广州市交通管理总站电子政务平台系统（一期）设计方案
第三章、系统需求分析
3.1、办公自动化改造需求
1、系统功能 （1）日常办公 ? 收文管理
完成收文稿所涉及到的一系列操作：公文上报、登记、拟办、流转、审批、批示、催办、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等，并且支持文件的扫描录入和识别。记录每一步的操作人、处理意见、文件收到日期、文件处理完日期，同时使得每一个公文流转节点都可以看到文件的全文和处理经过。
? 发文管理
完成发文所涉及的一系列操作：职能处室拟稿、文件初审、文件复审、领导审批、领导签发、文印印发、文件归档等，并且支持文件的扫描录入和识别。记录文件下发的单位，和审批流程中的每一个节点的操作人、处理意见、文件意见、文件收到日期、文件处理完日期。系统具有完善的流程跟踪和控制，对发文的整个流程进行跟踪，详细记录发文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见，使得每一个公文流经节点都可以看到文件的全文和处理经过。
? 代办授权
通过该模块，可以完成用户的所有工作的授权。如果用户出差，可以通过此模块，将用户的工作方便的交给指定的授权代理人办理。授出权限期间，用户也可以同样收到文件，以备用户回来后知道被授权人办理了哪些事务。
? 督办管理
用户可以监督所有经过用户办理或有权限管理的全部事务，可以随时跟踪监控这些文件或事件的办理情况并对延误办理的人员进行催办，也可以通过设定文件的催办条件由系统定期自动发出催办通知。用户可以了解到任何一个文件完整的办理情况如：办理人、办理时间、办理意见、使用的时间等，可以对办文的时限进行控制。系统还可以提供文件办理统计功能。
? 领导日程
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领导日程模块以每周为周期安排广州市交通管理总站领导的日程安排，以方便相关人员查看。由系统管理员指定相应人员为日程管理员，进行领导日程模块的管理；同时，可指定相应的人员为领导日程读者，可以对领导日程进行查看。
? 修改痕迹
对正文的每次修改，谁修改的，修改时间都有详细记录，保留原稿的修改痕迹。 ? 支持多种批示方式：如：手写签名、电子签名等多种方式批示。 （2）、公共信息
该子系统面向的是总站的全体员工，包含政策法规、组织机构、规章制度、通知公告、电子论坛、大事记、其他和员工日常生活相关的功能，并且公共信息的功能模块可以无需编程由管理员自由增加。通过公共信息，可以快速了解部门内部可直接公布的所有信息，同时也是部门内部最丰富的信息库，提供了对信息的建立、存储、管理、查询、维护等功能。
? 政策法规
通过该模块可以了解到相关的国家法律政策及重要会议精神，可包括国家交通部、国务院、各省市政府等部门的法令性的政策法规等。可用于公文起草时查询相关资料，由专人统一维护，提供按关键字组合查询并结合全文检索的功能。
? 组织架构
通过该模块可以了解到我站内部的组织机构，以及领导的分工情况，为办公人员安排涉及到机构人员的工作提供相应资料，以便工作的顺利完成。模块由专人统一维护，提供按关键字组合查询并结合全文检索的功能。
? 规章制度
通过该模块可以了解到我站的一些内部规章制度，如出差报销规定、委及各部门的一些规定。可用于公文起草时查询相关资料及工作流程的顺利进行，由专人统一维护，提供按关键字组合查询并结合全文检索的功能。
? 通知公告
该模块体现了一定时间内向我站内发布的面向所有人的公告，管理员可以设置公告滚动显示的天数，提供对历史公告的查询。公告经授权由指定部门发布，公告也有相关的审核程序，只有通过审核的信息才可以形成公告发布。管理员能够在已经发布的公告中进行修改。
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? 电子论坛
提供员工一个自由交流的空间，可以自由的开辟一个新的论坛。员工可以在其中自由的发挥个人的意见，提出个人的疑问，并对他人的问题进行答复等。
系统以层次结构体现所有的信息。在发布信息时，用户可以采用匿名的方式，或者要求留真名。 （3）、会议管理
会议管理主要包括中主要包括“会议室管理”、“会议申请审批”、“会议安排”、“会议管理”、“会议查询”、“人员查询”和“会议室查询”等功能。用户可以通过系统提供的功能，适当安排会议以及对会议记录等进行综合管理。
? 会议室管理
管理我站会议室的使用情况。
? 会议申请审批
会议的召开部门对该次会议的一个详细描述，同时介绍目前对该次会议的准备情况。主要体现在“开会目的”、“设定要项”、“会前准备情况”这样一些方面的描述。通过个人工作中的起草模块可以提交会议申请,领导可以根据“开会目的”来确定本次会议的召开与否，在领导审批通过后文件自动流转至会议安排人员，会议安排人员根据“设定要项”中的会议时间及其会议资源来确定会议的召开时间是否恰当。在本模块中可以查询所有申请的内容和办理情况。
? 会议安排
会议安排是在“会议申请”审批完成后对会议具体安排的描述，在这里确定会议的召开时间、主席、与会人员、与会人应该准备的资料、会场标示资料及其会前应该分发给与会人员的一些资料及其对外单位来人的安排情况等等一些内容，同时列出会议的目的及宗旨。
? 会议管理
系统管理员可以对会议类别进行维护；对外部门人员和部门进行维护；对议题进行管理；可以新建一个会议，并提交上级领导审批，并可以安排事务等，可以申请会议室，还可以安排与会人员的座位；可以设计会议室，并对会议室进行管理；此外，还可以对“议题”、“会议”、“人员”进行查询。
? 会议查询
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通过该模块可以查询历史会议记录。普通用户可以查看到分配给他的任务，如“需参加会议”、“会议审批”、“事务处理”和“议题管理”等，还可以查看会议情况，如“出席情况”、“会议纪要”等等。 （4）个人事务
该子系统是为个人日常工作提供方便而设定，由日程安排、计划与日志、通讯录、备忘录、个人信息管理等功能组成。
? 工作计划
用户可定义一段时期的工作计划，并随时可对工作计划进行查询，修改；还可查询工作的完成情况。
? 日程安排
提供直观的日历格式视图,可以按天、周、月等日历格安排自己及领导的日程；可实现系统自动提醒功能；同时在授权范围之内，了解到其他同事的日程安排情况。具有强大的搜索功能，在海量信息中能很快找出自己所需的信息。
? 备忘录
可将一些重要的事情记录到备忘录中并且可以设置各种提示的方式（声音和视觉提示）和提示的频率，系统将会自动做出判断实现对个人的提示。
? 计划与日志
可以根据需要自由设置不同的类别如：日计划与日志、周计划与日志、月计划与日志、年计划与日志等；可以设置个人工作计划与日志的查阅权限如可以指定个人的工作可以被哪些个人或部门查看等；计划与日志的管理在同一界面内完成，对照日志可以查看计划完成的情况并对该计划进行管理。
同时每个阶段的日志可以直接生成工作总结，比如周日志可以生成周的总结，月日志可以生成月的总结，季度日志可以生成季度的总结等等。同时可以非常方便地把这些总结按权限给不同的领导查看。
? 通讯录
通讯录模块包含公共通讯录、私人通讯录等模块。提供名片扫描、自由分类、打印列表、批量修改名片信息等功能。
? 电子邮件
提供强大的电子邮件功能，可以过滤无关邮件，可以限制邮箱大小，可以收发
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internet邮件。
? 车辆管理、物资管理、人事管理等模块 ? 收发传真
用户能够将电子文件作为传真件直接发送出去，也可接受传真为电子邮件进行处理。
（5）系统管理 ? 用户管理
系统管理员可以为用户生成用户帐号、用户邮件，配置用户权限，配置用户可使用的模块，等等。支持即注册即使用。
? 组织管理
可以完整的描述我站架构（层次关系及领导关系），支持任意层次。 ? 角色管理
可以定义各个结构的角色（如办公室主任），并给它们分配权限。 ? 模块管理
可以扩展系统的模块，提供二次开发的扩展功能，可以将不同的模块分配给不同的用户使用。
? 流程管理
系统提供可视化的工作流管理工具，可以以图形的方式直观的设计出各项工作流程，支持自动流转、特殊流转、会签流转、代理流转等功能。
? 日志管理
可以查询各类日志信息，如登录情况、模块使用情况等等。 （6）档案管理
依照国家有关的档案管理方法和规定，档案管理模块可保存本系统中流程处理的各类公文，例如已经归档的收文、发文、签报、会议纪要、通告、申请、大事记等文件，也可独立使用，保存非本系统流程处理的其它文件，对政务、科技等种类的档案进行收集归档管理。管理的档案种类包括：文书档案、科技档案、照片档案、实物档案、声像档案、会计档案等。
一般用户主要由借阅审批等功能组成。通过这些功能可以方便的完成档案的借阅申请、查看等功能。档案管理员对档案具有全面细致的管理权限，包括手动立卷、按
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