①定义：以数字为中心，运用统计学的原理和方法，收集有关方面的数据资料，然后进行数量分析。
②秘书部门经常进行的统计调查：
●利用各部门报送的统计表进行经常性的统计调查 ●为了某项工作的需要临时组织专题性的统计调查 四、协调工作 （一）定义
1．协调就是沟通信息，统一认识，解决矛盾。 2．协调与协作的关系 3．［协调］①配合得适当。②使配合得适当。（why，how） （二）作用
1．协调是秘书部门的一项基本任务。 2．协调推动秘书工作向深度和广度发展。 （三）秘书协调工作的主要内容 （四）秘书协调工作的基本原则
1．从属原则；2．分层负责原则；3．法律、法规、政策原则；4．调查研究原则；5．沟通原则
五、文书处理
（一）树立完整、全面的文书处理观念（发文、收文、立卷、归档、销毁） （二）掌握有关文书的写作技能 六、督查工作与信访工作的启示
督查工作和信访工作虽然是党政机关的秘书部门独有的两项工作，但一般秘书人员仍然能够从中获得一些启示：处理那些涉及政策性、原则性的复杂问题时，尤其需要慎重细致，切忌简单粗暴。 【思考与练习】
1．案例分析
某公司领导层决定对三个特殊岗位实行特殊津贴政策，消息刚刚公布，立即引起了在其他岗位工作多年的部分员工的不满。公司领导经过慎重考虑，决定继续执行既定政策，同时要求办公室负责人做好不满员工的说服工作，保证政策的顺利落实。请为办公室负责人设计一个行之有效的说服方案。
2．能否从协调工作的角度评析柯达公司的一句广告用语：“尊重个人目标，重视共同理想，发挥合作精神”？
3．指出以下公文存在的问题，并予以修改。
机关游泳池办证的通知
机关各直属单位：
机关游泳池定于六月一日正式开放，六月十日起开始办理游泳证。请你们接此通知后，按下列规定，于元月三十日前到机关俱乐部办理游泳手续。
一、办证对象：仅限你单位干部或职工身体健康者。
二、办证方法：由你单位统一登记名单、加盖印章到俱乐部办理，交一张免冠照片。 三、每个游泳证收费五角。
四、凭证入池游泳，主动示证，遵守纪律，听从管理人员指挥。不得将此证转让他人
使用，违者没收作废。
五、家属游泳，一律凭家属证，临时购买另票，在规定的开放时间内入池。
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××俱乐部 ××年×月××日
4．分析下面这份会议日程表的优缺点：
教育部全国高校应用写作骨干教师研讨会日程
日期 时间 地点 香溢大酒店一楼大厅（会务组在7002室） 内容 备注 1．午餐凭票。 2．晚餐5:30凭代表证在宾馆二楼餐厅。 1．早餐7:00凭代表证在宾馆二楼早餐厅。 2．上午7:50在宾馆大厅集合。3．中餐11:30凭代表证在宾馆二楼餐厅。 12月21日 整天 会议报到 12月22日 上午8:00－11:30 下午2:00－5:30 宁波高专 3号教学楼 320教室 听 课 12月23日 上午8:00－11:30 下午2:00－5:30 上午8:00－11:30 下午2:00－5:30 上午7:30 宁波高专 逸夫信息中心报告厅 参加第六届现代 应用文研讨会 听 课 讨论、总结 闭幕式 参观、游览 就餐时间同上 12月24日 宁波高专 3号教学楼 320教室 就餐时间同上 12月25日 1．奉化溪口 2．天一阁 在宾馆大厅集合 5．对下面这道情景分析题的参考答案进行分析，如有必要，可对其内容及分值重新安排。
情景题：秘书正在接听电话时如何处理有客人来访这一事件？
参考答案：①礼貌地暂时中断电话，向来访者微笑问好，示意其稍候。（6分）②尽快结束电话。（5分）③询问来访者的身份、意图，并做出适当处理。（6分）④做来访登记。（2分）⑤连贯表述。（3分）
6．下列《有效会议的准则》共有十条，你认为哪几条最难实行？并简要说明理由。 ①会议目的要清楚明确，议题三个最适宜。 ②与会人员要精选，四至十人最理想。 ③会前有资料，以免空口讲白话。
④避免马拉松式会议，一小时为宜，二小时为极限，准时开始，准时结束。 ⑤每人发言时间控制在五分钟之内，言简意赅，掌握重点，不偏离主题。
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⑥主席应带动讨论，激发创意，立场中立，化解冲突。
⑦开放心胸倾听，尊重别人不同的意见，分享他人的想法与感受。 ⑧会议务必达成决议，决议之事指派专人负责提出行动计划。 ⑨会议记录要忠实和完整，三天内分发给每位与会者及相关人士。 ⑩追踪会后各项决议的行动及结果。
（载《南方都市报》2002年4月14日第53版） 7．案例分析
1988年4 月，某省科学院办公室副主任接待了所属单位植物园原职工黄某的来访。黄某声称，1961年他被单位精简回乡，现听说省里出台了一个新文件，规定凡1960至1961年期间被精简回乡的人员，都可以落实政策回原单位工作。所以，他要求尽快恢复公职。副主任听说后，答复说：“按时间是符合政策的，你先回植物园，到时候再通知你。”后经调查核实，黄某1961年是因盗窃公物而被开除的，根本不符合此次的政策规定，不能恢复公职。黄某得知后大吵大闹，经多方出面解释、劝说，这才了解。
在此案例中，办公室副主任有何失误？假如黄某赖在原单位不走，又该怎么办？
第四次授课
一、最近一次答卷情况简介
总的来说，此次考试的成绩很不理想。80分的几乎没有，70分以上的也不多见，合格人群中，60至69之间的居多，而不合格的比例依然偏高。
开卷考试的方式值得反思。加重了考生的依赖思想，也不乏考场上临时抄写课本或讲义的某一段话来充数的现象，个别的考生则有备而来，将报刊上的文章掐头去尾，署上自己的姓名。
因为是开卷考试，题型大受影响，较之模拟试卷，分值比较集中，在某种意义上加大了考试难度。同时，开卷考试也为考生答题时随便抄书，将书本内容当作答案提供了“便利”。就此而言，这也是开卷考试的一种不足。
第一大题，考生对于基本概念掌握不牢固，有的干脆将课本中他处的秘书定义抄过来，强行认为这就是在进行比较。
第二道题大答题情况，相对而言较好一些。大多数考生都知道如何回答。答题思路正确。主要问题在于考生简单地将讲义中提供的“秘书部门及秘书人员在优化群体中的作用”这一题目的答案照搬照抄，并不理会本题的要求。由此也反映出考生不善学习的普遍倾向。
第三题的回答最理想，得分普遍较高。 第四题属于修改公文题，问题较多，反映出考生在日常工作中对于秘书人员必须掌握的公文处理知识还有较大的欠缺。甚至有不少考生错误地认为此题的文种应该选用“函”而非“通知”。
第五题属于对信访工作有关内容的考核。答题情况一般。失分的原因有许多方面，但不少考生吃亏在审题不严，或者说不懂得题意所在，自顾自地答题，最终结果只有一个：答非所问。
第六题评阅难度最大。考生在学习和复习中的各类问题，都集中在此题中得到“展示”。题目是要求结合秘书活动的现实事例，“自拟论题，谈一谈中国秘书工作的特殊之处”。许多考生没有拟题，即使拟了标题的，也是“各有各精彩”，偏离题旨的现象极为明显。而对于“特殊”二字的落实，更是凤毛麟角，屈指可数。
通过此次阅卷，给我的一点启发是：平时除了上好课，注重课堂教学效果之外，更要提醒学员对于秘书学给予足够的重视；适当地引导学员掌握联系实际、注重实效的学习方式；
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坚持不懈地调动学员利用网络参与学习和讨论的热情；认真布置好平时的练习，通过练习的评阅及时掌握学习动态，迅速进行有效的调整；稳妥使用开卷考试的形式，试题分值分布要更趋于合理化。
考试结果对于学员的启发：牢固掌握基本概念和基本理论，不死记硬背，而要灵活自如地将书本知识与现实实例结合在一起进行思考，发现哪些现实实例可以通过课本知识获得答案，哪些实例无法获得合理的解释，如此一来，既可以培养、激发学习的兴趣，又可以深层次地掌握基本知识和基本理论。此外，一定要积极参与网上答疑和讨论，充分利用其他学员发现问题、解决问题的丰富资源，并为此作出自己的贡献，共同提高，共同进步。
总而言之，试卷上表现出来的问题，可以从平时的学习中找到答案，或者说至少可以找到部分答案。不少学员对于秘书学这门课程重视不够，认为秘书学很简单，没有必要花太多的时间来学习。加上又是开卷考试，越发“诱导”学员轻视此门课程。
二、样卷及其答案分析
秘 书 学 试 题（Ａ卷）
（说明：满分100分。第一至第四题为必答题，第五、六两题任选一题） 一、判断题（每小题2分，共10分）
1．评价秘书工作的“有效性标准”与“领导满意标准”可以实现和谐统一。（ ）
2．新时期以来，秘书人员经常性地出席各类决策会议；在此之前，他们往往无法获得这样的机会。（ ） 3．就一般性秘书工作而言，秘书从业人员的培养应该以通才型人才为主要目标。（ ） 4．从具体工作的角度来说，生活秘书曾经是我国党政机关秘书类别的一种。（ ）
5．秘书在实际工作中，为了不得罪上司或客户，有时必须学会“编故事”或者说“撒谎”。（ ）
二、知识技能选择题（不定项选择，每小题3分，共15分）
1．属于我国党政机关秘书规范体系中“根本规范”这一层次的有（ ）。 Ａ．民主集中制原则 Ｂ．计划化原则 Ｃ．法制原则 Ｄ．民族平等原则 Ｅ．人民群众参加国家管理原则 2．秘书机构的基本职能是（ ）。
Ａ．调查研究 Ｂ．辅助决策 Ｃ．办理会务 Ｄ．协调关系 Ｅ．服务领导
3．接到打错的电话时，比较妥当的处理方式是（ ）。 Ａ．告诉他打错了，然后挂电话。 Ｂ．告诉对方你的号码是什么。
Ｃ．仔细问他找的人是谁，看能否帮忙。 Ｄ．告诉他，查清楚号码再打。
4．正在接听电话时有另外一个来电，这时候应该（ ）。 Ａ．长话短说，结束正在接听的电话，迅速处理另外的来电。 Ｂ．记下另外来电的号码，随后再打过去。 Ｃ．请另外的来电者随后再打来。
Ｄ．先听完已经接听的电话，再理会另外的来电。 5．秘书学具有（ ）等学科特点。 Ａ．属于社会科学范畴 Ｂ．综合性强 Ｃ．实践性强 Ｄ．历史悠久
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Ｅ．学科发展受到相关学科的影响和制约 三、案例分析题（每小题15分，共30分）
1．某单位的一个职能部门代替单位拟写了一个申请追加经费的请示，送给负责人核稿时，负责人将“请示”改为“报告”。打字员打出后，原撰稿人在校对时将“报告”改回原来的“请示”；到负责人第二次核稿时，又将“请示”改为“报告”。请示与报告错用、混用的现象十分普遍，结合本案例，试从秘书规范的角度分析产生这种现象的原因。
2．辽宁省青年友好参观团在日本富士山县活动时，中方团长接过日方官员送上的会议程序，只见上面写着：“中方发言时间：10点17分20秒至18分20秒。”他不禁楞住了，只好把原来的讲稿从十几页删削成五页、三页，最后删到一页。第二天，中方团长像别的发言者一样，跑步上场。他的发言干净利落，因为被台下几次掌声打断，才拖延了30秒。事后，这位团长感慨地说：“这件事给我的启示太大了。”日方官员如此安排外宾的发言时间，是否失礼？为什么？
四、下列语句中包含了不少秘书学知识，请试作分析。（每小题5分，共15分） 1．（秘书人员应当）目中有人，眼中有事。 2．秘书是水，领导是容器。 3．（秘书人员必须）“尊重政务与事务之区别”。
五、阅读下面的文章，把握其主要倾向，谈一谈你对秘书工作某一特征的认识。（字数要求：500～800。本题30分）
今日助理，昨日秘书？
毕业于武汉某高校英语专业的何小姐来广州找工作，本想找一份秘书的差事，但男友极力反对，说秘书声誉不佳。何小姐考虑选择经理助理的职位，又有人告诉她，助理和秘书其实是“换汤不换药”，助理就是秘书，秘书就是助理。
真是这样吗？
据了解，很长时期以来，的确有一些经理老板喜欢雇用漂亮的女秘书，作为“公关牌”，更有甚者干脆来个“情人秘书”，公私兼顾。因此，在外人眼里，秘书往往有“公司花瓶”或“老板情人”之嫌，良家女子避之惟恐不及。为了避嫌，一些公司想出了新招数。
现任一家百货公司人事部经理的李先生告诉记者，他所在的公司曾有一段时间专招男性秘书。后来发现，男秘书不如女秘书细心，在琐事面前容易产生厌烦情绪，于是公司又开始聘用女性秘书。为了表明此“职业秘书”非“花瓶秘书”，就给它安了个“经理助理”的头衔，其实做的事也就是秘书的职责。
“助理”代替“秘书”，求体面、正视听是一方面，秘书这一职位本身的工作范围和职业要求有了新变化也是重要因素。传统型秘书主要为上司处理日常事务，协调上下关系，负责员工考勤及会议纪要等文案工作，如今这一职位逐渐向管理方向发展，可以参与公司发展的规划、监督、决策以及人事方面的管理等。一个能干的管理型秘书，对上司而言，是左膀右臂；在员工看来，是一定范围内言出必遵的“准上司”。不叫“秘书”叫“助理”，理所当然。
朱小姐工作5年，正好完成了从秘书向助理的转换。她最初为一家服装公司的经理做秘书，工作很轻松，主要在办公室整理文件，给经理泡泡茶，也常陪经理在外面见客户。由于觉得自己学非所用，加上屡遭经理非礼，没干上一年就辞了职。第二家公司环境不错、待遇不错、经理也很“君子”，但她在里面干了两年，因为她不喜欢老是在别人的指挥下工作。到了现在工作的这家房地产公司，开始仍是秘书，但渐渐涉及管理层面。如今，她的名片上印着“总经理助理”。
回溯5年，朱小姐承认干秘书这一行的确容易让人有“别样”的想法，关键是自己要
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