⑥秘书人员在辅助决策中作用的大小，既取决于秘书人员是否积极主动地开展工作，更取决于领导是否重视发挥秘书的作用。此外，还与秘书人员自身的能力有关。（p89）
⑦秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。（p118） 2．中介性
＊内涵：沟通上下、全面协调
＊就围绕领导的核心工作——决策而言，秘书活动可以发挥的作用是：辅助领导决策，传达决策，了解决策的执行情况，检查督促决策的贯彻落实。
＊中介性服从于辅助性 3．事务性
＊内涵：在辅助领导的过程中，大量的事务性工作主要靠秘书人员来完成。 ＊辅助性在很大程度上是通过完成事务性工作体现出来的。 二、秘书工作的指导思想和原则 （一）秘书工作的指导思想 1．“三服务”的由来及内容（p85）
2．“三服务”的变通理解：三个服务方向（为直接上级服务，为平行和下级单位服务，为群众服务）
3．秘书工作的指导思想：围绕领导机构及领导者的总目标、总任务，做好“三服务”：即为直接上级服务，为平行及下级单位服务，为群众服务。 （二）秘书工作的原则——坚持“三统一”
1．坚持为领导服务与为群众服务的辩证统一； 2．坚持被动服从与主动积极的辩证统一； 3．坚持坚持原则与热情诚恳的辩证统一。 三、秘书工作的任务 （一）辅助决策工作
（二）日常程序化工作：1．文书处理；2．调查研究；3．信息工作；4．立卷和档案；5．会务工作；6．信访工作；7．查办工作；8．印信工作；9．行政事务管理；10．机要保密 （三）协调工作
秘书机构开展协调工作的重点是政策协调、关系协调、工作节奏协调、社会协调四个方面。
（四）领导人临时交办的工作
经常性、临时性是此类工作的主要特点。 四、秘书工作的作用 （一）领导助手的作用
1．这是秘书工作的本性，任何地方、任何时候都不会改变。（p93） 2．“秘书”有众多的别称，最接近的当属“助手”或“辅助人员”。（为什么不是“参谋”？） （二）领导参谋的作用
1．给领导当参谋，是领导对秘书高度信任的表现，也是对秘书工作提出的更高要求。（p93）
2．秘书人员只有先当好助手，才有可能成为参谋。
3．秘书人员的职能应当是“助手参谋”而非“参谋助手”。 （三）沟通上下、协调左右的枢纽作用 （四）协助领导进行信息反馈的耳目作用 （五）领导机关的门面作用 五、评价秘书工作的标准
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（一）有效性是评价秘书工作的标准。 （附：［有效性］能够实现预期目的。） （二）“有效性”标准与“领导满意”标准
1．在正常情况下，二者应该而且可以保持一致 2．“领导满意”标准最大的问题在于主观随意性（p98）
3．不能简单地以领导满意不满意作为评价秘书工作的惟一标准（p114）
（三）秘书工作的有效性是一个综合指标，包含了效益和效率两个方面四、秘书工作实现有效性目标的主渠道：
提高办事效率，以保证、促进所属组织或系统整体目标的实现。（“水涨船高”；“一荣俱荣，一损俱损”；“军功章里有你的一半，也有我的一半”） 六、秘书工作管理的内容
1．秘书规范的定义：秘书人员、秘书工作的法律准则和行为标准，它是在秘书活动的基础上形成和概括的，作为一种行为规则指导和制约着秘书部门及其人员。
2．秘书规范的特点：秘书规范不同于一般的道德规范，它带有强制性、系统性，必须在秘书活动中得到体现。
3．秘书规范的构成层次：
①根本规范：来自宪法的秘书规范。宪法是秘书工作的最高活动准则。宪法规定的国家行政管理活动中的基本原则，例如民主集中制原则、人民群众参加国家管理原则、民族平等原则、计划化原则、法制原则、责任制原则等，都必须在秘书规范中得到体现和贯彻。
②普通规范：来自基本法律和行政法规的秘书规范。这一类规范量大面广，秘书人员必须不断学习、积累、更新。
③部门规范：特指各级机关单位及秘书部门针对秘书工作制定的工作准则和规定。这一类规范对秘书活动提出了最为具体的要求，其规范方式也最为直接，是根本法、基本法在秘书规范中的具体体现。
④内部规范：机关单位内部制定的，用以约束本机关单位秘书工作和秘书人员的规范。这一类规范适用范围相对狭窄，具有内部性，影响力和约束力均有较大限制。 七、办公室主任的工作艺术
1．胸有全局，统筹兼顾。 2．科学管理，宽严相济。
3．知人善任，和睦相处（知人、用人、育人、爱人）。
八、抗战时期陕甘宁边区政府《政务会议暂行规程》的两条规定： 1．秘书人员必须“尊重政务与事务之区别”。
2．在需要的情况下，经会议许可，秘书方可临时出席会议，“有发言权，无表决权”。 ＊分别从领导和秘书的角度理解上述两个规定的含义： 1．领导的角度：
①既要充分发挥秘书在参政议政中的积极作用，集思广益，尽可能保证决策的科学化、民主化；②又要牢牢把握在决策中的主动权和决定权。
2．秘书的角度：
①既要牢记自己的身份与地位，将处理好事务性工作视为辅助领导决策的重要渠道（也是常规渠道），不能随意越权越位，干扰或代替领导的决策；②又要在领导允许的范围内主动积极地参与决策，为领导者的决策出谋献策。 九、港台及国外秘书工作
（一）值得借鉴的秘书观念：
①上司第一，②不得罪客人，③注重人际关系，④保守机密，⑤树立公司良好形象，⑥对老板尊重而不亲密等等
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（二）发展趋势：
1．社会化 2．专业化 3．现代化
①现代化不等于人的现代化。
②准确理解下面这句话：迄今为止，在某些专职工作和决策性工作方面，秘书在很大程度上是被排斥在外的。（p128）
③秘书工作只会改变，不会被消灭。
4．女性化 （三）《女秘书工作》导读
＊归纳苏珊的主要工作特点（对于秘书从业者的启示） 1．分清轻重缓急，善于处理各类突发性事件。
2．善于领会领导的意图，熟悉领导的工作作风，遵循领导的办事习惯，妥善处理领导不在时的特殊情况。
3．养成严谨细致的工作习惯，讲究合理的工作程序，切实提高工作效率。 4．时常调节个体行为，保持稳定成熟的心理和情绪。 5．发挥团结合作精神，努力协调各种工作关系。 6．严格遵守保密、守纪、合作等秘书规范。 7．逐渐形成主动自发的工作精神。
8．不断完善知识结构，以适应不同的工作环境，满足不同的工作需要。 ＊试将对待加班加点的两种认识加以比较： 1．“秘书人员工作量大，既要办常规性工作，又要处理突发性事件，至于额外事务，则更多。对他们来说，加班加点是家常便饭。然而，与他们的付出极不相称的是，生活待遇极低。”（p45） 2．苏珊说：“不要认为我每天都加班工作，我并不是每天如此，只是在绝对必要时才这样做。我认为我必须时时有所准备，以迎接这种情况的发生。”（p137） 【思考与练习】
1．谈一谈你对“秘书工作不会消亡”这一观点的看法。 2．《女秘书工作》对于秘书从业者的启示有哪些？
第三次授课
一、办公室工作
（一）布置美化办公室的基本原则 （二）办公室电话的正确使用 （三）妥善安排约会 二、会务工作
（一）会议是有组织有领导地商议事情的集会。（资源共享＋达成决议） （二）会务工作的总要求：充分准备，严密组织，服务周到，确保安全 （三）会务工作的三个阶段 1．会议的准备工作：
①安排议题，确定步骤
●议题的变通处理 ●保密性议题的安排顺序 ●议题、议程、日程的关系：议题是会议需要讨论的问题；议程是议题在会议上讨论的先后顺序；日程是对会议全部活动逐日
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作出的安排 ●余兴节目不可缺少（附：［余兴］会议或宴会之后附带举行的文娱活动。）
②拟定与会人员范围或名单 ●报领导审定
③办理会议报批手续 ④发放会议通知
●书面通知更妥当 ●通知内容须视具体情况而调整（回执、交通指南等） ⑤准备会议文件和材料 ⑥选择和布置会场 ⑦排列座次
⑧办妥后勤服务事宜 ⑨做好新闻发布工作 ⑩进行全面的会前检查 2．会议期间的工作： ①搞好签到工作 ②热情接待会议成员 ③传接电话
④协助领导掌握情况，协调控制会议进程 ⑤担任会议记录，编写会议简报 ⑥调派车辆
3．会议结束后的工作：
①送别与会人员（与会议通知中“回执”一项相对应） ②处理遗忘的物品 ③完善会务工作 ④寄发感谢信 ⑤打印会议记录 ⑥开总结会
三、调研工作与信息工作
（一）调查研究在秘书工作中的作用： ＊调查研究是秘书人员的重要职责 1．“没有调查就没有发言权。”（p175）
2．秘书部门和秘书人员经常代替领导者展开调研。 ＊调查研究是秘书人员做好各项秘书工作的基础。 ＊调查研究是秘书人员辅助决策的关键环节。 1．调研贯穿于决策的全过程
2．秘书的调研工作及其作用应当在决策中得到体现（p76、p176） ＊调查研究是秘书人员坚持群众路线，切实改进作风的有效方式 ＊调查研究是秘书人员提高秘书人员工作能力的必要途径 1．适应、接受人情世故 2．角色转换的必由之路 （二）秘书调研的基本原则
1．坚持实事求是；2．态度谦虚诚恳；3．掌握必要的方式方法；4．注重科学分析 （三）调研的方式方法
＊调研的方式：调研人员在调研过程中采用的具体形式和手段。 1．个别访问
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①定义：对调查对象采用分别访问、个别交谈的形式，了解或核实情况。 ②注意事项：
●选准调查对象（了解情况，愿意配合，不带偏见）
●侧面了解访问对象（年龄、职业、文化程度、在所调查问题中所处的位置等） ●访问、交谈时态度要诚恳，方法要适当 2．开调查会
①定义：在取得调查对象及其所在单位的支持下，召开由知情人参加的座谈会，调查了解所要研究解决的问题。
②注意事项：
●确定人选（知道情况，有代表性） ●事先通知调查的目的、内容 ●会场的启发、引导、协调、把握 3．问卷调查
①定义：以书面问卷的形式提出若干问题，或将有关调查项目设计为调查表，发给调查对象，让他们根据一定的要求作答，然后进行集中统计、分析。
②分类：
●开放式问卷：主要由问答题、填空题组成，调查对象可自行答卷，不受限制。内容丰富，信息量大，参考价值高。不便于统计、整理。
●封闭式问卷：主要由选择题、判断题组成，调查对象无法自由发挥。格式整齐，回答方便，便于统计、分析。
③注意事项：关键在于问题项目的设计，必须做到以下三点： ●围绕调查目的 ●内容相互关连 ●便于理解和回答 4．现场调查
①定义：亲临实地去调查了解情况、研究工作，以获得第一手材料，作出准确的判断。长时间的现场调查称为蹲点调查。
②有直接感受；可以核实间接材料；可以扩大调查线索
＊调研的方法：根据调查对象与对象总体的数量关系而划分。 1．普遍调查
①定义：对调查总体范围内的全部对象普遍进行调查，以获得全面的数据和情况。 ②优、缺点：调查材料全面准确；投入大，周期长，工作量大 ③注意事项：项目简明，时间一致，周期进行 2．典型调查
①定义：在调查总体范围内选择有代表性的特定对象进行调查。 ②优点：省时省力，简便易行
③注意事项：选择的调查对象要具有代表性，尽量排除主观因素的影响 3．抽样调查
①定义：在调查总体范围内，抽取一定数量的样本作为调查对象，然后从调研的结果中获得数据材料，以此推断出一般情况。
②优点：比较科学、比较完善
③注意事项：样本一定要严格按照随机原则进行抽取，以保证调查的客观性，降低误差程度
4．统计调查
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