社会责任管理手册(5)

德信嘉邦涂料（（深圳）有限公司社会责任管理手册 文件编号：SA-001 标题：对内对外沟通 版本号：1.0 页数：21 / 26 日期：2015-6-2 1、 总则 建立维持供对内对外沟通程序，确保与所有利益相关者就公司社会责任表现进行适当沟通。 2、 职责 人事部负责与内部员工、当地政府、工会和其他外部利益相关者的信息沟通，采购部负责与供应商和分包商的信息沟通，销售部负责与客户（买方）的信息沟通，管理者代表提供指导和支持，必要时报高层经理批准，其他部门和工人代表支持和配合对内外信息沟通。 3、 控制要求 信息沟通可以采用口头形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会、研究会和新闻发布会等。 有关质疑、质询和投诉信息，应安排合适人选调查，核实情况，分析原因，作出处理，然后回复给提出质疑、质询和投诉的人员。重大问题应报高层经理批准。 对内外信息沟通均应保存适当的记录和证据，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。 若有员工向外部提供公司资料，应解释公司内部投诉和申诉程序，不得采取惩罚或歧视性措施。 管理者代表定期访问本地利益相关者团体，征求他们的意见和建议，通报公司实施SA8000标准的进展和效果，提供相关的数据资料，包括管理评审和监督活动的结果。 如果有合同要求，管理者代表应对利益相关者提供合理的资料和取得资料的渠道，以核实公司是否符合SA8000标准的要求，如果合同有进一步的要求，公司应该透过采购合同的条款，要求供应商和分包商提供上述安排和渠道。 公司在工作场所设立意见箱收集工人意见和投诉；公司实行“开门政策”，工人在任何时候都可以向主管和经理提出问题；工人代表积极协收集工人意见和建议，对于意见者或被提意见者不得采取惩罚或歧视性措施。 4、 相关文件 无 德信嘉邦涂料（（深圳）有限公司社会责任管理手册 文件编号：SA-001 标题：事故、不符合项、补充及纠正行动 1、 总则 建立并保持事故和不符合项的报告，调查和处理的程序，应明确根据法规规定报告意外事故的机制。建立并保持不符合，补救及纠正行动的控制程序，避免类似问题再次发生。 2、 职责 人事部应根据程序文件的规定，负责事故、意外事故和不符合的报告、调查和处理工作。各部门应参与协助人事部的事故调查工作，根据规定采取补救和纠正行动。 3、 控制要点 （1）事故报告、调查和处理； 重大事故发生后，人事部经理负责事故报告、调查和处理工作，一般事故可以指定其他人员负责。 任何人一旦发现意外事故，应立即报告人事部经理和所在部门经理，重大事故必须立即通知总经理。 所有责任部门要按照“三不放过”原则进行处理，人事部要建立事故档案。 （2）不符合项、补救和纠正行动的控制要求； 人事部应确定不符合产生的原因，提出补救和纠正行动报告。 有关部门根据要求及时采取行动，及时消除或控制不符合项。 人事部应跟踪检查补救和纠正行动的实施效果。 4、 相关文件 事故管理制度 应急准备和响应管理程序 版本号：1.0 页数：22 / 26 日期：2015-6-2 德信嘉邦涂料（（深圳）有限公司社会责任管理手册 文件编号：SA-001 标题：文件及记录控制 版本号：1.0 页数：23/ 26 日期：2015-6-2 1、 总则 建立并保持文件及文件控制程序，确保所有社会责任活动保持合适的记录，有关部门的记录文件得到有效的程序。 2、 职责 管理者代表负责建立和维持公司社会责任文件记录体系，并负责社会责任手册、程序文件及必要的运行记录的管理。 支持性文件和记录由有关部门负责管理，文件评审由管理者代表统一负责。 3、 控制要点 （1） 受控文件的范围 受控文件应包括：①有关社会责任的法律、法规、国际标准、行业守则和客户要求；②社会责任管理手册和体系程序文件；③作业文件和记录。 （2） 文件的批准和颁布； 社会责任管理手册和体系程序文件由管理者代表审核后由董事、总经理批准发布，其他文件，如三级文件由管理者代表批准发布。 （3） 文件的管理 文件应有固定安全的场所保管，防止文件损毁或失控。 所有文件都应定期评审，必要时予以修订并由批准发布人员重新批准发布。 凡对体系的有效运行具有关键作用的岗位，都应能得到有关文件的有效版本。 失效文件或损毁文件应及时撤回，并更换为有效版本。 根据法律和体系要求需要保存的文件记录应明显标识，并妥善保存。 （4）文件的修订和更改 文件更改应按照体系程序进行，严禁未经授权和批准更改文件和记录。 更改文件的审批，要由原审核部门负责人审核，原批准人批准，确保所有文件持都能同时更改。 当文件经过多次更改时，应重新改版发放。 （5） 文件评审： 所有社会责任的文件都要定期评审以确保文件的持续适用，文件的评审由原批准人和人事部进行，每年至少一次，必要时可以单独评审，评审时可采用会议或表格传递方式。 4、 相关文件 无 德信嘉邦涂料（（深圳）有限公司社会责任管理手册 文件编号：SA-001 标题：员工培训 版本号：1.0 页数：24 / 26 日期：2015-6-2 1、 总则 建立亲保持员工培训程序，明确员工培训要求，以确保员工培训需求，以确保工人清楚懂得公司社会责任政策和程序，懂得安全使用机器和工作，避免发生意外事故。 2、 职责 人事部负责确定员工培训需求，制定并实施年度培训计划。 3、 控制要点 培训内容至少包括SA8000标准、有关工作时间、工资和福利的法律规定、公司政策程序、安全政策和程序、安全操作规程及咨询渠道。 新工人（包括临时工）入职时应安排培训，之后每年至少安排一次重新培训。 公司政策或程序发生改变时应安排重新培训。 对可能发生重大事故的岗位人员要安排专门的安全培训，特种作业人员应接受法定的培训并取得操作证。 培训方式应灵活多样，包括课堂教学、研讨会、小组会、板报和广播等形式。 4、 相关文件 无 德信嘉邦涂料（（深圳）有限公司社会责任管理手册 文件编号：SA-001 标题：内部审核 版本号：1.0 页数：25 / 26 日期：2015-6-2 1、 总则 制定并保持定期审核的程序，检查公司运作和表现是否符合法律法规的要求，是否符合公司政策程序，为持续改善公司社会管理体系和表现提供资料，确保体系的有效运行。 2、 职责 管理者代表负责组织社会责任审核，制定年度内部计划。 人事部负责组织各部门内审员实施审核计划。 3、 控制要点 管理是代表负责制定年度内部审核计划，并报董事总经理批准。 管理者代表指定审核组长，由审核组长组织审核小组。 审核组长下发审核通知，通知被审核部门。 审核组长按审核计划组织实施。 根据不符合项，下发不符合报告单，组织编写审核报告，经董事、总经理签名后下发被审核部门。 被审核部门针对不符合项，制订纠正和纠正行动，及时安排实施。 人事部负责跟进验证纠正行动的实施情况及其有效性；若已完成，则关闭CAR并登记。 4、 相关文件 无 德信嘉邦涂料（（深圳）有限公司社会责任管理手册 文件编号：SA-001 标题：管理评审 版本号：1.0 页数：26 / 26 日期：2015-6-2 1、 总则 建立管理评审程序，总经理定期对公司的社会责任表现及管理体系的适用性进行评审，确保社会责任管理体系的持续适用性和有效性，确保公司运作持续符合国家法规和国际标准。 2、 职责 总经理作为评审会议主席，负责任命管理评审委员会成员，定期主持评审会议记录，以及根据评审结果公布评审报告。 3、 控制要点 部经理确定管理评审的频率，至少每半年举行一次，必要时，可召开临时评审会议。 评审内容至少应包括①内部审核结果、客户审核结果及上次会议决定的执行情况；②公司政策、程序和实践的实际情况；③工伤事故情况、工人投诉及客户投诉和要求；④法律的变化及其符合性；⑤长期法规的变化及其符合性；⑥公司管理体系的有效性。 4、 相关文件 无