全宗卷
7、全宗卷的作用与构成：作用：如果吧一个全宗看作一个人的话，全总的作用相当于全宗这个人的人事档案。构成：档案交接凭据、立档单位与全宗历史考证、整理工作方案、档案实体分类方案、移出移进记录及手续、对全宗档案进行检查、清点的历次记录及所发现的问题记录、以及档案受损害、造破坏的情况记录和实施补救性措施的记录材料、档案销毁清册等
8、档案使用过程中维护与保护制度的主要内容：1档案使用的登记与交接制度2档案使用行为的管理与限制制度
9、档案使用过程中维护与保护的主要方法：1量与顺序的控制2对利用行为的现场监督与检查3利用方式及利用场所的限制4对重要档案的保护性措施 第七章 档案检索
1、档案检索的含义：对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件
2、档案信息存储的含义：将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具和档案信息数据库的过程
3、档案检索的一般过程：1存储阶段（著录标引、编制检索工具）2查检阶段（确定查找内容、查找）
4、档案检索效率的含义：在检索过程中满足利用者需要的全面性和准确性程度，是衡量检索系统性能以及每一个检索过程质量高低的最基本的指标
5、查全率、查准率的含义及计算方法：查全率：满足利用者要求的全面程度，检索出的有关档案与全部有关档案的百分比。计算方法：查全率＝（检索出的有关档案/全部有关档案）*100％。查准率：满足利用者要求的准确程度，检索出档案与检索出的全部档案的百分比，查准率＝（检索出的有关档案/检索出的全部档案）*100％
6、档案检索语言的含义：为了提高档案检索工作的质量，在档案检索过程中需要使用专门的检索语言，也称为标引语言，是根据检索的需要而编制的一种专门语言 7、目前我国编制和使用的通用性档案检索语言：《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》 8、档案检索语言的特点：单义性、专业性 9、《中国档案分类法》的分类基础：以不同时期的国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工
10、交替类目、层累制编号法、八分法、双位制的含义：交替类目：指对于具有多重属性的类目在不同的上位类下均予以列出，以便从不同角度检索该类档案，同时，规定该类档案实际的归属类目，以防止同一内容档案的分散。层累制编号法：用字母和数字的位数表示类目的级位，一位字母和数字代表一级类，两位代表二级类，依次类推。八分法：用1――8来标记同位类，号码顺序超过8时，不用9，而用91、92、93―――来标记。双位制：对同一级类目采用两位阿拉伯数字表示。 11、《中国档案分类法》中的类属关系：从属关系和并列关系
12、分类号的作用和要求：作用：在存储和检索中可以作为类目的代表，祈祷表征档案内容和固定各个类目在分类体系中的排列次序的作用。要求：1要能明确表示分类表各类目的层次和顺序，能区分同位类和上下位类；2要简单、易写、易识、易记；3要具有灵活性和伸缩性，便于类目的补充和扩展
13、使用综合复分表应注意的问题：1该表可适用于主表中任何一级类目，各级档案馆在使用时可灵活掌握，各馆可对使用的级别和范围作出规定2具有综合复分表中两种以上区分标准的档案文件，只能选择其中主要的一种加以复分，不能重复使用3在主表中列为专类的类目，分类时不再使用综合复分表的相应类目复分，即在使用顺序上应本着先主表后综合复分
表的原则 14、《中国档案分类法》中设置的四个分类表及其使用范围：1中华人民共和国档案分类表：适用于类分1949年10月1日建立后形成的档案2新民主主义档案分类表：类分中国共产党领导的新民主主义革命斗争时期形成的档案3民国档案分类表：适用于类分1911年至1949年民国时期形成的档案4清代档案分类表：适用于类分清代档案，其一级类目还适用于类分清代以前各历史时期的档案
15、比较复分与仿分的同与异：同：道理完全一样。区别：对于普遍和大量的共同类目采用复分的方法，按专门编制的复分表进行细分，而对于少量共同的类目则采用仿分的方法。仿分即在细分类目时仿照某一类目的下位类来设类，不必专门编表
16、主题词限定注释和含义注释的含义：限定注释指明该主题词的使用范围，用圆括号注在款目主题词之后，作为该主题词的组成部分；含义注释说明该主题词的特定内容，用圆括号注在主题词之下，不作为主题词的组成部分
17、主题词表参照系统的作用以及各类词间关系的含义：作用：用来说明款目主题词在语义上的等同关系、属分关系和相关关系。含义：
词间关系 含义 简称 符号 Y D F S Z C
正式主题用项 词 等同关系 非正式主 题 下位词 属分关上位词 系 族首词 相关词 相关关系 精简机构－正式主题
词
D紧缩机构－－非正式主题词 紧缩机构－－非正式主题词 Y精简机构－－正式主题词
18、《中国档案主题词表》的使用方法：1按汉语拼音音序、调序、字形壁画参照天头提示，从主表或附表中查找标引用的主题词，或按笔画笔顺从词目首词笔画检字表中检出主题词的首字，再按该字所在页码从主表中查找标引用的主题词2按分类类目从范畴索引中查找标引用的主题词，必要时再从主表中查阅该词的词间关系项，以选定更恰当的主题词3所选词在主表、附表或范畴索引中标明属非正式主题词者，应转换为非正式主题词作标引词4在主表中查到的主题词，如果不能恰当反映文件主题时，可参考该词的词间关系进行校正，也可按该词的范畴号在索引表中查选更恰当的词5从词族索引中查找属性相同的一族词，选定最专指的主题词6应用计算机进行标引、检索时，可利用计算机机读主题词表中的词族索引进行上位登录和自动扩检、缩检，以提高标引速度和查全率、查准率
19、说明表示各种词间关系的符号：等同关系用Y、D表示；属分关系用F、S、Z表示；相关关系用C表示
20、档案著录的含义：指在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程
21、段落符号式著录格式的含义：指将著录项目分为若干段落，每个项目之间用符号区分
开来的著录格式，这种格式每一著录项目的字数不受限制，并与《文献著录总则》的规定相一致
22、档案著录规则的作用和主要内容：作用：为了建立、健全我国的档案目录体系，开展档案的报道与交流，逐步实现档案检索的自动化，制订并颁布了国家标准《档案著录规则》，作为全国档案著录的规范性依据。内容：1著录项目2表示符号3著录条目格式4著录用文字和著录信息源
23、著录级别的选择：在选择级别时，首要的问题是要保证适当的检索深度，在此基础上减少不必要的重复劳动，力争提高著录速度。对于案卷内容较单一的可以案卷为著录对象，对于同一案卷内反映同一问题的文件，可作为一组文件著录，对于相同题名的若干案卷可作为一组案卷著录。
24、题名项的著录方法：1正题名：照原文著作，各种符号不应遗漏；单份文件无题名的依据其内容拟写题名；单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后2并列题名：以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名3副题名及说明题名文字：揭示或从属于正题名的另一题名，说明题名文字在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字4文件编号：文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号、包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等5责任者：责任者只有一个时照原文著录；多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本市是责任者的必须著录，其余视需要著录；机关团体必须著录全称或通用简称；个人一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务，并加（）号；清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称；少数民族应按署名习惯；外国著录各个历史时期易于识别的国别简称、其后著录统一的中文姓氏译名、必要时著录姓氏原文和名的缩写；文件所属个人责任人为别名笔名时，均照原文著录，但后附真实姓名；未署名应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者；不完整时，照原文著录，将考证出的完整责任者附后；有误时，照原文著录，将爱哪个真实附后；证据不足时，在其后加？一并录于（）内6附件：只著录附件题名，其前冠+号
25、著录与立卷同步完成的方法：1各机关在形成文件时，由撰稿人对文件进行主题标引2对需要审核的稿件，核稿人除对文件草稿的文字内容、体例等加以审核外，同时对标引主题词的准确性、规范性给以审核，以保证主题标引的质量3将主题词印制在文件上，正本发出，副本留存归档4将机关收发文登记于著录合为一体5立卷时检查文书处理阶段著录的内容是否争取，对未著录的文件进行著录，将著录结果于案卷一并归档
26、档案标引的含义：在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程
27、自由标引、受控标引的含义：自由标引：不借助检索语言直接使用未经规范的自然语言进行的标引；受控标引：使用统一的规范化语言进行的标引
28、标引网罗度、专指度、一致度的含义：网罗度：指标引工作中确认档案所有主题的程度；专指度：检索标识表达档案内容的精确程度，就是与档案主题概念的相符程度；一致度：选用表达档案主题内容所需标引词的一致程度
29、档案标引的质量指标：网罗度、专指度、一致度
30、审校的内容和程序：内容：1档案主题是否提炼的准确全面，主题概念社会否准确恰当，是否遗漏了隐含的主题，所标主题是否具有检索意义2是否存在过渡标引和标引不足的问题3分类标引是否符合分类标引规则，主题标引是否符合主题标引规则和组配规则4标引的类号、主题词是否充分完整准确，书写的是否正确无误5对同一主题的标引是否前后一致。程序：自校、互校、总校
31、分类标引规则、主题标引一般规则、主题词组配标引规则的主要内容：分类标引：1依据是以国家机构、社会组织从事社会职能分工为基础，结合档案记述和反映的事物属性关系，
并兼顾档案的其他特征2应以《中国档案分类法》及其使用手册为依据3正确理解类目的含义和范围，不能脱离类目之间的联系和类目注释的限定来孤立的理解类目的含义4应充分考虑实际的检索需求和方式，根据档案的具体内容和用途，确定适当的标引深度5必须按专指性的要求，分入恰当的类目，赋予准确的类号6保持一致性。主题标引：1应以档案论述的客观事物和研究对象为依据，客观的反映档案主题，不应掺杂标引人员的臆测和褒贬2主题词必须是词表中的正式主题词3选择词表中最专指最恰当的主题词进行标引4当词表中单个主题词嫩哪个准确表达文件、档案主题概念时，不得采用组配形式5当词表中没有单独的专指主题词时，应选择最直接、最关联的两个以上的主题词进行组配标引6如果组配不能达到要求，方可选用最临近的上位主题词或相近的主题词进行靠词标引7当上位主题词标引不合适时，可采用关键词进行标引8每一件档案的标引深度，原则上应以能准确完整表达档案主题内容，充分揭示有检索意义的档案信息和该检索系统的处理能力为依据，一般每件档案可标三个至八个主题次，最少标引一个，最多不超过十个。组配标引：1必须是概念组配，不是字面组配2不能越级，应选用与档案主题关系密切的直接上位主题词进行组配3组配的结果，只能表达一个主题
32、计算机自动标引中加强质量控制的必要性和方法：必要性：由于计算机尚未达到高智能化水平，不能进行准确的主题分析，特别是对那些隐含主题计算机根本无法识别。档案标引软件本身也还存在各式问题，在概念转换中不能完全符合档案标引规则，因此目前不能完全依赖于计算机进行标引，必须通过人工干预加强对自动标引结果的质量控制，以保证档案标引工作的质量。方法：1选择软件2加强审校3根据需要调整标引软件
33、目录、索引、指南的含义：目录：将档案的著录条目按照一定的次序编排而成的检索工具。索引：将档案及其组合的某一内部或外部特征及其出处按照一定的原则和方法排列起来的检索工具。指南：以文章叙述的方式，综合介绍档案情况的一种工具
34、常用检索工具的种类及其含义：1按编制方法分为目录、索引、指南2按载体形式分为：书本式检索工具（将著录条目连续排列并装订成册的检索工具）、卡片式（将一个条目著录于一张卡片，将卡片按一定顺序排列而成的检索工具）、缩微式（以缩微摄像方式制作的以胶片为载体的检索工具、机读式（以代码形式存储在磁性材料上供计算机识读的检索工具3按检索范围分为全宗范围：以一个全宗的档案为检索和介绍对象的检索工具、档案馆范围：以一个档案馆的全部档案为检索和介绍对象的、专题范围：以档案馆内有关某一专题的档案、若干馆范围：全国或某一地区若干个档案馆内的全部或某一专题的档案为检索和介绍对象4按功能分为：馆藏性：反映档案实体整理体系及其相互关系的检索工具、查检性：脱离档案实体排列顺序，从档案的某一内容或形式特征提供检索途径的检索工具、介绍性：介绍和报道档案内容及其有关情况
35、档案检索工具的职能以及在档案管理中的作用：职能：存储和查检。作用：桥梁作用、交流作用、管理作用
36、案卷目录的作用：1固定档案整理顺序2保管和统计档案的重要依据3检索档案的工具 37、专题指南的选题原则：1不能选择与分类类目重复的问题2选择能够反映馆藏档案特色并具有一定研究意义的专题
38、档案馆指南、全宗指南的主要内容：档案馆指南内容：1说明或序言：一般置于正文之前，介绍编写指南的目的和意义，体系结构，材料的排列顺序，指南的使用方法以及编写的简要过程2目录：将指南的各组成部分或章节名称按一定顺序加以排列，并指明其所在页次3档案馆概况4馆藏档案情况介绍5馆藏资料情况介绍6附录
全宗指南内容：1立档单位和全宗的历史概况2全宗内档案概况3档案的内容与成分
39、比较不同载体形式的检索工具的特点：1书本式：优点是体积小，便于管理，可以印刷出版，便于各档案馆之间进行情报交流和馆外查询，编排紧凑，便于阅读，手工检索扫描速
度快，成本较低。缺点是缺乏灵活性，编制时需要一定时期的积累材料，编制完成后不便于增减条目和调整条目之间的顺序2卡片式：优点是与较大的灵活性，便于逐步积累材料，便于增减条目调整条目之间的顺序，缺点是卡片数量多，体积大，不便管理，不便于传递和交流，只能在馆内使用，扫描速度慢，成本高3缩微式：优点：密集存储，节约空间，体积小，便于携带和交流，便于拷贝复制，耐久性好，便于长期保存和使用4机读式：优点存储密度高，扫描速度快，可进行多途径检索，缺点：前处理和输入工作量大
40、比较馆藏性、查检性、介绍性检索工具的功能：馆藏性：固定和反映档案整理顺序档案管理人员可借助它了解和分析馆藏情况，便于按照档案整理顺序查找档案。查检性：建立多种检索标识，提供多途径检索，不受档案整理顺序的限制，可以打破全宗、宗卷等档案实体单元的界限进行检索，可以选择任意的检索深度。介绍性;全国概括的介绍档案的情况，客观评述档案价值，发挥宣传报道作用，向利用者提供一定的档案线索 41、检索策略的含义：人们进行检索的方案和计划
42、档案计算机检索的特点：1检索方式自动化2检索速度快3检索途径多元化4检索效果好5检索灵活方便6对计算机检索系统的依赖性
43、检索表达式中布尔逻辑算符的含义及作用：逻辑表达式是采用英国数学家乔治。布尔发明的逻辑算符，对检索词的关系进行表达和限制。 第八章 档案的提供利用
1、档案提供利用工作的含义：也称档案利用服务，是档案馆室以所收藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动 2、档案提供利用工作的基本要求：档案馆室应当为档案的利用创造条件，简化手续、提供方便，主动开展档案的利用活动，及时掌握档案的利用效果 3、档案提供利用工作与档案信息开发工作的关系：区别表现在工作任务与工作内容两方面。联系：1它们的活动宗旨相同，都是为了发挥档案的作用，实现档案的使用价值，为社会创造财富2它们的工作对象相同，都是以能够满足档案用户需要的档案为对象的3两者在实际工作中，又是相互衔接、相互促进的，开发为提供利用创造了良好的条件，提供利用的成效体现着开发的结果 4、档案提供利用工作的指导思想;1全面的为档案用户服务2及时的为档案用户服务3准确的为档案用户服务4有效的为档案用户服务
5、档案提供利用和保密之间的关系：从根本上讲，档案的提供利用和保密是一致的，都是为了更好的发挥档案对机关与社会的积极作用，同时，避免和有效防止档案使用中各种消极作用的产生。在档案利用实践中，对哪些档案应当保密，保密的等级划分，保密期的长短等具体问题，要处理得当，首先，必须澄清思想，肃清利用危险，保密危险的错误思想，相反，档案开放后出现的档案无密可保的思想倾向，也是有害的。其次，要适时的研究、审查档案的内容，开展档案的解密、降密工作，减少繁琐的利用审核手续，方便用户的正常利用，在什么情况下利用和保密，都必须服从党和国家及人民的利益，在这个前提下，将两者有机的统一起来
6、制发档案复本服务的含义：档案馆根据档案用户的合理需要，以档案原件或已有的档案副本为依据，通过复制摘抄等手段，向档案用户提供档案复制品的一种服务方式
7、档案证明的含义：档案馆根据有关档案用户的询问和申请，为核查某种事实在馆藏档案中记载情况而摘抄的一种书面证明材料
8、档案提供利用的基本途径：1通过提供档案原件，满足有关档案用户的需要2通过提供档案复本或复制品3通过提供档案信息加工品
9、档案提供利用的主要方式及应该注意的问题：1档案阅览服务2档案的外借服务，注意问题：（1外借服务应建立健全制度2做好登记与记录工作3建立催还制度）3展览与陈列服