第十四条 涉密公文的发文规则:“明来明复，密来密复”;主件和附件的秘密等级一致。
第十五条 请示应当一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级和业务主管部门审批的同时，抄送有关单位。报告不得夹带请示事项。
第十六条公司对外发文必须交公司办公室统一处理。 第十七条不能发文的几种情况：
（一）不能对领导者个人发文(特别是请示、报告，不能出现领导姓名)。
（二）所属部门(办公室除外)之间的工作往来一般不发文。
（三）公司所属部门不能对系统外发文。
（四）相关部门就有关问题未协商一致时，不能各自发文。
（五）能用简报、电话、函等形式解决的事宜，不发文。 （六）不属于本部门职责范围，但在履职时反映出来的事项，应以信息、简报形式反映，一般不正式发文。
第五章 发文处理
第十八条发文处理是指以本公司名义制发公文的过程，一般包括拟稿、部门审核、会签、核稿、签发、排版、校对、用印、分发、归档、销毁等程序。
第十九条以公司名义发文，由承办部门负责起草公文，经部门负责人审核、办公室主任核稿、分管领导或总经理、董事长审批后，由办公室统一编号印发。公司所属部门就自身职能与业务范畴向公司内部发出一般性或专项工作要求、会议通知等，以部门名义发文，由承办部门负责按本制度要求起草公文，经部门负责人、分管领导或总经理审批后自行印发。
第二十条起草公文的要求
（一）拟制公文必须使用公司规定的公文模板，符合公文格式要求。
（二）拟稿人应按公司《发文审批表》（附件3）上的栏目要求填写清楚。
（三）行文应内容合规合法，主题突出、逻辑清晰、语法规范、表述准确、文字精炼、简明扼要。
（四）人名、地名、时间、数字、引文、计量单位、标点符号准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，并加括号。引用外文应当注明中文含义。时间应当写明具体的年月日。
（五）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数
和在词、词组、惯用语、缩略语等数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（六）文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的外文全称和中文译名。
第二十一条草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求，应使用钢笔或签字笔，也可用激光打印机打印，不准用圆珠笔、铅笔和彩笔，不得在文稿装订侧处书写。
第二十二条拟稿部门审核。草拟后的公文应由部门领导审核。审核的主要内容包括文稿数据、事实是否准确；所提要求、办法、意见和措施是否切实可行；所要说明的问题是否全面清楚；文件是否需要有关部门会签；公文主送、抄报抄送的范围是否准确；附件是否齐全等。
第二十三条其他部门会签。公司发文凡涉及其他部门的应在拟稿后由起草部门送交有关部门领导会签。
第二十四条核稿。公文经过部门审核、会签后，应由公司办公室主任或其委托人对拟稿进行核稿。核稿的主要内容：是否需要行文；内容是否合法合规；提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；文字表述、文种使用、公文格式是否准确、规范等。
第二十五条签发。
（一）向上级单位、业务主管部门的请示、报告等，由
公司办公室先送分管领导审核会签，再送总经理签发。
（二）需紧急签发的公文，负责签发的领导因出差等原因不能书面签发时，由公文办公室通过电话等方式请示负责签发的领导。经负责签发的领导同意，文件可按程序发出，在领导返回后2日内要进行补签。
（三）授权签发
公司贺电、唁电及公司办公室职权范围内的一般性公文授权公司办公室主任代签发。
（四）签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。
第二十六条排版、校对、用印和分发
（一）公司办公室首先复核公文的审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全。
（二）符合发文条件的文件，应交由公司办公室文秘对签发的公文进行统一编号登记《发文登记簿》（附件4）后打印清样。
（三）将公文定稿制文后履行用印手续，在公司办公室登记用章，并按公文要求登记分发。
（四）发文可通过纸质公文印发、公文邮箱及办公系统平台三种形式进行发布。
（五）外送公文需要收文单位签收，需填制《文件发送登记簿》（附件5）。
第二十七条会议纪要的发文。
（一）公司级办公会、周例会、月例会、年会由公司办公室记录；各部门组织的专题会由部门负责记录。
（二）负责会议记录的部门，需按照会议记录分析归纳、总结提炼出会议纪要，经公司分管领导审核后印发。
（三）部门内部业务例会、部门级别的专业会,由会议组织部门按照公文规定的格式进行排版、印制；公司办公会、周例会、月例会、年会、公司级别专题会等会议纪要由公司办公室负责排版、印制。
第六章 收文处理
第二十八条收文处理主要包括签收、登记、拟办、批办、承办、督办、移交等程序。公司办公室负责公司外来文件以及各部门报送公司领导的文件的处理。各部门负责本部门外来文件以及公司下发文件的处理。
第二十九条收文的类型分为办理类、传阅类、批示类三类。
（一）办理类公文，是指需要公司办理的上级单位和其它不相隶属单位的来文，以及需要答复的各分/子公司的请示和要求转发、批转的公文。主要包括：
1、政府相关单位下发的需要遵照执行或参照执行的公