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成记账凭证。
3.发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正，红字可用负号“－”表示。
4.会计核算软件应当分别提供对审核功能与输入、修改功能的使用权限进行控制，即对同一张记账凭证，应当分别对审核功能与输入、修改功能的使用权限进行控制。 5.对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能。审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。在修改的过程中，也应该给出前面要求的各项提示。 （五）会计核算软件对处理外币核算业务的相关要求
1.适用于外国货币核算业务的会计核算软件, 应当提供输入有关外国货币凭证的功能。通用会计核算软件还可以在初始化功能中提供选择记账本位币的功能。
2.采用统账制核算外国货币的会计核算软件, 应当提供在当期外国货币业务发生期初和业务发生时，输入期初和当时的外汇牌价的功能。记账凭证中外国货币金额输入后，会计核算软件应当立即自动折合为记账本位币金额。
三、会计数据处理功能的基本要求 （一）会计核算软件记账的相关要求
1.根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账；
2.根据审核通过的机内记账凭证和相应机内原始凭证登记明细分类账；
3.总分类账和明细分类账可以同时登记或者分别登记，可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记；
4.会计核算软件可以提供机内会计凭证审核通过后直接登账或成批登账的功能； 5.机内总分类账和明细分类账登记时，应当计算出各会计科目的发生额和余额。 （二）会计核算软件对账、结账的相关要求 1.会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能, 根据机内银行存款日记账与输
入的银行对账单及适当的手工辅助自动生成银行存款余额调节表。
2.会计核算软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，确认已全部登记入账后才能结账。
3.机内总分类账和明细分类账可以同时结账，也可以由处理明细分类账的功能模块先结账、处理总分类账的功能模块后结账。
4.机内总分类账结账之前，应当与机内明细分类账进行核对，如果不一致，总分类账不能结账。
（三）会计核算软件生成报表的相关要求
会计核算软件应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能。 （四）会计核算软件提供的其他数据处理功能
通用会计核算软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法以供用户选择。会计核算软件对会计核算方法的更改过程在计算机内应有相应的记录。 会计软件应当采取加密存储、用户身份验证等多种手段确保会计数据安全保密，防止对数据的未授权访问、复制、篡改和删除。
四、会计数据输出功能的基本要求
查询输出和打印输出是最基本的输出形式。 （一）会计核算软件提供查询的相关要求
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1.查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目；
2.查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证； 3.查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿； 4.查询往来账款项目的结算情况；
5.查询本期和以前各期的会计报表。
（二）会计核算软件对机内数据的打印输出要求
1.会计核算软件应当提供机内记账凭证打印输出的功能，打印格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。
2.会计核算软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能，打印输出原始凭证的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。
3.会计核算软件必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的会计账簿、会计报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。
会计核算软件应当提供日记账、总分类账和明细分类账的打印输出功能，其中明细分类账应当以三栏账、多栏账、数量金额账等各种会计账簿的方式打印输出。
4.在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额对照表替代。
5.在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。
6.会计核算软件可以提供机内会计账簿的满页打印输出功能。
7.打印输出的机内会计账簿、会计报表，如果是根据已结账数据生成的，则应当在打印输出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记，以示区别。 （三）会计核算软件提供的其他数据输出要求 1.根据机内会计凭证和据以登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据，会计核算软件不能提供直接修改功能。
2.会计年度终了进行结账时，会计核算软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质的强制备份功能。
第三节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求
一、会计电算化岗位的分类
实行会计电算化的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。
基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。
（一）电算主管
电算化主管可由会计主管兼任。
（二）软件操作
负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作，达到会计电算化初级知识水平。 （三）审核记账
负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。达到会计电算化初级知识培训水平，可由主管会计兼任。
（四）电算维护
负责保证计算机硬件、软件的正常运行。经过会计电算化中级知识培训。
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（五）电算审查
负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。达到会计电算化中级知识培训的水平。此岗位可由会计稽核人员兼任。 （六）数据分析
达到会计电算化中级知识培训的水平。由主管会计兼任。
（七）会计档案保管
上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。
二、中小企业实行会计电算化后的岗位设置
绝大多数是中小企事业单位，这些单位会计部门的人数常常不足l0人，会计业务比较简单，实行会计电算化后的岗位划分，应根据实际需要对电算化岗位进行适当合并，设置一些必需的岗位，一人可以兼任多个工作岗位。
但即使是在中小企事业单位，实行会计电算化后的电算化会计岗位设置也应该注意满足内部牵制制度的要求，如：
出纳和记账审核不应是同一人，
软件开发人员不能操作软件处理会计业务。
较小单位电算化岗位的设立，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员担任操作员和电算维护员，还应单独设置出纳员岗位。
三、会计电算化岗位权限的设置
电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。 第四节 计算机替代手工记账的基本要求
替代手工记账是会计电算化的阶段性目标。
计算机替代手工记账俗称甩账，即系统的正式运行，是指从手工会计数据处理方式正式转为计算机会计数据处理方式。即正式采用电子计算机替代手工记账、算账和报账。
一、条 件
（一）配有适用的会计软件，并且计算机与手工进行会计核算双轨运行3个月以上，计算机与手工核算的数据相一致。且软件运行安全可靠
（二）配有专用的或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端
（三）配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员，其中上机操作人员已具备会计电算化初级以上专业知识和操作技能，取得财政部门核发的有关培训合格证书 目前开展会计电算化岗位培训主要有三种形式：
一是财政部组织全国开展的初级、中级和高级会计电算化培训。
二是软件公司提供的针对购买的会计软件的培训。
三是由企业自己组织的培训，让会计人员系统地参加基础理论学习，再联系本单位的实际应用，全面提高会计电算化管理和应用水平。 （四）建立健全内部管理制度。
二、替代手工记账的过程 （一）整理手工会计业务数据
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（二）建立会计账户体系并确定编码
应收账款1122---北京01---张三01 ---北京01---李四02 ---上海02---王五01 一级1122应收账款
二级112201北京 三级11220101张三
一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案；
即：本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码。 编码时，一级会计科目编码按财政部规定的编码方案执行； 明细科目编码按照具体编码规则设置。
（三）规范各类账证表格式和会计核算方法与过程 （四）会计核算软件初始化 （五）计算机与手工并行
【提示】教材89页第五、六、七大点放在“替代手工记账的过程”中更合适，所以这里讲义中直接列为了替代手工记账的过程中第三、四、五点。
第五节 会计电算化档案的基本要求
一、会计电算化档案管理概述
会计电算化档案是指以磁性介质存储在计算机中的会计数据和计算机打印的书面形式的会计信息，包括记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。
二、记账凭证的生成和管理
记账凭证上应有录入人员、复核人员和会计主管的签名和盖章，收、付款凭证还应有出纳的签名和盖章。
三、会计账簿和报表的生成与管理
1.现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册。如果每天业务较少，不能满页打印的，可按旬打印输出。
2.一般账簿按年打印，业务量较大的，如电子账记录满一个整页，可先打印输出整页账册。
3.在保证账簿清晰的条件下，打印机打印输出的账簿中表格线可适当减少。
4.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都在存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代。
5.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，并将其作为会计档案保存的单位，如果不再定期打印输出会计账簿，必须征得同级财政部门的同意。 6.各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管1年。期满后，原则上应由财会部门编造清册并移交本单位档案部门保管。
7.各单位保存的会计档案应为本单位积极提供利用，在向外单位提供利用时，档案原件原则上不得外借。
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8.各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。
四、会计电算化档案的基本要求
1.采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
2.会计电算化档案包括机内会计数据、软盘等备份的会计数据以及打印输出的会计凭证、账簿、报表等数据。
3.系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。
4.会计电算化档案管理要严格按照财政部有关规定，并由专人负责。
5.对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。
6.对采用存储介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于存储介质损坏而使会计档案丢失。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。
第四章 计算机基本操作
第一节 Windows XP的基本操作
一、Windows XP系统概述
Windows XP，或称视窗XP是微软公司的一款视窗操作系统。 二、Windows XP系统的启动、退出与桌面环境
（一）Windows XP系统的启动
打开电源启动计算机后，计算机将自动启动Windows XP系统。
（二）Windows XP的桌面环境
桌面是Windows XP启动后看到的整个屏幕区域，其中包括任务栏、“开始”按钮和我的电脑、网上邻居、回收站、我的文档等图标。
其中，任务栏和“开始”按钮位于桌面的底部，无论打开多少窗口，这两个要素总在桌面上。
1.“开始”菜单。
“开始”菜单，位于Windows操作系统电脑屏幕的左下角。
菜单项的右侧有箭头的，表明该菜单项有下级菜单，又称级联菜单。 2.任务栏。
任务栏通常位于桌面底部。
在任务栏上可以看到所有已打开应用程序和窗口的名字。每个按钮对应一个“任务”，单击任务栏上的按钮可以切换到不同的任务。
3.图标。
桌面左边有一些图标（即小图片），每个图标代表一个对象，如文件夹或程序。这些对象被打开后就成为“窗口”。
（1）我的电脑。利用“我的电脑”图标可以管理用户的计算机资源，查看磁盘、文件等内容的相关信息，对磁盘和文件进行操作管理等。