性、全面反映出社会生活的各个方面的情况
15、优化馆（室）藏的主要原则：完整性、系统性、实践性、价值性、特色性 16、优化馆（室）藏的一般标准：内容标准、结构标准、层次标准、类型标准
17、科学的处理丰富与优化馆室藏中的诸种关系：档案馆与档案室在库藏建设方面的衔接和互利关系，馆藏建设要处理好综合与特色的关系，档案与资料的关系，广度与深度的关系 附加重点
1、档案收集的含义：接收与征集档案及有关文献的活动 2、档案接收：档案馆收存档案的活动过程
3、档案征集：档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动
4、归档：各机关的文书处理部门或业务部门及文书工作者，将工作试生产活动中形成并办理完毕的文件，整理立卷，定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程
5、归档范围的主要规定：凡是反映本机关工作、生产活动，具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围 归档时间规定：机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，特殊文件可适当延长
质量要求规定：要做到种类齐全，份数完整，每份文件不缺张少页，并组成保管单位 归档手续规定：交接双方确认无误，签字，将案卷目录中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥善保存，必要时，移交单位必须编写归档文件简要说明，交接双方还应天下诶交接清单或移交清单。在档案工作和文书工作由一个人监管的小机关，不需要履行上述手续，但，在档案人员调动工作时，应参照上述办法办理交接手续，即“明立案验，依例交割” 6、不属于归档范围的有：重份文件，一般事务性的无查考，保存价值的文件，未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿，未经会议讨论，未经领导审阅签发的未生效文件，同机关主管业务无关的文件和非隶属机关送来参考的文件，本机关领导兼任其他机关职务形成的文件，一般的人民来信等
7、优化馆藏的含义：以最低限度的费用消耗，保存社会或机关单位所需要利用的最大限度的档案信息资源
8、优化馆藏完整性原则：档案文件个体的完整，同案档案文件的齐全完整，档案全宗的文件要齐全完整，档案馆接收范围内档案的齐全完整
9、优化馆藏的原则：完整性原则、系统性原则、实践性原则、价值性原则、特色性原则 10、优化馆藏的一般标准：内容标准、结构标准、层次标准、类型标准
11、分析档案室与档案馆在馆藏建设中的关系：1档案馆与档案室在库藏建设方面的衔接和互利关系2馆藏建设必须科学的处理好综合与特色的关系3馆藏建设要处理好档案与资料的关系4馆藏建设要处理好广度与深度的关系 第四章、档案的整理
1、档案整理工作的基本内容：全宗的划分和排列、全宗内分类、文书立卷、案卷排列与编号、编制案卷目录等
2、档案文件之间历史联系的具体表现：档案文件的来源、内容、时间、形式等方面 3、档案整理工作的原则：1尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的历史联系 2便于管理和利用3充分尊重和利用原有的整理结果
4、分析尊重和利用原有整理结果的原则在整理工作实践中的应用：体现了三种情况：1原有整理结果基本可用的情况下，基本维持其原有秩序状态不动2若某些局部明显很混乱，无法有效管理，可重新整理，但重新整理时，应尽可能保留或利用其原有基础中的可取之处 5、全宗的含义：是一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体
6、全宗补充形式的种类及其含义：档案馆中常有许多档案无法按严格的全宗进行管理，或按严格全宗管理起来很不方便的现象。为贯彻全宗原则，就必须对这些档案采用灵活的累死全宗的管理方法。种类：
7、全宗群的含义：由若干具有某种联系的全宗构成的群体
8、全宗构成条件：1可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文2设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划3设有管理认识的机构或人员，并有一定的人事任免权
9、区分全宗的方法：1政权更迭及跨政权立档单位的区分2立档单位变化所导致的区分3临时机构和派出机构档案的区分4立档单位中党、团、工会组织档案的全宗归属5判定档案所属全宗6个人全宗与组织全宗档案的区分
10、全宗补充形式的应用条件：联合全宗、汇集全宗、档案汇集 11、全宗编号的要求与方法：
12、个人全宗与组织全宗中档案发生交叉时全宗的区分：
13、在立档单位和档案状况比较复杂的情况下全宗的区分和全宗补充形式的应用：
14、全宗内档案分类的含义;把立档单位所形成的档案，按其来源、内容、时间或其他形式特征，划分为若干类别，使其进一步条理化秩序化
15、组织全宗内档案分类一般方法的种类：时间分类法、来源分类法、内容分类法、形式分类法
16、组织全宗内常用的复式分类法的种类：年度--机构，机构--年度，年度--问题，问题--年度
17、全宗内档案分类的基本要求：1应从全宗内档案的实际状况和方便管理的现实需要2分类方法及其分类结果应反映全宗档案的客观状况，维护历史的本来面貌3应具有逻辑性，一边管理和实际操作
18、组织全宗内文书档案常用的分类方法及其应用;年度分类法、组织机构分类法、问题分类法
19、分析多机构形成的文件的归类方法：1归类的根本依据是对文件的实质性办理而不能仅看发文名义或处理名义2由立档单位领导人或中心机构负责起草办理的全局性综合性文件归入中心机构类3确由几个内部组织机构共同起草办理的文件，应归入主要的机构类中或最后经办的机构类中4由某一内部组织机构负责起草或办理的全局性综合性文件，一般应归入中心机构类，也可归入起草或办理机构类中 20、组织全宗内分类方法的选择： 21、案卷排列的常用顺序：内容联系密切的案卷排在一起，形成时间早的案卷排在前面时间晚的案卷依时间先后依次往后排。认识档案等专门档案往往是按人名姓氏笔画或拼音字母等逻辑性顺序排列
22、案卷目录的作用：相当于一本财产总账
23、挡号的含义：全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件所在页号或件号的合称
24、立档单位与全宗历史考证的含义;一种对立档单位及其全宗档案基本情况进行概括性记述说明的文字材料，在档案整理和整个档案管理工作中具有重要作用
25、挡号的编制要求：全宗号标写于全宗名册、案卷目录封面和案卷封面上，案卷目录号标写于案卷目录封面和案卷封面上，案卷号标写于案卷封面和案卷目录中，页号或件号标写于卷内每一页或每一份文件的首页上。
26、立档单位与全宗历史考证的作用、编写要求和主要内容：作用：不仅供自己使用，也为将来向档案馆的移交做好准备，打下基础。编写要求：由对立档单位历史和档案情况比较熟悉且文字能力较强的工作人员来撰写，必要时，可成立撰写小组，由几个人共同撰写，撰
写过程中对一些不甚清楚的问题可通过查阅文件，走访老同志等方式尽量了解清楚，在内容上及文字表达上的突出特点是客观真实全面，有根有据，，直述其事，言简意明，对所写内容不做推测，不做评价，不发议论，只做客观记录。主要内容：立档单位概况和全宗档案概况。立档单位：成立的原因与时间，立档单位名称的变化，隶属关系及其变化，基本性质，职能，职权，职责范围及其变化，历届领导人姓名，内部组织机构设置及其演变，办公地点的变更，文书工作制度及其变化，公章及各种文书处理戳记印模，立档单位的重要历史活动简况，立档单位撤销的时间原因等
全宗档案概况：全宗档案的数量、完整程度，全宗内分类方法，保管状况如完好程度、受损害和情况与程度、移入移出情况，鉴定情况如已销毁档案的数量、原因、现存各保管期限档案的数量及所占比例，重要档案内容的简单介绍，特殊档案（如代管的不属于本全宗的个别档案）与新型载体档案（录音、录像、照片等）的情况与管理方法，检索工具的编制情况及其种类，档案被利用的情况及编研工作情况，未经整理的档案数量与保管状况，等等。 第五章 档案价值的鉴定
1、档案鉴定的含义：对档案价值的评价和预测，所说的价值是指档案对于社会的有用性 2、档案鉴定工作的基本内容：1制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等2具体判定档案材料的价值，确定其保管期限3挑出本无保存价值的保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理
3、档案工作鉴定的意义：1档案鉴定是决定档案存亡命运的基本手段，各个机关形成的档案是该机关工作的历史记录，其他资料难以替代，如果错误的销毁了有价值的档案，将会对后人的查考利用以及国家的文化财富的流传造成不可挽回的损失，如果保存无价值档案，徒增了人力物力的消耗，将真正有价值的档案淹没其中，有害无益2档案鉴定是提高档案管理效益的科学措施，档案的数量无限增长，人类保存档案的能力是有限的，有限的能力应该用于保存具有较高价值的档案，档案鉴定工作正是解决这一矛盾的有效方法
4、档案鉴定工作的原则：从国家和人民的整体利益出发，用全面的，历史的，发展的。效益的观点判定档案的价值
5、鉴定档案工作全面的观点：1全面的分析文件的各方面的特征，从档案的来源，内容，时间，文本，外形等方面综合判定档案价值2全面的把握被鉴定档案与其他档案的联系3全面的预测社会对档案利用的需要
鉴定档案工作历史的观点：它的形成总是同一定的历史条件相联系的，当时是怎样进行活动的，档案就是怎样记录的，对于历史上形成的某些内容不正确的文件，也不可轻易的弃毁，应根据当时的历史条件加以分析，以维护历史的本来面貌
鉴定工作发展的观点：现在有用的档案，随着时间的推移，将来可能没有用处，现在尚未用上的档案，将来可能有用处
鉴定工作的效益的观点：在鉴定工作中应摒弃不计成本，多多益善的观点，要考虑一下每份档案是否值得保存，值得保存多久，通过鉴定将那些在政治，经济，法律，科学文化等方面具有较高的利用价值的档案保存下来，可能为社会带来较大的利益，反之，如果花费大量人力物力去保存那些价值较小的档案就会得不偿失
6、鉴定档案价值的档案属性标准、社会需要标准和相对价值标准：档案属性标准：1档案来源标准2档案内容标准（档案内容的重要性、独特性、时效性）3档案形式特征标准（文件名称、文件形成时间、文本、文件的外形特点）
社会需要标准：1社会需要的方向，利用者需要哪些内容，哪些类型档案的趋向性，被利用者需要的档案无疑具有较高的利用价值，但不同历史时期，不同层次，不同目的的利用者所需要的档案内容有很大差别，因此档案人员要站在社会总需求的高度，把握公民个人，机关以及社会各方面的各种需要2社会需要面：具有长久保存价值的档案是全社会的历史文
化财富，应以一定的社会需要面为前提，因此在决定档案取舍以及确定档案保管期限时，要避免片面的以个别需要为鉴定标准，而要考察每份文件的社会意义3社会需要时间：判定每份档案的保管期限的长短，这还要是根据可能被利用时间的长短来决定的
相对价值标准：1所存档案的完整程度2档案内容的可替代程度3各全宗之间档案的重复性
7、用档案鉴定原则中全面的观点分析“相对价值标准”的必要性：运用档案的相对价值标准，根据需要人为的延长或缩短某些文件的保管期限，是为了有效的控制档案馆藏档案的质量和数量，使之达到优质精炼，每一个档案馆的档案是一个整体，这个整体共同反映了一定范围的历史面貌，因此，档案馆在鉴定档案价值，决定收集范围时，既要考虑文件的固有价值，也要考虑馆藏档案的丰富完整，覆盖面全和减少重复等要求，从档案的完整程度，永久性的保存地点及馆藏构成等因素出发，确定档案的实际保管期限
8、档案保管期限表的含义：用表册的形式列举档案的来源，内容和形式并指明其保管期限的指导性，标准性文件，它是档案馆，档案室鉴定档案的价值，确定档案保管期限的依据 9、档案保管期限表的类型：通用档案保管期限表、专门档案保管期限表、同系统机关档案保管期限表、同类型机关档案保管期限表、机关档案保管期限表
10、国家规定的文书档案的保管期限：永久、长期和短期三种。其中长期为16－50年左右；短期为15年一下 11、不同类型档案保管期限表的使用范围：1通用档案保管期限表由国家档案行政机关编制，供全国各机关团体企事业单位适用2专门档案保管期限表由国家档案行政机关会同有关主管部门编制，供各机关团体企事业单位鉴定专门档案时适用3同系统：由主管领导机关编制，供同一系统内各机关，单位鉴定档案价值时适用4同类型：由档案行政机关或主管领导机关编制，供同类型机关5机关：由各级机关编制，供本机关鉴定用
12、通用档案保管期限表的特点：1通用性，可供全国各机关、团体、企事业单位适用2依据性、各系统各机关可以按照通用档案保管期限表的原则精神，结合各自的实际情况来制订各自范围的档案保管期限表
13、不同保管期限文件的范围：1永久保管：本机关制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结、综合统计报表，机构演变、领导人任免的文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料2长期保管：本机关一般工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作中形成的一般文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结，报告和统计报表等文件材料3短期保管：本机关一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的一般工作总结，报告和统计报表的文件材料4附注：在条款后对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明5说明：应当指出档案保管期限表的适用范围，制定档案保管期限表的依据，保管期限的结构，保管期限表的计算方法，以及其他应当说明的事项 14、档案鉴定中运用鉴定原则、标准分析档案价值与使用档案保管期限表的关系及其理由：1档案的内容十分丰富，随着实践的发展还会有所变化，任何一种档案保管期限表也不可能毫无遗漏的列举出所有档案内容的条款，因此总会有些文件无号或无确切号可对，需要鉴定人员具体分析2档案保管期限表中有些条款要求酌情选择不同的保管期限，对于特殊档案，保管期限的确定取决于鉴定人员对文件重要程度、问题性质、影响面的分析和认识3档案保管期限表主要是依据文件的来源和内容规定其相应的保管期限，而评价档案价值的标准有许多方面，许多文件会因其他方面的因素影响其价值，需要延长或缩短其保管期限，因此鉴定人员在照表划期限的同时，还要兼顾价值评价的其他标准4现行的档案保管期限表中对各条
款保管期限的规定，是现阶段档案公作人员在调查研究，总结经验的基础上形成的规律性认识，但这些认识并不一定是完全正确的，因此档案鉴定人员在鉴定档案的过程中，不仅要认真对照执行档案保管期限表，还要全面具体的分析档案的价值，研究各类档案的最佳保管期限，以不断提高档案鉴定工作的水平
15、说明档案保管期限表中一般性条款和专题性条款的使用条件：实际划分保管期限时，有些文件同时具有两个方面的特征，应先考虑采用专题性条款，无专题性条款的再使用一般性条款，也就是说，如果档案保管期限表中有与文件内容相符的条款，应按该条款划分，再考虑文件来源，文件名称等因素
16、分析“弹性方法”在档案鉴定工作中的应用：例如当鉴定人员对于某一文件或案卷是否需要归档保存，保管期限如何划分没有确切的把握时，应本着留有余地的精神加以处理，一般应掌握保存从宽，销毁从严，孤本复本从严，本机关文件从宽，外机关文件从严，对介于两可之间的文件，可采取就高不就低的处理办法。又如在具有密切联系中只有一两件具有较短的保存价值，其他均具有长久的保存价值，可合并立卷，从长保管。在剔除保管期满的档案时，一般以卷为单位，以短从长，尽量不拆件剔除，如果一卷中只有个别文件失去保存价值可暂不剔除，原卷继续保存
17、销毁档案的批准手续：各机关需要销毁档案，须经机关领导人批准，档案馆需要销毁档案，须经主管领导机关批准，如需销毁建国前的历史档案，还须报国家档案局批准，未经鉴定和批准，任何机关和个人不得销毁任何档案，销毁准销档案时，须实行两人监销制度 18、直接鉴定法的含义：要求档案鉴定人员逐件审查档案材料，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，全面考察分析确定其价值，不能只根据文件题名、名称、文件目录、案卷题名、案卷目录等确定档案的价值
19、档案鉴定工作制度的基本内容：1制发鉴定档案的标准文件2档案鉴定工作的组织领导3销毁档案的批准和监销制度
20、档案鉴定工作的三个阶段：第一阶段，在机关文件归档时确定归档范围，同时剔除没有保存价值的文件由机关文书处理部门或业务部门保存一两年后销毁，第二阶段，对于归档文件确定保管期限，即确定档案的生存期，第三阶段，到一定年限时进行档案价值复审（移交复审、到期复审） 第六章 档案的保管
1、档案保管工作的基本任务：1维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序2保护档案实体的理化性状，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的自然寿命
2、档案保管的主要物质条件：库房、装具、设备、卷皮卷盒、消耗品
3、八防措施的主要内容：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗
4、档案存放位置索引、档案代理卡的含义和作用：索引是一种记录、引导性的管理工具。作用：表册或卡片形式将档案在库房及装具中存放秩序情况如实记录和反映，以此指引档案工作人员对档案的调取、归还和其他日常管理。代理卡：预设若干空白的或印有确定栏目的卡片备用，每从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷，就随手填写一张代理看插放在所调出案卷的位置上，还卷时再将其取下。作用:有效防止误放现象，尤其是在利用频繁，档案出入库数量、次数较多的情况下，更为明显，用过的代理看还可作为分析、统计档案使用现象及规律的素材使用，具有登记工作的性质。
5、全宗卷的含义：是对全宗的重要管理工具和手段，是由在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料构成的一个案卷
6、档案库房管理制度的主要内容：1进出库制度2库房温湿度控制3八防措施4库房与装具的有序化5档案在装具中的存放方式6档案存放秩序的维护与管理7定期检查、清点8