、独立的垂直领导体系，秘书机构之间存在相对的封闭性。（“各自为营”、“各为其主”）
（二）秘书机构之间的联系（含纵向联系、横向联系） 【思考与练习】
1．比较下列几个秘书定义：
（1）秘书是一种职务，泛指所有管理文书并协助领导处理日常工作，为领导工作服务的人员。
（2）秘书是为政府、企事业等单位或个人服务的，助理政务、管理事务的工作人员。 （3）秘书是帮助上司处理各种事务的工作人员。
（4）秘书是一种从事脑力劳动的职业，其职责是在居于领导地位的集团或个人决策时
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提供信息和意见，并为决策的贯彻执行提供必要的事务性服务。
（5）秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。而秘书从事的工作也就是秘书职业，秘书职业也是服务性的。所以，秘书决不是一种职务，而是一种职业名称。（教材p18）
（6）秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。（教材p118） 2．案例分析：
王国琛原是某大型国有企业的厂长，厂里为他配臵了专职秘书李小彬。两年后，王国琛辞了职，自己集资办起了一家饮料厂，并从厂里“挖走”了原来的秘书李小彬，让小李继续帮助自己迎来送往、东奔西走。有人开玩笑说：“老搭档就是老搭档，小李这个秘书还是老样子。”请问：这句玩笑话应该怎样看待？
3．分析下列十条管理经验：
①依个人专长选择最适当的人选，彼此撷长补短，又保持多元性； ②了解团队的工作是什么，以及这些工作的重要性何在； ③激发个人与团队的工作动力，提高他们努力工作的意愿； ④让每位成员有足够的技能、人际与知识，并激发他们的潜能； ⑤有良好的沟通，彼此的关系形成信任与尊重；
⑥团队有弹性，能视需要改变架构和做事流程，并能适应多变环境； ⑦设定绩效目标和解决问题的方法，并追踪成果；
⑧以正面的肯定或给予嘉许，促进团队的学习、成长和满意度； ⑨让成员对身为团队其中一员感到光荣与兴奋，有向心力及信心； ⑩随时注意团队的发展情况，配合需求应用不同的领导型态。
（载《南方都市报》2002年3月31日第53版，原题为《让你的团队动起来》）
第二次授课
一、秘书工作的特点
（一）秘书工作的特点是一个复杂的体系，可从不同的角度予以描述。 （二）秘书工作最重要、最有特色的性质：
1．辅助性
＊内涵：一切秘书活动均以辅助领导为中心内容 ＊地位：辅助性是秘书活动最根本的属性 ＊全面准确地认识辅助性：
①秘书人员必须“尊重政务与事务之区别”。（p76）
②立足于本单位的全局，在强烈的战略意识指导下，不仅要想领导之所想、急领导之所急，而且要想领导所未想、急领导所未急，提供全方位、全过程的辅助。（p82）
③辅助性在很大程度上是通过完成事务性工作体现出来的。只有搞好事务性工作，单位内部秩序井然，与外单位渠道畅通，才能使单位职能正常发挥，立于不败之地；只有搞好事务性工作，才能使单位领导人从事务中摆脱出来，集中时间和精力想大事，干实事，更高效地进行领导。（p84）
④不能认为秘书人员必须参加一切政策的辅助，领导的所有决策都理所当然由秘书机构和秘书人员辅助。（p89）
⑤辅助决策不仅表现在重大问题的研究、讨论中，而且表现在大量的日常事务的承办和处理中，把这些日常工作做好了，就是为决策的制定、执行和落实提供了帮助。（p89）
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