生证明、学历证明、身份证明（身份证、工作证等），各种登记表、履历表，个人自传，奖状及奖励荣誉证书，有关组织对其历史问题的鉴定审查材料，遗嘱等。 2、创作材料
立档单位个人或家族成员在进行科学研究和文学艺术创作活动中形成的各种手稿（如书稿、图纸、画稿、乐谱等）以及日常生活中形成的各种基础性创作材料，如日记、笔记、摘抄、记录、批注等等。 3、公务活动材料
个人全宗中的公务活动一般只是其立档单位个人或家族成员参与公务活动的通知、发言稿、个人性的笔记、记录、抄件以及担任公职的聘书等。 4、个人书信
给别人的信函底稿及别人的来信、贺卡等。 5、经济材料
反映记录立档单位个人、家庭或家族及其成员经济财产状况的文件材料。如动产或不动产的契约（合同）、证书、帐簿、票据、帐单等。 6、亲属材料
立档单位个人或家族成员的直系亲属和重要的非直系亲属的有关材料。 7、评价材料
别人和社会有关组织对立档单位个人或家族成员的评价文章、纪念文章、回忆录等。 8、音像材料
立档单位个人或家族成员及其亲友、同事、同学等的照片、画册录音、录像等材料。 9、其它材料
不能归入以上各类别的有关材料。立档单位个人或家族成员的收藏品、所使用过的重要器具、物品。
第四节 类内案卷排列和案卷目录
案卷是档案基本的个体保管单位，是由若干互有联系的文件构成的组合体。 例如：人事档案一般都是以人为单位立卷，一个人的全部人事档案就构成一个案卷。 一、案卷排列
案卷排列就是固定全宗内各案卷之间的排放顺序。一般按案卷形成的时间顺序排列，形成时间早的在前，晚的在后。人事档案或专门档案一般按姓氏笔划或拼音字母等逻辑顺序排列，案卷排列一经确定，就应对案卷进行编号，将其顺序固定下来。 二、案卷编号
案卷编号就是给每个案卷编定一个固定的号码（编案卷号）。规定用自然整数从编，从小到大，不能有重号，也不能缺号。 三、编制案卷目录
1、案卷目录的编制方法。案卷目录必须一全宗为单位进行编制，并忠实反映全宗档案的实体次序状态。
2、案卷目录的形式、结构与内容
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16开纸，用书本式装订，加硬质封皮。 结构与内容：
A、封面和扉页，内容有全宗号、目录号、目录名称、编制年月、编制单位等。
B、目次，目录所分类目的索引。
C、序言和说明，对目录结构、编制方法、立档单位和全宗概况、档案完整程度等情况的简要文字说明。
D、简称对照表，目录中所用的名词简称与正式全称的对照表。 E、案卷目录表，即案卷目录的主体。
F、备考表，附于目录最后，用于总结性地记录案卷目录及其所包括案卷的基本情况。如案卷总数和排架长度，是否有分卷（一号两卷）或空号（有号无卷）现象等等。
第五节 档案整理工作的组织与协调
档案整理工作是整个档案工作中具有核心意义的工作，他是把文件转化为档案的环节。文书（秘书）――档案室――档案馆。 一、档案整理工作诸环节之间的关系
二、档案整理工作组织与协调的基本任务与方法 三、立档单位与全宗历史考证 四、档号
档号是全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件所在页号或件号的合称。档号是档案实体最基本的秩序号，如3－2－64－15。
第五章 档案的保管
第一节 档案保管物质条件
一、库房
专用、坚固、八防（火、水、潮、霉、光、虫、尘、盗） 二、装具 柜（金属）、架（密集）、楼板（600千克/平方米以上承重） 三、设备
除湿机、加湿机、空调、通风设备、湿温控设备、防火防盗设备、装订机、复印机、缩微设备、通讯运输设备等。 四、卷皮、卷盒
16开或A4大小，软或硬袋盒。
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五、消耗品
除湿剂、防霉虫药品、办公用品等。
第二节 档案库房管理
一、进出库制度 二、库房温湿度控制
温度14℃－20℃，相对湿度50％－65％。 三、“八防”措施
四、库房与装具的有序化 五、档案在装具中的存放方式 竖式、平式
六、档案存放秩序的维护与管理 位置索引、装具标识、档案代理卡 七、定期检查、清点
第三节 档案使用过程中的维护和保护 一、档案使用过程中的维护和保护制度 1、档案使用的登记与交接制度 2、档案使用行为的管理与限制制度 二、档案使用过程中的维护和保护方法 1、量与顺序的控制
2、对利用行为的现场监督与检查 3、利用方式与利用场所的限制 4、对重要档案的保护性措施
第六章 档案检索
第一节 档案检索概述
一、档案检索的含义和一般过程
档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展提供利用工作的基本手段，是开发档案信息资源的必要条件。 档案检索包括档案信息存储和查检两个具体过程。
1、存储阶段的主要内容：A、著录标引，B、编制检索工具（卡片、计算机）。 2、查检阶段的主要内容：A、确定查找内容，B、查找。 二、档案检索效率
检索效率是指在检索过程中满足利用者需要的全面性和准确性程度，它是衡量检索系统性能以及每一个检索过程质量高低的最基本的指标。检索效率通常采用查全率和查准率两个指标来衡量和表示。
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查全率＝检索出的有关档案÷全部有关档案×100％ 漏检率＝未检索出的有关档案÷全部有关档案×100％ 查准率＝检索出的有关档案÷检索出的全部档案×100％ 误检率＝检索出的不相关档案÷检索出的全部档案×100％ 三、档案检索语言
1、档案检索语言的含义和特点
为了提高档案检索工作的质量，在档案检索中需要使用专门的检索语言。检索语言也称为标引语言，是根据检索的需要而编制的一种专门语言。它的基本特点是单义性和专业性。
2、档案检索语言的作用
档案检索语言的作用，总的来说是保证检索效率、提高查全率和查准率。A、作为概念转换的依据；B、揭示检索标识直接的逻辑关系；C、对检索标识进行系统化排列。
第二节 《中国档案分类法》
为了建立统一、规范的档案分类检索方法，实现档案检索分类体系的标准化，我国在1987年制定，1996年修订了《中国档案分类法》。 一、编制原则
在分类体系的确立、类目的设置及序列的顺序上都力求具有思想性、科学性和逻辑性，充分反映我国档案的特点，适应我国社会主义各项事业利用档案的需要。 二、体系结构
由编制说明、中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。
编制说明：编制说明是对分类法进行基本、全面的介绍，它包括编制目的和适用范围、编制原则、基本类目的设置及次序安排的理由、对各种分类问题的除了方法、标记符号、注释以及分类法的管理等。 中华人民共和国档案分类表：适用于类分1949年10月1日中华人民共和国成立以后形成的档案，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表以及科技档案复分表等）组成。主表共设置19个基本大类，基本大类之下视需要分设了若干属类，一般设置五、六级类目，有的设置了七、八级类目。
新民主主义档案分类表适用于类分中国共产党领导的新民主主义斗争时期形成的档案。主表设置了13个基本大类，大类下一般设置三、四级类目。
民国档案分类表：适用于类分1911年至1949年民国时期形成的档案，有主表和辅助表（综合复分表、民国时期世界各国和地区表、民国时期行政区划表、民国时期民族表）组成。主表设置了16个基本大类，大类之下一般设置三、四级类目。
清代档案分类表：适用于类分清代档案，其一级类目还适用于清代以前各历史时期的档案。分类表由主表和辅助表（清代档案综合复分表、清代时期世界各国和地区表、清代行政区划表）组成。主表设置了18个基本大类，大类之下一般设置三级类目。上述4个分类表的结构大致相同。
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有关名词：
1、基本大类：以一览表的形式将该分类表的基本大类 及其代码标列出来，置于分类表的最前面，使人们对分类体系有一个总体概念。
2、主表：主表是分类表的主体，由词汇、语法、符号体系和注释组成。
3、词汇：分类表的词汇是指类目名称，它以分类号作为代码。类目名称有两个特点：一是除了大类名外，其它类目的含义常常不能表达一个完整自足的概念，需借助于上位类、下位类甚至类目注释，才能使概念表达清晰化；二是一个类目名称既可以表达一个概念，也可以表达两个或两个以上的一组概念。类目名称应该确切、科学、简洁。
例如：CA323 摄影 3231 新闻 3232 人像 3233 建筑
KA15 文教、卫生、科学、行政财务
4、语法：语法是指运用词汇表达类属关系的规则。所谓类属关系，可概括为两种，一种是从属关系，一种是并列关系。
从属关系在分类表中表现为上为类和下为类的关系，如： K 财政、金融 KB 金融
1 金融管理 13 利率管理 131 人民币利率 1311 贷款利率 13111 差别利率
并列关系在分类表中表现为同位类的关系，如： KB 13111 差别利率 13112 优惠利率 13113 浮动利率
13114 加息、贴息、罚款 13115 逾期贷款利率
5、符号体系：分类表以人为规定的符号体系代表类目的逻辑体系，分类表中的类目顺序是由符号体系固定下来的。符号的配置要求科学、适用，一要能明确表示分类表各类目的层次和顺序，能区分同位类和上下位类；二要简单、易写、易识、易记；三要具有灵活性和伸缩性，便于类目的补充和扩展。
现采用汉语拼音字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制，用一个字母表示一个基本大类，以字母的顺序表示大类的顺序，如A 中国共产党党务，D 军事等。一些大类下面的二级类目一般用双字母，如K 财政、金融类下涉及4方面内容，分类表用KA 财政、KB 金融、KC 税务、KD 审计表示。 分类法中的几种辅助符号：“＋”为并列符号；“：”为关联符号；“－”为综合复分
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