号；“（）”为世界各国和地区复分号；“﹝﹞”为中国地区复分号；“《》”为民族复分号；“<>”为科技档案复分号；“·”为专类复分号；“/”为起迄符号。
6、注释：各级类目除了用类名来确切表达该类的内容和范围外，有时还需要种种补充注释，帮助档案标引和检索任意理解和使用类目。档案分类表中的注释主义有4种：一指明类目的内容；二指明类目范围和相互关系；三指明类目间交叉和参照关系；四指明细分方法。
7、辅助表：辅助表又称复分表。采用体系分类法的分类表是是列举式的，要要要要表达多少概念，就要列出多少多少类目，这样就可能使分类表的体系相当庞大，为了使分类表简单，对分类表中某些具有共性的类目从主表中抽出来，分别汇编成各种复分表。复分表有通用复分表和专类复分表。
第三节 《中国档案主题词表》
《中国档案主题词表》是一部反映档案内容的主题词和词间关系组成的规范化词典，是进行档案主题标引和主题检索的词语控制工具，主要供档案馆（室）及文书处理部门标引和检索档案、文件、资料用。1989年9月出版试行本，1995年11月正式出版。
第四节 档案著录
一、档案著录标引的含义与作用
档案著录是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。档案著录工作的作用是多方面的，具有登记、介绍、报道、交流和检索作用，其中最主要的是检索作用。 二、档案著录规则
1、著录项目：正题名、责任者、时间、分类号、档案馆代号、档号、缩微号、主题词或关键词为主要著录项目。 2、标识符号：
3、著录条目格式：段落符号式、表格式等。
4、著录用文字和著录信息源：规范的简化汉字，被著录档案。 三、著录项目细则
四、档案著录的组织管理 1、著录级别的选择 2、著录标引环节的选择
第五节 档案标引
在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，称为档案标引。
一、档案标引方式
1、按标引的规范化程度分，可分为自由标引和受控标引。 2、按提供检索标识的数量分，可分为浅度标引和深度标引。
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3、按主题分析方法分，可分为概括标引和分析标引。 4、按标引单元分，可分为综合标引和分散标引。 5、按利用者需求分，可分为全面标引和对口标引。 二、档案标引的质量指标 1、标引的网罗度。 2、标引的专指度。 3、标引的一致度。
三档案标引的步骤与方法
1、主题分析（主体、通用、位置、时间、文件类型） 2、概念转换
4、审校（自校、互校、总校） 四、标引规则
五、自动化标引的质量控制
第六节 档案检索工具 一、档案检索工具的作用
档案检索工具是记录、报道和查找档案的工具。它的基本职能有两个方面：存储、查检。
档案检索工具在档案管理中具体表现为以下作用：桥梁作用、交流作用、管理作用。 二、当检索工具的分类
1、按编制方法分：目录、索引、指南。
2、按载体形式分：书本式、卡片式、缩微式、机读式。
3、按检索范围分：全宗范围、档案馆范围、专题范围、馆际。 4、按功能分：馆藏性、查检性、介绍性。 三、档案检索工具体系
作用：从一定意义上讲，一个档案馆的检索工具体系标志着该馆可能提供的全部检索途径，并直接影响系统的检索效率，是决定该馆整体检索功能的关键因素之一。 基本要求：
1、要有一定数量的不同种类的检索工具。 2、不同种类的检索工具要能够功能互补。 3、检索工具设置要与利用需求相结合。
4、馆藏性、查检性、介绍性检索工具并举，分类法与主题法相结合。
第七节 档案的计算机检索 一、档案计算机检索的特点 1、检索方式自动化。 2、检索速度快。 3、检索途径多元化。
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4、检索效果好。 5、检索灵活方便。
6、对计算机检索系统的依赖性。
二、档案计算机检索系统的流程和结构 输入――输出 硬件、软件、数据
三、档案计算机检索策略
检索过程用逻辑表达式有以下3种关系：
1、逻辑与关系（AND）表示两个词之间的重合关系，一般用符号“*”或“·”表示。 2、逻辑或关系（OR）表示两个词之间的任选关系，一般用符号“＋”表示。 3、逻辑非关系（NOT）表示否定关系，即检索目标不包括该方面内容，一般用符号“－”表示。
第七章 档案的提供利用服务
第一节 档案提供利用工作概述 一、档案提供利用工作的含义
档案提供利用工作，亦称“档案利用服务”，是档案保管部门以收藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式和方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。
档案提供利用工作的基本内容，包括了解和熟悉馆（室）藏档案信息的内容和成分，各种档案检索工具的使用方法；分析和预测社会对档案信息的需求特点，把握档案利用需求的发展规律；向用户介绍和报道馆（室）藏中相关的档案信息线索，积极开展档案咨询服务；向档案用户提供他们所需要的档案文献。 二、档案提供利用工作的指导思想 1、全面地为档案用户服务 2、及时地为档案用户服务 3、准确地为档案用户服务 4、有效地为档案用户服务 三、档案提供利用工作的要求
1、档案收藏单位应为档案用户利用档案创作方便条件 2、档案收藏单位应当主动地开展档案利用工作 3、档案收藏单位应当注意掌握档案的利用效果
第二节 档案提供利用的途径与方法
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一、档案提供利用的基本途径
1、通过提供档案原件，满足有关档案用户的利用需要
2、通过提供档案副本或复制品，满足有关档案用户的利用需要 3、通过提供档案信息加工品，满足有关档案用户的利用需要 二、档案提供利用的几种主要方法 1、档案阅览服务 2、档案外借服务
3、档案展览与陈列服务 4、制发档案复本服务 5、制发档案证明服务 6、档案目录信息服务 7、档案咨询服务
第三节 档案咨询服务
一、档案咨询服务的基本内容与种类
1、准备咨询条件：应选派政治素质高，熟悉馆藏和档案业务，知识面较广的工资人员充任档案咨询员。在物质上应有丰富的馆藏，较完备的档案检索工具、参考资料、阅览及通讯设施。
2、开展日常的咨询活动 3、开展特殊的咨询服务活动
4、档案咨询的种类：A、按内容性质，可分为事实性咨询、指导性咨询、检索性咨询。B、按咨询的难易程度，可分为一般性咨询和专门性咨询。C、按档案咨询的形式，可分为口头咨询和书面咨询。 二、档案咨询服务的特点 1、被动性与主动性 2、针对性与及时性 3、科学性与政治性
三、档案咨询服务的步骤 1、接受用户咨询 2、分析用户咨询问题 3、帮助用户查找档案文件 4、答复用户咨询 5、建立咨询档案
第四章 档案用户调研工作 一、档案用户需求调研的原则 开展档案用户需求调研，必须坚持和遵循一定的准则，如客观性原则、针对性原则、全面性原则、系统性原则，以及服务性原则等。这些原则在档案用户需求调研工作中，
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起定向作用。
二、影响档案用户需求的主、客观因素 1、社会因素（政治、经济、文化）
2、档案工作因素（方针、政策、服务质量、管理水平） 3、档案用户自身因素对其利用需求的影响
三、档案用户需求构成与各类档案用户的利用需求特征
1、档案用户需求的构成：学术利用、实际利用、普遍利用。 2、各类档案用户需求的特征：
四、档案用户需求的几点带有规律性的认识
1、档案用户需求行为与社会环境及有关单位工作任务（和计划）的同一性。 2、对档案信息的宣传报道程度与档案用户需求强度的同一性。 3、档案用户需求心理的求便规律。
4、档案用户利用档案的行为结果对其以后需求行为的影响规律。
第五节 开放档案工作 一、开放档案的含义
开放档案就是将一般可以公开的档案文件和已满一定保密期限的档案，解除“封闭”，向社会开放，允许档案用户在履行简便的手续后即可通过一定的方式，进行开发利用。
1、确立档案开放的范围，已满一定保密期限的档案，向所有公众开放，非仅机关组织、大专院校和研究人员。
2、明确了开放档案的用户对象，任何自然人与法人。 3、简化利用手续是开放档案的基本特征之一 二、开放档案的依据与意义
1、开放档案的依据A、理论依据，档案作用理论和档案价值理论；B、实践依据，开放档案为推动社会政治、经济、文化、科学技术的发展，起了良好的促进作用；C、法律依据，1987年9月5日人大通过的《中华人民共和国档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放”。1990年发布的《中华人民共和国档案法实施办法》，又对开放档案的起始时间、开放档案的利用等事项，作了进一步解释和说明。另外《档案馆工作通则》、《各级国家档案馆开放档案办法》等都有规定与说明。
2、开放档案的意义：A、开放档案是有利于社会进步的新方针，是加快我国政治民主化进程的一个新步骤。B、开放档案也是现代档案馆自身发展的一项重大措施。C、开放档案可以促进档案馆的各项业务建设。 三、开放档案的条件
物质条件、检索条件、制度条件、社会档案意识条件。 四、开放档案的鉴别
1、确定开放期，有关经济、科学、技术、文化等类别的档案，其开放期可以少于
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