一个过程元素代表了工作进展的下一步。它与集成元素相似,但是比几个元素构成的元素组或组合更贴近工作流。图2-7说明了这一点。
WBS元素中的“检测与评估”是横向关联元素,也是开发过程的下一个步骤。如图2-7所示,“测试与评估”元素中的执行的工作“贯穿”了同一级中的其他元素,手册和数据、支持设备、飞行器(飞机)、维修设施都需要做测试工作。工作流按过程的顺序方向流动。注意,第二级中的其它4项元素是产品可交付成果。
在图2-8中,系统测试是一个过程元素,因为它是准备一台个人计算机交付给顾客这个过程中的下一个步骤。工作沿着过程的步骤流动。父级电路板的所有加阴影的工作包也都是过程WBS元素,产生电路板的中间可交付成果。
项目管理
虽然所有的WBS结构都包括前面四种类型的WBS元素中的一个或多个,但在每一个WBS结构中这些元素并不总是出现。然而,项目管理是一种特殊类型的横向关联元素,永远出现并且在较低级中具有集成、分析或过程元素的特征。因为所有的项目都有项目经理,项目经理起到支持项目的作用。
百分之百规则要求每一级WBS元素的总和要代表其父元素的百分之百的工作。因为项目经理要消耗资源,所以项目管理要涉及到的工作必须被包括进去。项目经理和项目管理办公室的人工成本和其他费用可能计入或不计入项目的直接成本;结果是资源被消耗了,项目管理活动也执行了。
表2-1包含了在项目管理执行中的典型工作包和活动的列表。表中第四级绝大多数由工作包组成。此外还有两个零持续时间的活动,合同授予和项目完成,它们是进度计划中十分有用的里程碑。将它们包括在这个列表中的优点和它们的用途将在本章后面的“WBS编号”部分中说明。
项目管理(第二级) 第三级 第四级 项目起始和完成 合同授予 项目完成 会议和审查 启动会议 月/季项目审查 当局的审查 会议和审查 过程审查 结束会议 行动内容跟踪系统 报告 月度进展报告 年度报告 预算/财务状况报告 计划 项目许可证 主进度计划 项目计划(当前阶段和今后阶段) 风险管理和其他计划 项目财务和预算 控制 进度计划跟踪 成本跟踪 挣得值管理分析 偏差分析 矫正分析 周围工作 行政管理 项目支持 项目管理办公室 空间/重新布置 相应的控制系统 采购/购买 分包管理 合同管理 第三级 第四级
第四级中的一些工作内容经常由上一级组织完成,可能不会出现在项目的WBS中。此外,如果某元素有很多的工作要执行,则该元素可以获得第二级的地位以使其通过WBS获得对它的注意力。在任何情况下,如果一个元素涉及了工作和资源,这些资源和工作将会在项目计划中有所反映。此外,编制计划的规则之一是计划中要包含那些不能自动执行的工作内容。
百分之百规则可以应用于第三级和第四级的所有工作中,所有重要的工作包或活动都必须被包括。计划和资源分配必须涵盖项目管理中的大量工作。
WBS字典 WBS字典是用来定义和描述每一个WBS元素中将要执行的工作的文档。它提供的信息不必很长,但应该充分地描述所做的工作。许多组织都发现,使用一个表格来集中WBS字典的信息是十分有用的。表2-2就是这样一个典型的表格。
表格中的数据都是字典必须包含内容。然而在一些组织的实际应用中会收集到更多的数据,诸如预算数据、计划数据、交付数据、挣得值管理数据,都可能是特定的WBS元素中的一部分。这些数据对工作包是有用的,但是对总结或更高级的元素可能用不到。
下面是一个对一个名为“培训”的WBS的典型WBS字典描述,可能会在第二级中出现。 WBS1.4培训。这个元素包含可交付成果的培训服务、手册、附件、培训帮助和培训设备,用来指导客户最大效率地学习怎样操作和维护系统。这个元素包括所有与设计、开发、可交付成果、可交付的培训设备的生产,以及可交付成果列表中定义的师生指导和可交付培训服务。
WBS字典的优势之一是用文字描述每个元素的工作规范。简短、总结性的WBS元素描述经常是模糊的或容易引起误解的,而WBS字典能够消除可能产生的任何误解。
有些计划人员发现使用字典中已实施活动的术语来描述WBS元素十分有效。其优点是不需要WBS字典也能够明确元素中的工作。然而,活动术语的使用也会引起混乱,并
可能会失去一个基于名词——产品WBS所需要的规范。使用基于活动的WBS元素描述的另一个缺点是很难评估是否违背了百分之百规则。
用来描述每个元素工作的WBS字典能够方便的转变为对项目或子项目的综合性工作陈述,字典的作者可以确信WBS字典涉及所有要执行的工作。因此,全部项目范围也就被清楚和易于理解地定义了。
工作包
WBS的最低级被定义为“工作包”级,这一级为定义活动或者
给特定的人或组织分配任务提供了一个逻辑基础。WBS结构的主要目的就是确保项目中要执行的所有工作都被确定。WBS只分解到工作包一级,但是,如果超出WBS的范围,工作就必须被细分到可以充分实施计划和控制的点。在工作包下面的活动级(作业级)是网络计划执行的层次。每一个活动都有特定的和预期的持续时间、资源、成本、绩效要求和产出,这些都被概括在工作包中。(这将在“使用WBS开发活动”部分详细讨论。)每一个工作包都应该有一个指定的个人或组织对所执行的工作负责。
工作包是一个特定组织所执行的活动的集合,通常一个特殊的WBS元素有一个特定的成本帐户号,这可能是一个大的分包工作包。工作授权表中要确定预算水平、起始和终止日期、责任组织和要执行的工作的简要陈述,工作授权表及其等价文件通常用来批准工作包中要执行的工作。图2-9说明了项目X的WBS、工作包以及活动之间的关系。
一级 项目X 二级
三级
项目管理 文件 PC 系统测试 系统分析 结构 电路板 硬盘 电力系统 组装 子系统测试
四级: 工作包 ? 设计 ? 采购
? 制造
? 组装 TEST 五级:在计划表或网络图中 测试工作包的活动
图2-9 WBS、工作包和活动之间的关系