档案管理学重点题库
第一章 档案概论
1、档案的定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。
2、档案定义的基本含义：1档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的2档案是保存备查的历史文件3档案信息的记录方式和载体是多种多样的4档案是原始的历史记录
3、文件转化为档案的条件：不是所有文件全都需要和可能成为档案，需要具备三个条件1办理完毕（或处理完毕）的文件才能作为档案（自认重要：文件是档案的前身，档案是文件的归宿）2对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存3按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案
4、档案的主要特点和本质属性：档案是原始的历史记录（原始性和记录性） 5、档案与图书、资料和文物的区别和联系
都是知识的载体，记录各种信息，也是人们有意识的作为信息储存的手段而保留起来，在这点上，它们相似。但是档案的形成规律和档案的性质，与图书资料又有所不同。作为档案保存起来的，无论常规的公文，或者是内部记录、手稿、会计账簿等等，它们的产生并非为了形成档案而供众多的人们去阅读，最初是作为办事工具为了处理当时某种事务的需要而产生的。由于事后有用，所以才保存起来成为档案。 档案是处理事务过程中遗存下来的“副产品”，它是人们进行社会活动的自然产物，在这点上，与地下发掘的文物有相似之处。文物当时也并非为了日后供人们考古研究才产生的。但是，档案的形成及其性质，与文物又有所不同，文物被保存下来，当时是无意识的，而档案的最后形成，即在文件归档的时候，人们有目的的选择和保存起来以备日后查考的。从这个意义上讲，档案是人们在处理事务过程中有意识形成的副产品，它是人们社会实践活动中自觉的产物。
6、档案的知识属性和信息属性：1档案是贮存和传播知识的一种形式2档案是一种重要的信息资源
7、档案的一般作用：档案在行政管理、生产建设、政治斗争、科学研究、宣传教育和维护国家、集体、个人权益方面的作用。
8、档案的基本价值：凭证价值和参考价值。对档案真实性和可靠性要嫁衣辩证的理解。 9、档案发挥作用的规律：档案作用的时效律和扩展律，档案机密性递减律和社会性递增律，档案行政作用的弱化律和科学作用强化律。档案发挥作用的程度取决于档案利用实践、社会发展水平、社会档案意识和档案管理水平等方面的条件。 附加知识重点
1、文件“办理完毕”的含义：主要指完成了文书处理程序。不能理解为一切文件都要把事情全部办完才算，主要是指从文书处理程序上告一段落。
2、分析档案的本质属性：档案不同于一般的历史遗物，它是以具体内容反映其形成机关或者人物特定活动的历史记录物，具有很强的记录性。所以档案具有很高的查考价值。档案不同于一般的信息资料，他是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或随意收集的材料，因而具有原始性。
3、档案的一般属性：中介性、可替代性、可传输性、可分享性等 4、原始信息：用数字和文字等对某一项活动所做的最初的直接的记载 加工信息：对原始信息进行不同的加工处理
5、档案信息的特性：原始性和回溯性。档案是人们当时社会活动的原始记录，它与图书资料等其他信息相比，具有显著的原始性特征 ，具备了其他信息形式无法替代的证据作用。
档案是人们了解过去、研究历史、总结经验、探求规律的根据。
6、档案具有凭证作用的原因:档案之所以有凭证作用，首先，从档案形成的过程及其结果来看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来的，并非使用之际临时编造的，客观的记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。其次，从物体形态上看，文件上保留着真切的历史标记，有亲笔手稿，有关人员的起笔签署和批示，还有其他记录方式和载体的文件材料，照片录像和录音，所以，档案是确凿的原始材料和历史证件，它可以成为考查研究争辩和处理问题的依据，可以作为对敌斗争和教育人民的工具。总之，档案是历史的真实凭证，这种作用构成了基本价值之一-凭证作用。 7、档案参考的特点：原始性和可靠性
8、辩证的理解档案的真实性：一方面，因为档案是历史上执行特有任务中作为表达工具而使用的文件转化来的，总的说来，它在反映历史活动的客观过程方面是真实的，在反映史实内容方面，一般说来也比其他资料较为可靠，另一方面，就每份特定文件而言，档案所记述的内容有的是真实的，有的是不真实的或者不完全真实，但是即使档案内容有虚假部分以至完全违背事实，还是反映了档案形成者的认识水平、本来意图或欺骗活动，仍不失其为真实的历史记录。
9、档案的第一价值：档案的作用，具有对其形成机关和对社会作用的双重性和过渡性，对机关的作用又称为档案的第一价值。 第二价值：对社会的作用称为第二价值 社会档案意识：个人对档案的具体认识以及社会上对档案带有普遍性的认识程度，这种社会性的观念在档案学上称为社会档案意识
10、档案发挥作用的规律：1档案作用的时效律和扩展律，时效律由两方面决定：1）许多档案的信息内容，只对解决某些实际问题在一定的范围内有现实的查考价值，超过这种时限之后其价值则缩小或失去作用2）档案信息载体的自然老化难以避免，现代技术可以复制替代，不能绝对控制其变化使之保持一致，导致利用价值缩小甚至完全丧失。扩展律1）从机关向社会扩展2）向多元化扩展2档案机密性递减律和社会性递增律，3档案行政作用的弱化律和科学作用强化律，4档案发挥的条件律1）利用实践2）社会发展水平3）社会档案意识4）档案管理水平
11、分析档案作用的两种扩展：1档案作用从机关向社会扩展1）发挥档案作用的首要阶段2）对形成机关的作用，也是促使有关单位积累档案的一种动力3）档案对机关的作用主要是在机关档案室保存阶段实现的。2档案作用向多元化扩展1）档案发挥作用的范围扩大，利用者的数量和用户类型增多2）一方面表现在一份档案可能有多种用途，另一方面表现在原来档案的类型与利用者的角度，常常交错的扩大。3）档案的第二价值富有持久性。 12、掌握档案发挥作用规律的实践意义：档案信息系统输出信息，在与外界进行信息交换的过程中，一方面使档案发挥作用，产生经济效益和社会效益，同时又从利用实践的环境中取得信息反馈，调整和扩大提供利用的档案信息，检验人们对档案价值预测的准确度，从而更有效的发挥档案的作用。
13、分析时间因素对档案价值的影响：1）许多档案的信息内容，只对解决某些实际问题在一定的范围内有现实的查考价值，超过这种时限之后其价值则缩小或失去作用2）档案信息载体的自然老化难以避免，现代技术可以复制替代，不能绝对控制其变化使之保持一致，导致利用价值缩小甚至完全丧失。 第二章 档案工作概论
1、档案工作的基本内容：收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作
2、档案工作的性质和意义：档案工作是一项管理性的科学性的工作，服务性的条件性的工作，政治性的工作。
3、我国档案工作的基本原则：1统一领导、分级集中地管理国家全部档案(上句是档案工作的组织原则和管理体制。档案事业由党和政府统一领导，国家所有的档案由各级档案机构分别地集中统一管理，全国档案工作由各级档案行政机构分层负责地统一监督和指导)2维护档案的完整和安全（是基本要求。维护档案的完整，有数量上齐全和质量上具有系统性两方面含义，维护档案的安全，有保障档案的物质安全和政治安全两方面的含义，维护档案的完整与安全是互有联系的统一要求）3便于社会各方面的利用（是检验档案工作的主要标准，它体现了档案工作的根本目的。档案工作的基本原则的内容，是一个辩证统一的有机整体） 4、档案室的地位和作用：1一方面，档案室是机关内具有参谋和咨询作用的部门，它是机关工作的助手，为机关的领导工作和机关内各部门的工作提供参考和依据的档案材料，为机关工作和生产活动服务。2档案室是整个档案工作的基础：机关档案室是国家全部档案不断补充的源泉，整个国家档案的完整程度和连续积累，首先决定于档案室，在全国档案工作组织体系中，档案室是档案形成后首先提供利用、大量发挥现实作用的前哨；档案室是先期保管具有长远价值档案的过渡性机构，它为档案馆创造工作条件。
5、档案室的基本任务和具体任务：基本任务：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。
具体任务：1对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；2接受和保管本机关各单位交来的档案材料，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用3定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交
6、档案室的类型：普通档案室、科技档案室、音像档案室、人事档案室、综合档案室、联合档案室
7、档案馆的性质：科学文化事业性质
8、档案馆的基本职责和具体任务：基本职责：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。 具体任务：1接收与征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理2通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作3参与编修史志的工作
9、档案馆的类型：1各级国家档案馆，包括综合性档案馆和专门档案馆2部门档案馆3企事业单位档案馆
10、档案行政机构的性质：既是党的机构，又是国家的机构
11、档案行政机构的基本职责：在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地掌管全国档案事务，对全国档案工作进行监督，检查与指导。
12、档案行政机构的具体任务：1拟定档案工作的规章、办法，建立国家档案工作制度2指导和监督各机关、部队、团体、企业、事业单位的档案工作，规划和筹建档案馆，在业务上指导档案馆工作3研究和审查有关档案保存价值、保管期限的原则和标准，监督和审议有关档案的销毁问题4组织和指导档案工作业务经验的交流、档案工作干部的转业教育和档案科学的研究
附加知识重点
1、档案事业的主要工作领域：档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作和档案出版工作等 2、档案业务工作各环节的功能以及它们之间的相互关系：为更广泛地发挥档案应有的作用，需要对这些文件进行挑选，并且集中地保存起来，形成了收集工作。为了便于保存和系统地提供利用，需要把这些档案分门别类，形成了档案的整理工作。为了使最有价值的档案更充分地发挥作用，需要对保存的档案进行“检简”，去粗取精，形成了档案的鉴定工作。为了
更长远的利用档案，需要对档案采取保护措施，延长档案的寿命，进行系统的管理，形成了档案的保管工作。为了满足特定的查找利用要求，需要通过多种途径和形式揭示档案的内容和成分，提供检寻档案材料的手段，形成了档案的编目和检索工作。为了满足更多的利用者各种不同的利用要求，需要对浩瀚的档案史料进行研究、汇集和编写专门材料，形成了档案的编辑和研究工作。为了满足实际利用的要求，需要通过各种方式和方法，向利用者提供档案材料，进行咨询服务，形成了档案的利用工作。为了掌握情况及其规律性，需要对档案和档案管理等状况进行数量的观察和分析研究，就形成了档案统计工作。
3、档案业务工作中基础工作和利用工作的相互关系：收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作是基础，利用工作是在此基础上提供档案为社会需要服务的主要环节，基础工作为利用工作提供物质前提，创造工作条件，没有基础工作便无法开展利用工作，利用工作直接体现档案工作的目的和方向，它既反映基础工作的成果，也向基础工作提出要求，没有利用工作，基础工作则失去了存在的意义和工作的目标 4、我国档案工作的两个阶段：档案室阶段和档案馆阶段
5、档案工作管理性的含义：不只对现成物件的一般保管和简单出纳，必须采取一套科学的理论原则和技术方法，组织档案的集中，进行系统化和鉴别拣选，采取科学保护措施，通过各种手段满足社会利用的需要
6、档案工作的服务性是档案工作赖以存在和发展的基础：新中国成立后，档案工作在为社会主义事业服务的过程中，得到了发展，也又是与此相反，在档案工作的服务作用不能得到充分的发挥时，就发生停滞甚至倒退的现象，在历史发展的新时期，受到社会上各方的重视和支持，归根结底还是因为各行各业都需要档案工作的服务
7、档案工作政治性的主要表现：服务方向，机要性，维护档案的真实性同篡改档案之间的斗争
8、从档案工作的性质分析档案工作者应具备什么样的职业道德：维护党和国家历史的真实面貌，是一种严肃的政治斗争，档案工作者必须加强党性，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义，实事求是，要有立档不怕杀头的精神，保护档案的真迹不受破坏和歪曲，应当积极地提供档案用以编修史志，用档案印证历史，校正史实，使档案得到正常的利用，要同一切破坏档案，歪曲历史的行为进行坚决的斗争。
9、维护档案的完整与安全的含义：完整：1从数量上，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少，2从质量上，维护档案的有机联系，不能人为的割裂分散 安全：1立求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命，2保护档案免遭有意的破坏，档案机密不被盗窃，不失密
10、分析档案工作基本原则三个方面思想内容的关系：1确立了档案工作的组织原则和管理体制-统一领导、分级集中地管理国家全部档案，2提出了档案管理的基本要求-维护档案的完整与安全3体现了档案工作的根本目的，规定了档案工作的主要标准-便于社会各方面的利用
第三章 档案的收集
1、档案收集工作的具体内容：1机关企业事业单位的档案室对本单位需要归档的文件的接收2对哪些未及时归档的文件的补充收集3档案馆对现行机关撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收4档案馆对中华人民共和国建立以前各个历史时期形成的档案的接收与征集
2、档案收集工作的要求：加强馆（室）外的调查和指导，积极推行入馆（室）档案的标准化，保证归档和进馆档案的齐全完整，维护全宗群的相对完整性 3、建立健全归档制度的必要性和意义：机关档案的收集工作是通过执行归档制度来完成的，建立健全归档制度，可以使机关档案室的档案资源得到有效的补充，为机关业务工作服务，
还可以保证为国家积累完整齐全的档案史料
4、建立归档制度的一般要求：归档制度必须符合国家有关文件的规定要求，符合本机关的工作实际，体现本机关文件的形成特点和规律，应当同本机关的其他相关制度保持内容方面的统一，力求完善
5、归档制度的内容：归档范围，归档时间，归档案卷的质量要求，归档手续等
6、归档室应当在文件形成和归档组织活动中发挥的作用：对各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导
7、馆藏档案的补充源：现行机关档案源，撤销机关档案源，组织和个人保存的散失档案，档案馆之间交接的档案
8、档案馆接收与征集档案的范围：综合性国家档案馆的接收与征集范围，各类专门档案馆接收与征集档案的范围
9、档案馆对现行机关档案的接收：接收要求（1进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性2进馆必须是经过鉴定的具有长远保存价值的档案3与立档单位有关的资料和全宗有关的检索工具，应随同档案一起移交4清点核对），档案馆接收档案前的准备工作，档案馆接收档案的期限（省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存二十年左右；省辖市州盟和县级以下机关应将永久长期保存的档案在本机关保存十年左右，向各有关档案馆移交
对撤销机关档案的接收：除应按接收现行机关档案的要求，对所接收的档案进行检查外，应注意以下问题--机关撤销合并时，严禁把机关在历史活动中形成的档案分散、毁弃和丢失，撤销机关应负责组织人力，将全部档案进行认真的清理和鉴定并保管好，按规定向各有关档案馆移交，或由其智能继任机关代管 --机关撤销或合并时，如有尚未办理完毕的文件，应转交给原机关的智能继任者或有关机关继续办理后整理保存
--一个机关并入另一个或几个机关，几个机关合并为一个新的机关，其合并以前形成的档案，应按机关分别组成有机整体，向有关档案馆移交，而不能将这种档案与合并后形成的档案混在一起
--一个机关撤消后，业务分别划归几个机关时，他的档案不能分散，而应当作为一个有机的整体，整理并保管好，由有关单位采取协商处理的办法，或交给某个接管机关代管，或向有关档案馆移交
--一个机关的一部分业务或其中的一个部门划归给另一个机关时，原来该机关在从事此部分业务工作活动中形成的档案，应当作为原机关档案的有机整体的一个组成部分
对二三级单位形成档案的接收：两种情况应向有关档案馆移交：1各级人民政府的直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企事业单位2有代表性的第二三级单位形成的档案也应向有关档案馆移交
10、档案馆对历史档案接收与征集的意义：1它是保护祖国历史文化财富的一项重要措施2收集历史档案是档案开放利用工作的需要3收集历史档案是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作4收集历史档案是发展我国档案馆事业的重要手段之一
11、收集历史档案的对象与途径：1收集散存于一些国家机关社会组织中的历史档案2征集收藏于个人手中的历史档案3征集少数民族地区的历史档案4收集党史征集办公室、政协文史组织及其他学术历史研究部门所征集到的历史档案5收集散失国外的历史档案 12、接收与征集历史档案的方法：发布通告、调查研究、广泛宣传
13、丰富馆（室）藏工作中存在的问题：1库藏结构不够合理2库藏档案的成分不够优化3库藏的某些全宗的完整性不够高（解决办法为17题）
14、优化馆（室）藏的意义：1是完善馆藏建设的一个重要方面2解决目前档案收集工作中存在问题的一项重要措施3是提高案卷质量的一种必要手段4使库藏的结构具有一定的层次