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(4)资产分为土地、建筑物、有价证券、备用品及各种家具杂物的押金等。
应设立各种资产的台账及有价证券簿详细记录各种资产的内容、单价、数量，现有额及出入额等。
(5)银行存款及邮政储蓄要设存款底账。接受款项者应按名称分别立账并明示余额。
3.各种物品的购入和发放应特别注意有无使用申请和手续是否齐备，并及时入账以免遗忘和推迟记账。
第十一条 协助调查
公司的调查通常分为特命调查和一般性调查两类。公司在开展各种调查工作时，办公室秘书须做好协助工作。
1.进行调查工作时，秘书应选择合适的专家、顾问进行委托或将他们列为调查委员，并与之保持日常联系，需要时提出调查课题请他们完成。
2.有些专业事项的调查，秘书也可以亲自听取专家和当事人的意见，或在调查各方面情况后，将意见和调查情况汇总后报告给经理。
第十二条 文书工作
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文书工作有三个方面，包括信函写作、起草文件、以及誊清或印刷文件。
1.信函的完成
信件的写作首先要准备有不同内容的信件范文，同时还应备有辞典等工具书。
对经理经常会使用的信件种类可事先汇集为“标准通信范例”，需要时选择一种略加增删便可使用，较为方便。
2.文件的誊清及印刷
文件的誊清及印刷主要包括将草案以笔记形式誊清、用打字机打印、直接印刷以及辑录图书杂志上的有关内容等四项工作。
第十三条 联系业务
联系工作就是要向经理或副经理转达某项事情并向对方转告经理或副经理的意图，听取对方的答复，有时还要将这种答复再次告诉经理，进行反馈。
第十四条 招待事务
招待是指在经理外出、返回或有客人来访时的礼仪性款待，多指派事
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务员或勤杂工来完成。款待包括向导、收存携带物品，奉送茶点，迎来送往等。
1.为经理服务
为经理服务的工作内容主要有以下一些： (1)经理外出时应备好车辆。
(2)回到公司时，要接过脱下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并随时用刷子清洁这些衣物。
(3)从外面回到办公室的时候，夏天要递上湿毛巾、冰水、咖啡或苏打水，冬天应马上递上热茶和咖啡。
(4)还要视天气情况调好空调。 2.为客人服务
除对经理进行服务外，秘书还必须对客人进行服务，比如出入公司时参照对经理的服务进行接待。若需要来访者等候时，应递上报纸、画报等。炎热的时候，可请客人脱掉外衣等。
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管 理 工 具 2
秘书事务处理规定
第一条 一般信件的处理
1.书信在社会生活中对于联系人们感情、处理各种事务有着重要的作用。秘书必须能写漂亮的信件。
2.信件只有一页时，应在信封内再放入一张白纸更为妥帖。
信封的正面右侧写收件人地址、中间写收件人姓名，应有尊敬的称呼。收件人姓名下方可写“足下”、“秘书”等字样表示尊重，也可以根据信件内容写上“亲启”、“亲阅”、“急件”等字样。信封背面封口处通常用“×”符号或“封”、“缄”等字。
3.信件要写得平易、准确，文字写得正确、易读。
第二条 英文信件的处理
秘书到机要室发出英文信件时，应依照以下方法进行：
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1.信纸和信封一般采用白色，有时也可使用浅色调。信的结构分为书头(Heading)、起句(Opening)、正文(Body)、结句(Ending)、收件人地址(Address)和署名(Signature)六部分。
（1）书头(Heading)
将发信人的住址、日期写在左上角，日期也可写在右上角。商业信件和公用信件标识一般写在右上或中间处。
(2)起句(Opening)
一般在信件开头写上“Dear××”。美式信件多采用My Dear、或My Tanka等形式，而在英国使用“My”是亲近的表现，对地位高的一方应用“Sir”。
(3)正文(Body) 直接写主要内容。 (4)结句(Ending)
在正文内容结束后写上Yours sincerely,Yours truly，更亲切时可用Lovingly faithfully。对不认识的人通常用Yours faithfully。
(5)收件人地址(Address)
在社交用信件中，收件人姓名已写在信封上，因此正文中可省略。而