学士学位论文
2014年11月21日
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汽车零配件出口企业采购内部控制制度重建
目 录
摘 要??????????????????????????????Ⅰ 引 言??????????????????????????????1 一、现有采购内控制度存在的问题??????????????????3 1、单据流转不畅使资产负债表不实影响资金预算 ??????????3 2、验收不到位数量和质量均存在不同程度问题 ???????????4 3、比价程序缺失随意性大成本偏高 ????????????????3 4、审批环节不足存在乱作为和不作为 ???????????????4
二、造成问题产生的原因??????????????????????5 1、部门岗位及职责设置不当 ???????????????????3 2、关键控制点控制体系缺失 ???????????????????4 3、传统单据流转跟不上现代物流业快速发展???????????? 4
三、采购内部控制制度重建?????????????????????11 1、重整部门岗位职责 ??????????????????????11 2、增加比价分析体系 ??????????????????????12 3、架构基于Internet的ERP供应链体系 ?? ???????????12 4、明确岗位授权细化审批内容?????????????????? 12 5、内控制度执行与绩效考核??????????????????? 13
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结束语??????????????????????????????14 参考文献?????????????????????????????16
摘 要
本文根据财政部《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》，对公司采购业务的主要流程进行了梳理，指出了了存在的问题，并分析了问题产生的原因，明确了采购业务的主要风险点，针对性地提出了相应的改善措施，对整个采购内部控制制度进行了重建。
《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》中，提到的关键风险控制环节有：编制采购计划及请购、询价比价议价确定供应商、订立采购合同、质量检测验收、库存管理、财务付款等。采购内部控制制度的重建，完全遵循关键风险环节的管控措施要求来做。在部门设置和关键岗位的职责制定过程中，遵循提高经营管理效率，防止舞弊，控制风险等原则，注重在公司内部各部门间，形成一套相互联系、相互制约的工作方法。在分工过程中，注意了不相容职务相分离的基本原则。
本文采购内部控制制度重建的结果是：1.重整部门岗位职责；2.增加比价分析体系；3.架构基于Internet的ERP供应链体系；4.明确岗位授权细化审批内容；5.内控制度执行与绩效考核。
引 言
帕锐骑公司是一家汽车零配件出口商，产品涉及散热器、离合器、气门、刹车片、马达、雨刷、减震器、点火装置等30余种配件产品和近百种附件产品，产品适用于GM,FORD,CHRYSLER,TOYOTA,HONDA等车系，出口到加拿大、德国、美国、巴西、俄罗斯等国家。
产品均采购于国内供应商，包括江浙沪山东河南等地的合格生产厂家。有的产品可以单独包装，在采购地直接装船或飞机出口；但是大部分产品，需要发回
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上海青浦仓库，进行二次包装或组装，从上海港出口海外。
随着现代物流业的飞速发展，传统的采购入库单、产品质量检验单、发货出库单等纸质单据，不能及时传递到会计核算者手中，使经济业务入账不及时，导致库存商品、应付账款等资产负债表项目不真实，使其用于企业管理的作用，大大下降，甚至资金预算失实，资金调度不及时影响付款。极端的情况下，供应商没有按时收到货款停止发货，导致船期延误，国外买家提出索赔，甚至失去客户。
同样存在问题的还有，为降低物流成本，直接在生产厂家直接装船出口，导致产品质量检测、数量验收等环节，存在脱离公司控制的问题；由于高层管理者一言堂的工作作风，造成询价、比价体系缺失，审批环节过少，缺乏多层次监控复核，造成成本进价高于市场价，数量不足、质量瑕疵不断遭到客户投诉的问题，直接降低了业务利润，威胁到了企业的生存发展。
如何重建采购控制体系，是摆在财务部门甚至企业最高管理层面前的一项紧迫任务。
再造采购流程，根据流程配备部门及岗位，明确细化岗位职责，同时严格遵循“不相容职务要分离”的原则，进行岗位配置。另外借助互联网电子数据传输及时便捷特点，优化ERP管理系统，紧紧跟上现代物流的高速运转，使任何经济业务发生都同步录入财务核算体系，这样，会计部门出具的数据指标及时真实可靠，完全可以作为高层决策的依据。
随着改革开放和工业化进程的加快，世界汽车零部件工业出现了向中国大陆转移的趋势。沿海地区特别是江浙沪一带，形成了欣欣向荣的的汽车零部件加工制造业。据官方公布数据，仅2013年1-10月份中国出口汽车零部件金额达520亿美元。众多的国内专业生产厂家和国际采购商之间，需要一个服务的桥梁，上海帕锐骑汽车零部件有限公司就是这样一家新兴的进出贸易企业。现代物流业飞速发展，传统的管理方法，脱离了时代发展的节奏，公司的采购内部控制制度环节出现了大量问题。
一、现有采购内控制度存在的问题
1.单据流转过程长，使资产负债表失实
由于外贸企业的特点，轻资产重流转效率，在外地的工厂采购，而销售发货，
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有时直接在工厂当地装船出口，我们公司设置没有派人监督发货，有时要将货物发回上海青浦仓库，重新组装后，发上海港出口，这些货物流转环节，按照传统财务会计的处理方法，要等这些环节的纸质单据到达会计手中，才能入账核算，由于距离较远，有的距离上海达千余公里，单据传递至少需要3-5天的时间，这样账面数据就失实，失去了决策参考作用。
2.供应商工厂的地理距离远，造成质量检测数量验收环节，不同程度缺失。 基本原因也如第1条所述，为了适应物流高效运转，这些传统环节不同程度缺失。另外，由于存在人员不足或者检测设备携带不便的原因，也会导致这个问题产生。
3.由于部分高层决策者一言堂的工作作风，询价比价流程模糊，导致采购价格偏高与市场价，增加了采购成本。
4.审批环节过少，出错概率非常大
原因同第3条，一言堂的作风，制度形同虚设，缺乏监督部门参与，相互检查审核少，出错概率非常大。
5.现有财务财务软件仅限于财务核算，缺少采购销售仓储模块，销售采购仓储部门没有应用入口，远距离的部门协作，仅限于口头表达和纸质单据长途传递， 不能把企业资源全盘纳入电子化管理体系。
二、问题产生的原因
1.部门岗位设置及规定职责不恰当 原来的采购流程设置如下：
①采购需求 ②采购计划 ③确定供货商 ④采购洽谈 ⑤合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务等） ⑥工厂发货 ⑦或入库 ⑧对账 ⑨财务结算 原来的采购相关部门设置如下： 销售部 采购部 物流部 财务部 销售部提出以上采购流程中的①项
采购部负责执行流程中的②、③、④、⑤、⑥项 物流部负责执行流程中的⑦项
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