办公室主任管理文件
第二节 服务领导的工作方法
一、向领导汇报工作的方法
秘书向领导汇报工作是最起码、最经常的工作之一，也是秘书的基本功之一。
1.做好准备
无论是对领导布置的任务完成之后或中途的工作汇报，都翻开本子回忆对照一下领导布置任务时的指示，检查一下准备汇报的内容是否符合领导的意图。大致考虑一下汇报问题所需要的时间。如果时间较长，则要事先与领导打好招呼或约定时间，待同意后，准时去汇报。较复杂的问题或向几个领导同时汇报时，要打好腹稿或拟好汇报提纲，以免遗漏。
2.要开门见山
即直截了当，干脆利落，突出重点。领导工作繁忙，要节省时间，一般以半小时以内为宜，过久易分散精力。汇报时一般只谈一个问题，如需汇报几个问题，汇报之前先点题目。要根据领导的年龄、习惯、特点，掌握好汇报速度。汇报中谈到观点、数字时要放慢速度，必要时还可将事先准备好的文字说明和数据呈上，使领导边听边看，加深印象。
3.要有论据
反映情况或提出议论要有充足的理由，情况要属实，准确，不能讲“大概”、“可能”、“差不多”等含糊不清、模棱两可的情况。对没有经过核实、没有把握的事情，要按事情的本来面目反映其真实的情况，并说明情况来源和可靠程度。当领导提问答不上来时，不可随意编造，要记下待事后补充汇报。
4.要选好时机
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一般情况下，当领导学习、思考问题、接待客人、阅文、休息时，不去打扰。有时限的情况汇报要及时，失去时机，情况本身就可能失去使用价值。汇报时要举止大方、明快、谈吐清楚，不必拘谨，更不必唯唯诺诺、卑躬屈膝。
二、观察问题的方法
作为领导的秘书，随领导外出的机会多，有很多的观察社会现象的条件，秘书必须具备一定的观察能力，及时发现并向领导提供一切有价值的信息，从而对领导的决策和工作产生积极作用。秘书观察方法的特殊性表现为观察方法的两极性或称二重性。
1.客观观察与微观观察
前者的任务是发现全局性的、综合性的、规律性的东西，后者的任务是发现局部的、单项的、特殊的东西。
2.表面观察与深入观察
前者揭示事物的表象、形式，后者揭示事物的实质，内在联系及其变化规律。
3.定性观察与定量观察
前者揭示对象的属性，后者揭示量的变化。
4.纵向观察与横向观察
前者观察对象的历史发展，目前状况与发展方向，后者观察对象与周围同类事物的联系与同异。
5.上向观察与下向观察
前者观察决策者意图或上级领导和机关的部署，后者观察决策具体实施者的行为动态和反应。
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6.正向观察与反向观察
前者观察决策实施中的经验和成果，后者观察决策实施中反映出来的教训、缺陷和失误。
7.直接观察与间接观察
前者秘书人员亲自对对象进行观察，后者是利用下级机关和有关对象的资料、报表、录像等媒介进行观察。
8.受命观察与主动观察
前者观察领导指定的对象，后者观察领导未指定而又与秘书工作有关的对象。
9.长期观察与短期观察
前者是对对象进行系统的连续观察，后者是对对象进行临时的短暂观察。 上述这些观察方法，要求秘书根据观察目的的需要，有选择地、灵活地交替运用，切忌生搬硬套。
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第三节 具体服务工作要求
一、下乡外出时的服务
1.做好准备工作
首先在接受领导交给的任务之后，要了解领导同志外出时的任务、意图、时间、方向和地点，然后根据任务做必要的学习和研究，协助领导考虑完成任务的措施。
要做好各种具体的准备，选带有关的文件、学习材料、参考资料、地图和所去单位主要领导的名单等；要安排好车辆，提醒司机做好应有的准备。如不带车，就要提前购买好车、机、船票，熟记发车(机、船)时间，座位号数，是否有送行人员，是否有接站人员，旅行中领导的饮食安排，下车后第一站去向等等，均要提前检点。同时还要注意在临行前一、两天，将领导的出发时间，所乘车(机、船)次、座号，一行人数(包括司机)，所到地点和所需了解情况或准备解决什么问题等基本情况及时通知给对方领导或单位。外出即将结束返回，要提前告知本单位，以使本单位做好必要的接应准备。
2.外出期间
(1)对领导的活动日程(如听取汇报、调查研究、座谈走访、看望人员、参观及行动路线)进行周密细致的安排。在征得领导的同意后，通知有关单位的领导，并告有关单位做好应有的组织和准备工作。活动中要根据领导同志的习惯，及时提供有关资料，如所去单位领导的姓名及主要情况等。
(2)根据领导的意图，围绕外出的任务，搞好调查研究，掌握第一手材料，为编写专题调查报告和综合汇报材料打好基础。如果有单位要求领导讲话，要根据领导的授意或与领导沟通意见，认真准备好讲话提纲。
二、参观学习的服务
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1.做好准备工作
出发前的准备，包括思想准备、资料准备和后勤物质准备。
(1)思想准备
秘书要对即将开始的参观学习目的，所走的路线，到些什么地方和单位，需要多长时间，要领会领导的意图，避免盲目、被动。
(2)资料准备
对参观学习地区、单位的主要经验、主要特点要有所了解；对该地区、单位领导成员、姓名，主要负责人爱好等也应有所了解；对该地区、该单位的生产形势、规模、技术设备条件，历年来主要经济技术指标，对该地自然环境、风土人情、历史、现状、物产资源方面的情况等，均应寻找基本的情况和资料并力求熟悉。同时也要根据领导的目的有针对性地索取一些本地、本单位这些方面的基本情况，以便在领导参观学习过程中分析比较，使学习更有针对性。同时还需要掌握近年来上级有关会议的精神、指示、文件等方面的资料。有的要尽可能烂熟于胸，有的则必须作为资料携带。
(3)后勤物质准备
除了准备好领导的办公用具、生活用具、必备药物外，还要预支足够的经费。如果带专车，还应关照司机提前检修好车辆，并准备好所需要的备用器材。
2.参观学习期间
在参观学习中，秘书要注意眼明、多思、善于分析情况。在参观学习现场，秘书要眼看心想，灵活敏捷，善于观察并尽可能进行较深层次的思考，从现象中捕捉具有典型意义的经验。对领导提出的问题和对方的解释要及时记录，现场解答不了或解答得不完全而又比较重要的情况，事后要找有关人员了解。
在听取经验介绍时，一方面要做好记录，另一方面注意索要对方有关的文字材料，发现情况有矛盾的地方，要进行核实。在个别走访时，秘书免不了与他人接触，言谈要朴实、态度要谦虚和蔼。有时对方也打听本地、本单位的情况，要如实介绍，不要故弄玄虚或言不及义。
参观学习返回后，认真做好总结。总结有时不一定秘书本人动手，也可交