档案管理办法
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3.2.5.8电子文件归档要求载体无划痕，保持清洁；载体无病毒；保证电子文件的完整性和有效性；把需要存档的电子文件集中，制做成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上（如光盘等）。
具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换成纸质文件或者缩微胶卷同时归档。
3.2.6 归档时间
3.2.6.1 文书档案：机关各部门在第二年五月前移交总经理办公室文书；总经理办公室文书于第二年六月前检查合格后集中归档；各单位于第二年六月前整理、归档。
3.2.6.2 经营档案：第二年六月末前归档。 3.2.6.3 会计档案：第二年六月末前归档。 3.2.6.4 外购设备：在开箱验收后随时归档。 3.2.6.5 技术进步项目：在鉴定后半个月内归档。
3.2.6.6 国家重点建设工程：在项目正式通过竣工验收后一个月内集中或分项归档。
3.2.6.7 新建、改建、扩建工程：工程决算书随时归档，其他工程文件在工程竣工验收合格后半个月内归档。
3.2.6.8 专项工程：在工程决算审核完成后半个月内归档。 3.2.6.9 人事档案：随时归档。 3.2.6.10 声像档案：随时归档。
3.2.6.11 各单位、部门产生的电子文件于第二年六月末前归档。
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3.2.7 归档手续
3.2.7.1 各部门、各单位文件归档时须办理移交手续，如实填写“文件移交清单”，并附“归档文件目录”。
3.2.7.2 机关各部门将文书文件整理完毕并填写“文件移交清单”附“归档文件登记表”后移交总经理办公室，总经理办公室文书将接收的文件及收发文处理的文件一起整理、编排件号后，填写“文件移交清单”附“归档文件目录”，移交总经理办公室文书档案员。
3.2.7.3 设备购置部门须填写“设备验收申请单”或“设备资产转固交接验收单”，经档案人员检查归档文件齐全并签字后，到财务部报销。
3.2.7.4 新建、改建、扩建及专项工程文件移交时，须经档案人员检查合格并在“文件移交清单”上签字，注明工程档案移交情况。财务部根据清单上注明情况办理报销手续。
3.2.7.5 每份电子文件均需在“文件移交清单”中登记；“文件移交清单”表应与电子文件的备份一同保存，并附有纸张打印件一同保存。
3.2.7.6 “文件移交清单”一式二份，双方各执一份。 3.2.8 归档份数
归档的文件原则上一式一份，重要的文件应一式二份或三份。如光盘可一份作为母盘封存，一份作为使用盘保存，一份异地保管。
3.2.9 考核办法
总经理办公室将按《绩效工资考核办法》对各部门、各单位的归档工作进行考核，对于不能按上述要求归档的部门或单位，总经理办公室
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有权拒绝接收并责令限期整改。
3.3 档案的实体管理 3.3.1 档案的整理
档案人员将归档的文件进行必要的整理，按照“归档文件目录”编制相应的“档案目录”。
3.3.2 档案的保管
3.3.2.1 档案排架：存放档案的柜架应用铁制密集架或档案柜；档案在柜架上的排列顺序应从左至右,自上而下；为便于管理和利用,柜架侧端应标志档案位置索引。
3.3.2.2 档案保管措施：保存档案必须有专门库房，且具备良好的卫生环境，做到“八防”：防盗、防火、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠和防污染；照片、录像带、盘片等要妥善保存，按照《照片档案管理规范》及《磁性载体档案管理与保护规范》执行；对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制。
3.3.2.3 底图保管：归档的底图，必须由项目负责人、设计人员签字，确定保管期限；归档的底图必须是全图，按工程项目编号清楚。
3.3.2.4电子文件的保管单位和部门要定期对电子文件的保管情况、可读取状况等进行测试、检查，发现问题及时处理。反映电子文件保管、利用过程的相关信息应当记录和保存。
3.3.2.5 档案交接
3.3.2.5.1 因档案人员变动进行档案交接时，交接双方应对照“档案
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目录”仔细清点，务必做到账物相符，同时办理档案交接手续。
3.3.2.5.2 档案移交长春市档案馆时，应按档案馆要求审查、整理，并办理交接手续。
3.3.2.6 档案安全检查
3.3.2.6.1 档案人员要严格按照《长春市档案安全保护条例》，做好档案安全保护工作，遵循“以防为主，防治结合”的原则。
3.3.2.6.2 档案人员须定期对档案保管措施和档案安全状况进行检查；每年要对档案进行一次清点，并将清点结果写出书面材料放入全宗卷中，对发现的问题要及时采取措施予以解决。
3.3.3 档案的鉴定
3.3.3.1 集团公司成立档案鉴定领导小组，并下设鉴定工作小组，负责档案价值的决定工作。
3.3.3.2 档案鉴定采用直接鉴定法，逐件逐页审查档案内容，认定其保存价值，确定保管期限，对没有保存价值的档案剔出销毁。
3.3.3.3 鉴定后，写出鉴定工作总结放入全宗卷中。 3.3.4 档案的销毁
3.3.4.1 对失去保存价值的档案进行销毁前，要编制“档案销毁清册”，各单位要上报总经理办公室，经鉴定领导小组审批后实施；电子文件的销毁应当履行有关审批手续；涉密电子文件的销毁应当按照国家保密法规的规定处理。总经理办公室档案销毁前要报长春市档案局备案。
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3.3.4.2 销毁档案必须在指定地点进行，并由安全保卫人员负责监销。销毁后，执行人与监督人在销毁清册上签字。
3.3.5 档案的统计
对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按照上级要求向长春市档案局报送档案工作基本情况统计表。
3.3.6 档案的利用
3.3.6.1 档案人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。
3.3.6.2 档案利用应本着积极开展档案信息资源和严格执行保密制度相结合的原则，扩大档案的利用率和利用面。
3.3.6.3 查、借阅各类档案，应持有单位介绍信和本人身份证、工作证，手续不全，拒绝查阅。
3.3.6.4 档案原则上一律不外借，必须在阅览室查阅，如有特殊情况，要严格履行借阅手续，并视档案重要程度交500—1000元押金。借阅期限为一个月，借阅期间不得转借。特殊档案如不能按时归还，须将档案交回办理续借手续。如超出规定时间，未办理续借手续，每天按10%扣除押金。
3.3.6.5 查、借阅档案时必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取和撤换档案材料，如损毁档案视情节轻重给予处分或罚款。
3.3.6.6 查、借阅档案时，查、借阅人应填写“文件借阅（归还）登