办公室主任管理文件
书再进行处置和整理的，或者是私用文书(这些区分的范围需事先请示经理)，需经理办理的要直接送交经理。
如遇经理正在出差途中，而不能确定是否应将邮件送至出差地时可与副经理协商。经理不在时如果有与经理直接有关的留言、电报、快递，可用电话告知。
第五条 日常运转工作
这项工作的具体内容涉及出席会议、旅行、参加宴会、拜访、起草文件等各方面。
1.日程的设计及其安排
对所确定的经理应处理的事项如会见、出席高层职员会、总会等会议的日期和时间进行记录整理，并随时进行调查，协助经理制定出的日程表。
日程计划应记入每月日程表必要时在上面记下预定内容和变更情况。 2.准备及安排
有些工作需要特别的准备和安排，这些工作通常都有一定的时间限制，因此必须提前做好适当的准备。
第六条 用品的整理
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秘书应将经理工作中所需的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全。这一工作根据经理具体执行公务情况的不同而有所不同。
1.在办公室内
平常经常使用的物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量，为此，应设计一张用品及备用品的明细表，在上面记下品种、一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期，最好能做到事先心中有数。有了明细表，还必须存有一定量的备用品，以便随时补充。
2.经理外出时
经理外出时需使用的钢笔、铅笔等，每天都应注意事先准备好一定数量，需要收入提包内的物品也要作同样考虑。这些需要准备的物品应在询问过经理后制作一张明细表事先贴在那里以防遗漏。如果是出差，还应考虑出差地点和天数等，更要经常征询经理意图以准备好所需用品。
3.文件、资料的准备
首先要清楚哪些文件是要用的，如不明白，要详细询问，以便将可能会用的文件材料一并准备齐全。然后画一张文件明细表以方便使用。机密文件可以直接交经理或是用封袋密封好后等待经理的指示。
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第七条 文件整理业务
1.为使经理处理完毕或正在使用的文件不丢失、散乱，并且随时可以根据需要对这些文件进行整理。整理工作首先要根据经理意见将文件分类，并放入固定的装具和容器内，使用中还要经常整理，做到很容易查到文件。
2.整理工作的关键是分类项目的确定，保管及整理文件用品的选择和整理、借阅手续的完善。
3.业务用的文件分为正在处理的文件，正在运行的现行文件和已处理完毕的文件，此外还有机密类文件。根据应用情况还可以分为每日必用、常用和不常用三种。
4.经过这样的整理后，有必要对其进行装订，并给每一个文件集合体以一定的户头名称。应在听取经理意见后再制一张文件分类的明细表，将表张贴在保管场所或保管人的桌子上便于参照。
第八条 整理、清扫工作
此项工作应由秘书督促事务员和勤杂工来完成。工作中须注意如下几点：
1.清理桌面。
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台历和墙上挂的日历要每天调整日期。桌子要擦抹干净。墨水瓶、笔杆、笔盒、吸墨纸、剪刀、裁纸刀、印泥及其他规定的常用品及用纸要准备好。墨水、笔尖、笔杆、糨糊、别针、印台、铅笔、活动铅笔、圆珠笔、裁切刀、钉书机、吸墨纸、橡皮等都要按要求备齐数量。将前一天取出的图书、文件放回原处，有破损和污染的物品要清扫或更换。
2.室内的杂物、家具如桌子、烟灰缸、椅子、烟盒等，都要放在固定的地方。
3.根据当天的天气情况随时调整空调和窗帘。 第九条 代行业务
秘书可以代行的事务主要有： 1.参加庆典、丧礼等仪式
这种场合要特别留心服装和服饰品及行为仪表的得体，同时还要十分讲究寒暄、应酬的用语。因此，也可以平时将各种不同场合的范例及标准寒暄用语综合归纳，以便查阅。
2.转达经理意见或命令
转达是将经理意见的原话转达给对方，不能夹杂个人的感情和意见。
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表达经理意见要完整准确，一旦马虎将会引起不一致的后果。针对工作的命令，在转达时要注意简洁、迅速。有时根据情况，还要将对方的答复向经理汇报。
第十条 会计事务
该项事务是指由经理直接使用的几种账目的管理，包括：各项物品的购入及发放、资产的调配及运用、现金收入及支出等方面的账目记录及管理。
1.关于资产状态及收支情况要制作明细表，至少一个月要制作一张月报表，在特殊情况下，要随时根据经理及副经理的要求拿出报表。
2.处理资产状况还应注意以下几点：
(1)支出及收入可以根据原始凭证将其发生额记入现金出纳账中。现金出纳账与现金余额的多少应保持一致。票据上要有经手人和秘书的印章以明确责任，每个月应有两三次，将这些收据汇总后让经理过目。
(2)日常的现金支出应限定一定的数量，除此之外，若有特殊项目，应申请特别支出的资金或开出支票。
(3)开具支票需有收据或其他凭证，并在支票上记下用途，由经理盖章。