档案管理办法
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1 目的和适用范围
为加强集团公司档案管理，实现档案工作标准化、规范化、制度化，更好地为企业生产经营、开发建设服务，根据《中华人民共和国档案法》及《企业档案管理规定》，特制定本办法。
本办法适用于公司各类档案的管理。 2 职责
总经理办公室负责本办法的编写、解释；负责集团公司档案工作的综合管理；负责机关各部门文件的归档管理；负责档案信息资源的开发；负责对各单位档案工作进行监督、指导、检查；文书、业务部门负责文件的形成、积累、整理、归档；各单位办公室负责本单位文件的归档、保管、利用。
3 工作流程
3.1 档案工作的组织管理
3.1.1 集团公司档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则，维护档案的完整、准确、系统、安全，实现档案的有效利用。
3.1.2 总经理办公室负责机关各部门档案的综合管理，并对分公司、子公司、辅助生产单位（以下简称各单位）档案工作实行统筹规划，组织协调，监督、检查和指导。
3.1.3 机关各部门、各单位要指定专（兼）职档案人员，负责本部门、本单位文件的收集、整理、归档和保管、利用工作。
3.2 文件归档管理
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3.2.1 定义
文件归档是指对已经办理完毕的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、计算机盘片等不同载体的文件，按照规定程序和相关要求移交给本单位档案人员集中统一保管的过程。
3.2.2 归档范围
集团公司在企业改革、党群建设、质量管理、生产经营、开发建设、科技进步等各项工作中产生的，具有保存价值的各种载体文件，均属于归档范围，任何部门及个人都不得据为己有或拒绝归档。文件归档范围参照附表执行。
3.2.3 文件归档具体分工
3.2.3.1 属于集团公司保管范围的文件归档工作分工如下：
3.2.3.1.1 文书档案：由党委工作部、总经理办公室、企业策划部、工会、技术部、人力资源部、保安部、生产部、审计部、负责文件的积累、整理和移交。
3.2.3.1.2 会计档案：由财务部、工会、集团公司所属各相关单位负责对会计工作中产生的各种报表、账薄、凭证进行积累、整理、归档；
3.2.3.1.3 科技档案：由开发建设公司、技术部、综合经营计划部、负责对新建、改建、扩建及专项工程中形成的科技文件进行积累、整理、归档；设备档案：由集团公司所属各相关单位、各部门负责对新购设备的文字材料及图纸资料进行积累、整理、归档；
3.2.3.1.4 经营档案：由人力资源部、综合经营计划部、生产部、技
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术部、物资部、开发建设公司负责对生产经营活动中产生的各种报表、供热协议等文件进行积累、整理、归档；
3.2.3.1.5 人事档案：由党委工作部、人力资源部、工会、审计部负责对人事任免、审查、考核、晋级、入党（团）、奖惩处理等文件进行收集、归档；
3.2.3.1.6 声像档案：由党委工作部、技术部、开发建设公司负责对公司重要活动所产生的照片、录像带、光盘进行收集、整理、归档。
3.2.3.1.7 电子档案：各单位、各部门形成的电子文件，也要按照
档案管理的相关要求进行归档。电子文件是指集团公司各单位、各部门在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
3.2.3.2 属于各单位保管范围的文件归档工作分工如下：
3.2.3.2.1 文书档案：由党支部书记、团支部书记、支会主席、文秘等人员负责对所形成的文件进行积累、整理、归档；
3.2.3.2.2 科技档案：由技术人员负责对所形成的技术文件进行积累、整理、归档。
3.2.3.2.3 经营档案：由计划员、统计员、劳资员、能管员、安全保卫员、生产调度员负责对所形成的文件进行积累、整理、归档；
3.2.3.2.4 会计档案：由核算员、出纳员、劳资员负责对所形成的文件进行积累、整理、归档；
3.2.3.2.5 声像档案：由办公室负责对照片、录像带、光盘进行积累、
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整理、归档。
3.2.3.2.6 电子档案：由各单位、部门的内勤管理人员负责对本单位、部门所产生的电子文件进行搜集、整理。
3.2.4 文件整理、归档标准
3.2.4.1 文书、经营等文件的整理、归档按照《机关档案工作条例》及中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》执行；
3.2.4.2 新建、改建、扩建工程文件的整理、归档按照《科学技术档案工作条例》及中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》执行。
3.2.4.3 专项工程文件的整理、归档按照《科学技术档案工作条例》及集团公司专项工程归档范围执行。
3.2.4.4 会计报表、账薄、凭证的整理、归档按照《会计档案管理办法》执行。
3.2.4.5 干部档案归档工作按照《干部档案工作条例》及中央组织部印发的《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》执行；职工档案归档工作按照劳动部、国家档案局颁发的《企业职工档案管理工作规定》执行。
3.2.4.6 照片、录像带的归档工作按照中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》执行。
3.2.4.7 电子文件的归档按照中共中央办公厅 国务院办公厅《电子文件管理办法》以及国家档案局《电子文件归档与管理规范》执行。
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3.2.5 文件归档的基本要求
3.2.5.1 文件归档要求应用档案管理软件，将电子文件存储到数据库中，并按软件设置条目录入相关内容，打印出“归档文件目录”或“归档文件登记表”办理归档手续。
3.2.5.2 归档的文件必须按归档范围收集齐全、完整。
3.2.5.3 归档的文件必须准确反映工作的真实内容和历史过程；工
程施工文件应随施工进度及时整理。
3.2.5.4 归档的纸质文件，应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔。纸张规格除有特殊要求的以外，均应使用A4纸张。
3.2.5.5 工程技术文件中应由各岗位责任人签认的，必须由本人签字(不得盖图章或由他人代签)。工程竣工，文件组卷成册后必须由施工单位技术负责人和法人代表签字并加盖单位公章。
3.2.5.6 工程文件归档前，需技术部门(技术部或开发建设公司工程技术科)负责审核归档文件是否齐全完整，内容是否真实，并签字确认(不得盖图章或由他人代签)。
3.2.5.7 工程竣工图要求采用蓝晒图，不得使用计算机出图的复印件；图纸采用国家标准图幅，不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面，并在图标栏上方空白处加盖红印泥竣工图章。