办公室主任管理文件
公务信件应在信纸第一页的左下方写上收件人姓名。
(6)署名(Signature)
署名要使用全称，以示正式和尊重如用T·Yamada，就不如用Taro·Yamada。
2.信封的写法
信封的格式如下所示： Mr.Taro Kobayasi 2 Taisido Setagaya Tokyo Japan
另外，信封中还有一些常用词，比如转送(Please forward)、亲启(Private)、加急(Immediate)、把××转交(Kindly forwardedby Mr ××)等。
第三条 祝词及礼仪信件的处理
秘书经常要为各种各样的典礼、仪式写祝辞。祝辞的要领是简短，但
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重要的内容不能遗忘。公司备有祝辞礼仪大全，秘书可增删后使用。
第四条 邮寄物品的处理
秘书必须了解有关邮寄物品如信件、电报、包裹的常识。 1.普通邮件
(1)第一种邮件(信件) ①定形邮件
重量分25g、50～100g、100～250g、250～500g、1kg、2kg、3kg、4kg。
②简便信件
(2)第二种邮件(明信片) ①明信片 ②贺年卡
××元
××元 ××元 ××元
③往返明信片 ④小盒明信片 (3)第三种邮件
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通报、公报、每月发行三次以上的报纸和推销商发出的邮件。 (4)第四种邮件(免封装邮件) ①函授教育 ②盲文邮件(免费) 2.特殊邮件 (1)挂号信 ①现金。 ②非现金。 ③简单挂号。 第五条 旅行安排
秘书必须为上司做好安排旅程，购买车票等工作。 1.旅行日程
应先写出日程安排，发往所到之地和公司内有关部门。 2.购买票据
购买票据时应注意下列事项：
(1)乘车票、卧铺票,特快票购买最好提前预定。
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(2)购来的车票是几号车，座位号等要记下来，以便和迎接的分公司联系。
(3)对常用的飞机航班和火车时刻应事先准备一张表。
第六条 礼品的回赠
接受经理购买礼品的旨意时，应先询问预算，确认送礼目的，在被问到“买什么好”的时候，秘书要懂得一定的商品知识。为此秘书平时要很好阅读百货商店的介绍，有空还应该到一些专卖店进行调查。并问清受礼方的爱好、年龄等。
第七条 就餐礼仪
1.就餐不要出声音，喝汤时不能吸，饭后最好不使用牙签。 2.餐具应从外侧取用，刀、叉分放盘子两侧表示还要继续用，若用餐完毕要将刀叉一并放在盘子右侧，此时侍者会撤下盘子。
第八条 服饰要求
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1.服饰必须清洁卫生，不能染上脏物。对女秘书来说，重要的是表现内在美，提高修养。有好的修养，对服装的鉴赏力就会提高。
2.秘书在公司时不应穿着过于漂亮。
3.注意在以下场合的服饰要求：散步时不要戴耳饰，参加宴会时，套裙下不可穿短袜和低跟鞋。
4.在服饰的色彩搭配方面要考虑全身色调的和谐，不可以同时使用三种同样的色彩。