宏图三胞高科技术有限公司文件
关于员工录用、转正、异动、离职 及人事档案的管理制度
密级：普通
宏三人[2008] 5号
第一条 目的
为完善公司员工录用、转正、异动、离职及人事档案管理的工作流程，强化人事管理，提高职员素质，推动公司稳步发展，特制定本制度。
第二条 适用范围 本制度适用于宏图三胞。 第三条 定义
（一）录用：是指公司录取并任用所需人员的工作行为。
（二）转正：是指被录用的公司人员在试用合格后，转为公司正式员工所必须经过的工作程序。
（三）异动：是指在同一公司内员工岗位或职务的调整。
（四）调动：是指在宏图三胞体系内将员工由一个公司调至另一公司的工作行为。
（五）离职：是指员工在与公司解除劳动关系后脱离公司岗位的行为。 （六）人事档案：是指员工在公司工作期间的记录材料，主要包括员工的的履历表、学历证书、专业资格证书、各种奖励及处分等。
第四条 录用
（一）被录用者由人力部门负责通知录用结果，与其商定报到时间，通过交递、传真或电邮等方式为其提供《录用通知书》，并按照通知书的要求准备好相应材料。
（二）被录用者应按《录用通知书》上规定的时间，到人力部门报到并填写《员工登记表》。
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（三）人力部门为其开具《员工入职通知书》（详见附件5《员工入职书通知书》），并通知行政、财务和信息等相关部门办理工作牌、办公用品、座位、指纹录入（考勤卡）、工资卡、电话、电脑和网络等事宜。
对于高管及以上级别且有资格拥有独立办公室的新人，人力部门可根据情况在其正式入职前通知行政部门为其准备相应办公设施及用品。
（四）未办理入职手续直接上岗者，相关部门应当立即对当事人予以清退或补办入职手续（只针对符合入职条件且事先已在人力部门备案的人员），否则公司按“擅自接收外单位人员”论处，该用人部门负责人和分管领导各重扣20分，同时由此所发生的各项费用{包括相关人员的工资、社会保险（公积金）费、交通费、住宿费、经济补偿金、劳动仲裁费等}均由接收部门负责人和分管领导自行承担。
（五）人力部门应在新员工报到后第一个工作日内办理完所有入职到岗手续。其工作汇报人应根据《职前介绍检查备忘录》（详见附件1《职前介绍检查备忘录》）、《新入职人员动态跟踪表》（详见附件2《新入职人员动态跟踪表（一）》、附件3《新入职人员动态跟踪表（二）》、附件4《新入职人员动态跟踪表（三）》）的要求，在一周内指定岗位教练和后勤支持，并对新员工介绍本部门的业务流程、业务规范和业务标准。
第五条 试用与转正定级 （一）试用
新员工的试用期根据劳动合同签订的年限，原则上为2—6个月；工作成绩显著者，可以申请提前结束试用期。新入职应届毕业生入司前一年为见习期，包括前几个月的试用期。因个人原因的请假及考核不合格，应当视情况顺延。
（二）转正定级
员工试用期结束前两周，人力部门将通知员工上交《新入职人员动态跟踪表》，由其工作汇报人对其试用期工作进行评价及建议，并按组织人事管辖权审批办理。
（三）转正手续办理结束后，《新入职人员动态跟踪表》由人力部门存入员工档案。转正定级的人员，其最终结果以人力部门的通知为准。
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第六条 异动与调动
（一）员工申请异动时，必须向其工作汇报人以书面的形式提出申请。申请获批后，本人须填写《员工岗位异动审批表》，并按调整前、后岗位的人事管辖权限进行审核、审定。员工原则上只有在本岗位工作表现出色，才有资格根据自身的职业发展愿景申请岗位异动。
（二）在办理工作交接时，必须由其工作汇报人作为交接监督人，并在相关交接清单上签字认可。
（三）员工调动必须填写《员工调动审批表》，并按调整前、后岗位的人事管辖权限进行审核、审定。同时填写《员工调动会签单》，并到相关部门办理调动手续。
（四）调动人员在原单位的欠款，原则上应当还清后方可办理调动手续。 （五）调动人员必须持有调入方开具的调令，到人力部门办理入职手续。无调令即到部门工作的属擅自调动，接收方用人部门将按“擅自接收外单位人员”论处，处罚则参照本制度第四条第四款之相关规定执行。
第七条 离职
（一）合同期内的员工因故提出辞职的，应提前30日以书面形式向其工作汇报人提出申请。并经人事管辖权审定人批准后，按公司规定办理离职手续。
（二）员工工作汇报人、人力部门相关人员必须与员工进行离职面谈，并作好记录，对于优秀员工应进行挽留。
（三）试用期内，员工不符合录用条件的，公司可以解除劳动合同；员工亦可提前3天通知公司解除劳动关系。
（四）公司因员工不能胜任岗位要求或其他经营管理需要裁员的，按照合同的约定办理相关手续。
（五）合同期满，员工或公司任何一方希望终止劳动关系的，都应按公司规定和劳动合同约定办理相关手续。
（六）所有员工离职时均应填写《员工辞职申请表》或《解除劳动合同审批表》和《员工离司会签单》，办理完相关手续后方可离开公司。 （详见附件8
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《员工辞职审批表》、附件11《员工离司会签单》、附件12《解除劳动合同审批表》）
（七）重要部门、重要岗位以及工作中涉及到公司机密的相关人员在离职后，要严格保守公司机密，并遵守已签订的《保密协议书》，如发生意外情况，公司有权追究泄密人员的法律责任。
（八）公司与认为必要的业务、技术等特殊岗位可签订《竞业禁止》协议（另立制度和文本），此类岗位人员离开公司时，还应遵守《竞业禁止》协议的规定在约定的年限内不得进入同行业竞争对手公司任职，如约定期发生违约事件，公司有权追究相关人员的法律责任。
第八条 人事档案管理
（一）人力部门必须为每位员工建立公司内部人事档案（以下简称人事档案）。
（二）人事档案保管工作的基本要求是：接收、移出人事档案要及时登记，做到有帐有物、帐物相符、确保档案的完整与安全。
接收人事档案后要及时进行分类登记编号，做到一卷一号、一号一卷，不重复。
（三）人事档案保管人员必须建立档案查询目录，定期进行清点核对，发现问题及时查清、报告。
（四）人力部门必须将员工在公司工作期间的相关人事资料存入该员工的人事档案。
（五）档案保管人员不得自行销毁档案，档案销毁工作应按公司相
关规定办理。员工离职后，其人事档案应至少保存两年，以备查。其中的劳动
合同书、录用备案表和解除（终止）劳动合同决定书等必须由公司内部档案转存至该员工一级（社会）档案内。
第九条 本制度执行责任岗为全体员工，培训责任岗为各部门负责人，检查责任岗为人力资源管理本部总经理。
第十条 本制度解释权归人力资源管理本部。
第十一条 本制度自签发之日起执行，此前相关文件同时废止。
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附件：1、职前介绍内容清单
2、新入职人员动态跟踪表（一） 3、新入职人员动态跟踪表（二） 4、新入职人员动态跟踪表（三） 5、员工入职通知书 6、新员工试用转正审批表 7、员工调令 8、员工辞职审批表 9、离岗通知书 10、员工离职面谈表 11、员工离司会签单 12、解除劳动合同审批表 13、本制度修正说明
签发：
年 月 日
呈报：宏三总裁室、董办 发送：高管及以上人员 传达：全体员工
存档：人力资源管理本部、战略管理本部 拟文：人力资源管理本部
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