物业部文件
文档类别 公司发文 部门类 编号 13 14 通知等 部门工作交接本 部门发文 服务质量调查及反馈 工程记录 商场施工/装修记录 15 施工申请资料 装修申请/验收单 经营面积、现有设施等 专柜档案 16 入、撤场通知单 整改通知书 装修图纸（五图） 装修资料 物料出入 17 物料入库/领用登记表 资产调拨单 维修、保养记录 设备档案 18 设备情况一览表 设备使用说明书 新风系统分布图 烟感、喷淋、喇叭、警铃、消防拴、灭火器、图纸类 19 应急灯、长明灯、温度计分布图 冷气及温控开关分布图 紧急疏散图 商场平面图 消防设施一览表 消防档案 20 消防检查报告 消防报批资料 消防演习方案 7.0文档管理规定
7.1文档管理规定及要求 7.1.1部门必须建立“必备文档”，将日常工作中发生的文件或书面记录进行及时的分类管理，
并保证各类文档所存内容的完整性、真实性、封闭性及可追溯性； 7.1.2存档时间要求：①即时存档；②按月存档；③按年存档；
7.1.3所有已存档文件因特殊情况需调出查阅的，申请人必须填写《档案查阅申请表》。非受
控类文件经部门负责人批准即可查阅；受控类文件须经总经理批准后方可查阅；调阅
的文件应为复印件；
7.1.4各类文档按公司规定，每年移交行政部。
7.2存档程序
7.2.1部门负责人对文件进行归档整理并填写相应文档的《档案目录表》； 7.2.2对文件进行编号，存档。 7.3调阅程序
7.3.1部门负责人审查申请人资格；
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文档名称内容 保存期限 一年 一年 一年 永久 一年 永久 永久 永久
物业部文件
7.3.2申请人填写《档案查阅申请表》授权人签署确认；
7.3.3部门负责人填写《档案查阅登记表》，由申请人签字后即可查阅；
7.3.4归还档案时原申请人和部门负责人在《档案查阅登记表》上签署归还时间。 8.0相关记录
8.1《档案查阅申请表》 8.2《档案目录表》
8.3《档案查阅登记表》 9.0附件 附件1：《专柜档案明细》
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物业部文件
FAJ-WYZD005
专柜档案明细
1、档案必须按楼层分类；
2、专柜的入场资料：物业部填写《专柜情况一览表》，内容包括专柜面积、专柜负责人、装修单位、装修负责人以及专柜的广告、消防设施清点情况； 3、资料方面收集包括：专柜《入场通知书》、《装修申请/验收表》、《装修许可证》、《消防安全责任书》、装修施工队营业执照（公章）、装修单位资质证书（公章）、装修人员一览表（含身份证、相片）等；
4、图纸资料收集包括：《专柜平面图》、《装修效果图》、《电器布线图》、《天花灯光图》、《商品陈列图》；
5、整改资料收集包括：《罚款通知书》、《整改通知书》、《专柜装修巡查表》、《初步验收整顿改通知书》等；
6、隐蔽工程资料：如刷防火漆、用料说明书和专柜面积测量图纸。
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物业部文件
FAJ-WYZD006
消杀监管规定
1.0目的
规范消杀工作的监管，保证商场良好的环境卫生 2.0适用范围
本规定适用于商场消杀工作的监管。 3.0工作原则
3.1确保消杀效果有效；
3.2不允许对人身及财产造成损害。 4.0相关文件
4.1《消杀合同》
5.0职责
5.1物业部负责人负责对消杀公司的选定和定期评估；
5.2防损部、防损员负责对每次消杀的工作进行监管和记录。
6.0工作流程
6.1消杀前一天，物业部须在商场公示栏上贴出消杀公告，明确消杀时间和消杀范围，要求办公室人员、导购员将个人物品、食品放置好； 6.2消杀人员必须到物业部签到后，由物业部专人和防损员共同带领到现场，方可进行消杀，确保财产安全；
6.3物业部必须对消杀结果进行评估，可于消杀后的第二天，向办公室人员、专柜导购员了解消杀的效果。以便制定消杀计划和调整用药（量）； 6.4物业部负责人负责每月一次对消杀工作质量进行评估，并形成全面的评估报告，作为付款依据。
7.0工作要求
7.1物业部必须与具有专业资质的消杀公司签订消杀合同，消杀人员必须持有上岗证，每月消杀二次；
7.2消杀区域和药物
7.2.1消杀区域：商场、设备房、办公室、餐厅、仓库、其他用途的房间和员工宿舍； 7.2.2消杀药物：灭害灵、敌百虫、菊酯类药物；
7.3消杀人员采用喷杀时，不能将药物喷到商品上，消杀过程中造成财产损坏，照价赔偿； 7.4商场内严禁使用鼠药灭鼠，只能用笼或鼠胶，以防老鼠死在专柜内，影响商场的环境； 7.5必须达到南宁市除“四害”控制标准。 8.0相关记录
8.1《消杀工作记录表》 8.2《消杀质量反馈意见》 8.3《消杀评估报告》
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物业部文件
FAJ-WYZD007
消防安全检查管理规定
1.0目的
本规定明确了物业部进行消防安全检查的相关程序及要求,以确保公司人身财产的安全,保障正常的经营秩序.
2.0适用范围
本规定适用于本商场的消防设施、设备的检查。 3.0工作原则
3.1消除一切消防安全隐患 4.0相关文件
4.1《物业部工作管理规定》 4.2《物业部个人量化考核标准》
5.0职责
5.1物业部负责人负责组织每月的消防设备、设施进行全面检查和测试，对存在的安全隐患进行及时解决；
5.2防损部负责对日常消防设备检查和测试的结果及相关数据进行详细的记录，出具专项的检查记录以及存档备案。
6.0工作内容
6.1.1一般情况下，由物业部负责人组织其消防安全检查。当物业部负责人因特殊情况不能组织时，则由总经理或副总经理进行组织；
6.1.2安全检查必须由物业部、营运部及防损部三大部门的负责人共同参与进行。
6.2检查规定及相关要求
6.2.1检查方式：消防安全检查采用日常检查和定期检查相合的方式；
a)日常检查：由防损部进行，防损部主管或班长对其抽查，同时物业部每天须对消防压力表
进行检查、记录； b)定期检查：每月27日，由三个部门负责人联合进行检查。进行定期检查前，必须由营运
部通过广播系统通知专柜或顾客，以免引起人员惊慌。 6.2.2检查项目
a)消防通道：是否被堵塞、通道门是否被锁、闭门器有否损坏现象； b)应急灯：设置是否合理、能否正常充电、停电时能否正常使用等；
c)烟感：是否能正常报警，有无部件损坏、日常检查要不熟100%进行；
d)消防栓和喷淋总阀：配件是否齐全、有无物品堵塞、有无检查记录；阀门能否正常出水、有无生锈等现象。喷淋阀是否在常开的位置上；
e)警铃、破玻报警器：能否正常报警、有无玻璃破裂等现象； f)消防（播音）广播：是否全部正常；
g)排烟风机：能否正常排风，设备是否完好；
h)灭火器：有无检查记录、其压力表是否在规定范围内等，保险插销是否完好； i)卷闸门：是否能正常升降、下面有无堆放物品阻碍其正常的运行等； j)安全出口指示灯：通电是否正常；
k)仓库、储物间：是否有杂物堆放，是否堵塞消防设备等； l)强/弱电井：严禁堆放任何物品；
m)消防疏散图：标识是否清晰，是否被遮挡。 6.2.3检查结果的要求
a)所有消防设施及设备必须符合消防安全管理规定；
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