二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对”。 3、归档案卷（保管单位）的质量要求
归档案卷的质量要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
应归档文件要做到种类齐全、份数完整，每份文件不缺张少页，并组成保管单位。立卷时，应按要求将文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，多文字形成的同一内容的文件，分别组合在一个卷案内，不得分散。 年度――类别
案卷题名：责任者、内容、主要文件名称、保管期限。 4、归档手续
四、档案室在形成文件与归档组织活动中的作用
《机关档案工作业务建设规范》规定，机关档案工作的基本任务之一，就是“对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导”。 1、机关档案室对形成文件的作用
2、指导和督促文书部门或业务部门做好归档组织工作 3、加强对归档案卷质量的检查 4、临时性的文件收集工作
5、对归档制度的宣传和档案的科学管理
第三节 档案馆档案的接收和征集 一、馆藏档案的补充源 1、现行机关档案源 2、撤销机关档案源
3、组织与个人保存的散失档案 4、档案馆之间交接的档案
二、档案馆接收与征集档案的范围
1、综合性国家档案馆的接收与征集范围 2、各类专门性档案馆接收与征集档案的范围 三、档案馆对现行机关档案的接收 1、接收要求
2、档案馆接收档案前的准备工作
3、档案馆接收档案的期限，省级20年，市县10年。 四、档案馆对撤销机关档案的接收
五、档案馆对二、三级单位形成档案的接收 六、档案馆对历史档案的接收与征集
1、接收与征集历史档案的意义：①它是保护祖国历史文化财富的一项重要措施；②收集历史档案是档案开放利用工作的需要；③收集理论档案是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作；④收集历史档案是发展我国档案馆事业的重要手段之一。
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2、收集历史档案的对象与途径
①收集散存于一些国家机关、社会组织中的历史档案；②征集收藏个人手中的历史档案；③征集少数民族地区的历史档案；④收集党史征集办公室、政协文史组织及其它学术历史研究部门所征集到的历史档案；⑤收集散失国外的历史档案。 3、接收与征集历史档案的方法
①发布通告；②调查研究；③广泛宣传。
第四节 档案馆（室）藏的丰富和优化 重量轻质，重藏轻用
一、丰富馆（室）藏工作中存在的问题 1、馆藏结构不够合理
2、库藏档案的成分不够优化
3、库藏的某些全宗的完整性不够高 二、优化馆（室）藏的意义
1、优化馆（室）藏是完善馆（室）藏建设的一个重要方面
2、优化馆（室）藏建设也是解决目前档案收集工作中存在问题的一项重要措施 3、优化馆（室）藏建设亦是提高案卷质量的一种必要手段
4、优化馆藏可以使库藏的结构具有一定的层次性，全面反映出社会生活的各个方面的情况。
三、优化馆（室）藏的主要原则 1、完整性原则 2、系统性原则 3、实践性原则 4、价值性原则 5、特色性原则
四、优化馆（室）藏的一般标准 1、内容标准 2、结构标准 3、层次标准 4、类型标准
五、科学地处理好丰富与优化馆（室）藏中的诸种关系 1、档案馆与档案室在库藏建设方面的衔接和互利关系 2、馆藏建设必须科学地处理好综合与特色的关系 3、馆藏建设要处理好档案与资料的关系 4、馆藏建设要处理好广度与深度的关系
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第四章 档案的整理
第一节 档案整理工作的内容和原则
一、档案整理工作的基本内容
档案整理工作的基本内容包括：全宗的划分和排列、全宗内分类、文书立卷、案卷排列与编号、编制案卷目录等诸多业务环节。 二、档案整理工作的原则
1、尊重和维护档案的本质特征，保持档案文件之间的历史联系 2、便于保管和利用
3、充分尊重和利用原有的整理结果
第二节 全宗的划分和排列
一、确认与区分全宗
确认全宗一般是指从理论上确立认定全宗的构成条件；区分全宗则是指对容易混淆或引起歧义的全宗界限问题进行具体的划定、处理。 （一）确认全宗
全宗是一个具有社会独立性的组织或个人在社会实践中所形成的档案的有机整体。 1、组织全宗的构成条件：A、可独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；B、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；C、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
独立法人单位，单独的完整的文书处理工作制度和法定的对外印信。 党政机关全宗划分：P.98,p.99 2、个人全宗的构成条件
个人全宗又称人物全宗，构成个人全宗的条件：A、只有那些对社会有突出贡献或重要影响的个人，其档案才可能成为一个实际的个人全宗。即只有名人的档案才可能成为个人全宗。B、并不是所有的名人档案都可以构成个人全宗。像毛泽东、周恩来这样的伟人，其档案虽可以构成，但实际上并未建立成个人全宗档案。割裂组织档案。C、即使是主要以个人名义从事社会活动的名人，其档案也未必都构成了实际的个人全宗。档案是否完整、全面，档案馆是否对其作为个人全宗进行实际管理。 （二）区分全宗
区分全宗一般是特指对容易引起混乱或歧义的较复杂的全宗界限问题的具体处理。这些问题及相应处理原则大体如下：
1、政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗。不同政权中的政府机关分别立档；跨政权的企业、学校、文艺团体、政党、社团、宗教组织应为同一个全宗；对政权依附性较强的立档单位（如警官学校、军事院校、政治院校）应分别立档；个人全宗不论政权是否更迭，应作为一个全宗。
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2、立档单位变化所导致的区分全宗。标准：立档单位的变化是否导致其基本职能和社会独立性发生根本变化。A、立档单位撤销，其基本职能也已停止，其档案应作为一个完整的全宗对待。B、由几个立档单位合并组成新的立档单位合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗，如属兼并，主单位兼并前后均为同一全宗。C、由立档单位内部机构独立出来而形成的立档单位，其独立之前的档案作为其原所在立档单位全宗的一部分。D、内部机构直接并入（划归）其它立档单位，其并入前的档案是原所在立档单位档案全宗的一部分，并入后的档案是所并入立档单位档案全宗的一部分。E、合署办公的立档单位，其档案若能分开，一般应分别构成全宗。若档案实在分不开，可按全宗补充形式对待组建联合全宗。F、立档单位名称的变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的改变、内部组织机构的调整等等，只要其基本职能未发生根本改变，其社会独立性未发生根本改变，其档案均不构成新全宗。
3、临时机构和派出机构档案的区分全宗。临时机构看存在时间长短、职能的重要性、档案的多少，分别对待，或构成独立全宗，或成为其上级单位全宗的一部分；派出机构档案不构成独立全宗，而是其所属单位全宗的一部分。
4、立档单位中党、团、工会组织档案的全宗档案归属，均作为所在单位全宗档案的一部分，按内部组织机构对待。 5、判定档案的所属全宗 判定档案的所属全宗，一般是特指为那些处于孤立地位且全宗归属不明的档案文件判定寻找其所应归属的全宗。这一问题应从档案形成者的角度去解决，即弄清楚这些档案文件的真正形成者，而不能简单地将文件制发名义（作者、责任者）作为判定标准。 6、个人全宗与组织全宗档案的区分
个人全宗和组织全宗中的档案如出现相互交叉的问题，处置原则是：凡一组织或组织成员名义制发的文件正本均应归入组织全宗；个人全宗如认为必要时，可保存副本。不允许组织全宗中具有双重属性的档案文件抽出纳入个人全宗之中；组织全宗中一般也不保存仅涉及个人性质的文件（正常组织活动中形成的诸如个人登记表、履历书、自传，对个人生活情况的调查、审查性文件，应归入人事档案）。 二、组建全宗的补充形式
由于档案的形成和保存现状十分复杂，档案馆中有许多档案无法按严格的全宗进行管理。要用一些变通方法。
1、联合全宗，是两个或两个以上全宗的联合体。
2、汇集全宗，是若干独立全宗人为汇集成一个以全宗形式存在的单位的补充形式。其汇集的全宗必须是档案数量极少、各自按独立全宗管理起来确实很不方便的小全宗。 3、档案汇集，是由若干全宗所属不明或其所属全宗已不复存在的档案汇集而成的一种全宗补充形式。 三、“划分”全宗群
全宗群是若干具有某种联系的全宗构成的群体。全宗群是一个档案理论概念，并无实际操作意义。如：“中共中央”、“中央国家机关”。 四、全宗的编号与排列
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全宗的编号与排列是两项既有联系又有其特定作用、目的的工作。全宗的编号是给每一个进馆全宗编一个固定号码并以其作为该全宗的指称代号。全宗的排列是在库房中固定各全宗的空间存放位置和排放顺序，因此二者之间的号序和排列可以相互一致，也可以不一致。
1、全宗编号的要求与方法
要求：A、唯一性或专指性；B、系统性或连续性；C、方便实用。
方法：A、大流水编号法，按全宗进馆顺序“1、2、3、4···”编号，优点简便实用。 B、体系分类编号法，按某种逻辑框架，将档案馆所收藏的全部全宗构造成一个逻辑类别体系。如“政治、军事、经济、文化···”
C、分类流水编号法，是将上述两种编号方法结合使用的产物，适用于规模较大、全宗类型头绪较多的档案馆。先分大类，再编流水。大类下不分子类，大类也不宜过多。
2、全宗排列的要求与方法，体现简便、实用、便于管理的原则要求。一般按进馆顺序。也可按分类排列。
第三节 全宗内档案的分类
一、全宗内档案分类的基本要求
1、分类应从全宗内档案的实际状况和方便管理的现实需要出发。
2、分类方法及其分类结果应反映全宗档案的客观状况，维护档案的历史本来面貌。 3、分类方法及其分类结果应具有逻辑性，以便于管理和实际操作。 二、组织全宗内档案分类的步骤与方法
先分门类或部类，然后再在各门类、部类中继续分类。文书档案、科技档案、人事档案、会计档案等。
（一）组织全宗内档案分类的一般方法 1、时间分类法 2、来源分类法 3、内容分类法 4、形式分类法
（二）组织全宗内文书档案常用的分类方法及其应用 1、年度分类法 2、组织机构分类法 3、问题分类法
（三）组织全宗内档案分类的级次与具体方法的确定、使用
形成年度――－机构；机构――年度；年度――问题；问题――年度。 三、个人全宗内档案的分类
个人全宗又称人物全宗，是某一著名人物或家族所形成的档案有机体。 1、生平传记材料。
凡能证明立档单位个人或家族成员生平、历史基本情况的档案文件均入此类。如出
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