及时供应,又了大大减少了物料库存资金占用,保证JIT供应的落实;另一种情况是,企业在客户所需销售地存放产品或备件,既提高了响应速度,又有利于企业节省在产品库存方面仓库建设的投资和日常仓储管理的投入。
其它如库存存货、在途存货、暂估存货、委托加工存货等不同存货形式都不同影响存货的区分及库存的管理。 2.2.3 库存管理复杂性
灵活的库存管理机制增加了库存管理的复杂性。库存系统是企业系统的一部分,库存成本管理的目标应该受到企业总目标的制约。因此,库存并非最小对于整个企业来说是优化的,如果适当增加部分库存能够减少其他形式的成本,且其节约额超过了库存成本的增加额,那么企业应该选择增加库存。因此,究竟何时增加、增加多少、增加什么,加大了库存管理的复杂性。由于传统企业IT技术应用水平低、管理模式落后,库存管理未能实现高度自动化、相关业务未实现信息资源共享,在各环节之间存在一些问题。
(1)采购环节。许多企业的存货管理在申购、采购、保管、领用等环节往往相脱节,采购员综合素质较低,采购员不了解库存或生产的现状,购料没有申请单,对要采购的材料情况不了解;采购没计划单,盲目采购,导致存货积压,流动资金占用额高;订货时没有询价,对供方纳税规模不关心,无增值税抵扣,最终导致购货成本过高。
(2)存储保管环节。仓库简易、露天堆放大宗原燃材料,缺乏专人专业管理,不能保证存货的安全完整;库房账目不规范,仓管员不按实际收发时间记账,直达生产现场的材料账目漏、错记,甚至出现库存数红字余额;仓管员没有实质有效地分析领、用、存材料,库存没有可靠的依据。
(3)出库环节。缺少内部牵制制度,材料的领用审批不严。材料被盗、被毁无人重视。毁损待报废、超储积压存货储备在年度的清产核资中要作为重点问题进行上报,但往往是只有上报,没有处理结果;工器具及劳保用品重复领用或被职工私自领用无人监管,造成企业的损失浪费。
(4)销售环节。有的企业为达到少缴税款的目的少确认销售收入,私设小金库;有的企业为达到在优惠期后少缴税,提前确认销售收入;关联企业之间货物相互转移,不通过账面显示或内部定价偏低;代销、赊销商品不计库存等等,诸多人为操作导致了企业账面库存与实际库存数不相符合。 2.2.4 第三方物流管理未能充分利用
随着市场经济的不断发展,物流管理水平已成为降低成本、追求利润最大化的重要竞争途径。第三方物流在我国发展历程较短,企业仍然保留着“大而全”、“小而全”的经营组织方式,从而使我国目前第三方物流市场占有率不高。而第三方物流更强调提供最有利于用户的服务,强调与供应链中其它成员的联系和合作,认为第三方物流企业的利润来自于委托物流成本节约的一部分,两者间的利益是一致的。目前大多数企业还没有形成这样的管理策略,在认识上还没有意识到第三方物流应该成为企业生存和发展的基石,而不愿将物流交给第三方,这不仅仅是价格问题,更重要的是其商业秘密不可为他人所知。
2.2.5 存货管理模式存在缺陷
存货管理注重了内部物流系统的整合,忽视了企业外部物流资源的利用。企业存货负责计划、采购、储存、领用、出库全过程的管理,占用了大量的人力、财力和物力,没有充分利用和整合社会物流管理资源。存货管理中,注重了存货的收、发、存的管理和实物保全,但对存货的价值管理重视不够。在管理手段上,注重了运用数学模型,确定最佳经济批量和最佳进货时间,忽视了通过优化业务流程,加强信息系统的建设,优化存货管理。
存货内部控制是企业的重要控制环节,没有有效的内控制度,存货管理很容易出现漏洞,如:材料采购与产品验收入库由一个人完成,就可能出现质次价高、缺斤短两现象;产品销售与出库由一个人完成,很容易出现货已发出但未确认收入,最后实物盘亏,当然也和从业人员的素质存在着很大的关系。
存货账面价值与实物价值不符。企业存货价值从报表上看账面价值都很大,但在实际变现时却不能顺利实现,主要是企业有许多滞销品、不良品却未计提跌价准备。存货因其种类繁多,收发频繁、往往又经采购、入库、保管、发放、使用等多道手续,而且其存货领用价格确定,会计核算方法又有先进先出法、加权平均法、个别计价法等到多种方法,不可避免会出现差错,影响存货核算的及时性、准确性,造成存货账面数与实际数不相符。
2.2.6 存货的核算计量不够准确
对于期末库存商品,新颁布的《企业会计准则》规定存货在会计期末应当按照成本与可变现净值孰低法计量,企业在确定存货的可变现净值时,应当以取得的可靠证据为基础,但是大多数企业并未做到按照成本与可变现净值孰低来准确体现存货的期末价值。主要有以下几点原因:一是企业有意粉饰经营业绩,不真实体现存货的跌价准备;
二是管理层在此方面未给予足够的重视,对于存货跌价准备可提可不提;三是有些存货的当前市价不易确定,或已无可比性,无法确定可变现净值,结果造成库存存货的实际价值未能得到准确体现。
发出存货计价方法的选择不够合理。对于发出的存货,采用不同的计价方法对财务状况和经营成果会产生不同的影响。存货计价的随意性会带来以下影响:影响资产负债表的真实性,使会计报表的使用者无法真正了解企业拥有或控制的资产总额及其构成情况;影响损益表的真实性,利用这样的损益表无法真正了解企业实现的利润与发生的亏损情况,无法正确评价企业的经营业绩;影响各项比率指标的分析,流动比率、资产负债率、存货周转率、营业利润率、资本金利润率都会受到不同程度的影响,使会计资料的使用者造成错误的分析、决策。
3 宏达科技有限公司存货管理面临问题的原因分析
3.1 “牛鞭效应”
在供应链中,每个企业都会向其上游订货,一般情况下,销售商并不会来一个订单就向上级供应商订货一次,而是在考虑库存和运输费用的基础上,在一个周期或者汇总到一定数量后再向供应商订货;为了减少订货频率,降低成本和规避断货风险,销售商往往按照最佳经济规模订货。同时,频繁的订货也会增加供应商的工作量和成本,供应商也往往要求销售商在一定数量或一定周期订货,此时销售商为了尽早得到货物,或者为备不时之需,往往会人为提高订货量。这样,订货量的层层放大,有可能导致最终的供应商所得到的订单需求是用户实际需求的几倍甚至几十倍。这给各个企业在库存管理以及生产方面都带来了极大的负面效应。我们称这种现象为“牛鞭效应”。导致需求变异放大的主要原因在于:
(1)企业之间的信息不对称,销售预测不准确。这是影响库存居高不下的主要原因。公众爱好具有易变性,很多因素都会引起不规则的购买倾向,从而导致一般用户和客户需求也具有很大的不确定性。另外客户与企业之间,如果信息沟通不流畅等,都增加了销售预测的难度。
(2)订货周期的不稳定,提前期估计不准确。这主要取决于企业的供货渠道是否单一以及供应商的表现水平是否令人满意。没有有效地与各个部门沟通,使得库存、在途货物以及需求等基本信息发生偏差。
(3)订货策略的失误和及时控制的能力较差,库存失衡。这种不确定来自订购部门本身。牵涉到是否有合理的订货策略,对上下游企业的供给及需求等信息是否了解准确及时等。
宏达科技有限公司也存在“牛鞭效应”的困扰。宏达科技有限公司涉及客户上千个,每个客户需求及时间都各不相同。其中D客户每次给宏达科技有限公司100%的订单,企业为满足客户需求,通常也会要求上游供应商供应一定的库存。但往往客户订单变化频繁,又或者直接减少五成的订单,造成一级一级供应商储备了较多的库存,最终形成“牛鞭效应”,造成库存失衡或库存贬值,给企业及供应商之间等都带来极大的损失。
3.2 企业间供应链进行存货管理存在不足
存货管理是企业物资管理的重要坏节,做好存货管理工作,对于保证及时供应满足生产需要,合理储备,加速周转,节约物资使用,降低成本有着重要作用。存货的成本在企业总成本当中占了相当大的比例,因此作为企业物流的关键问题之一,存货的管理和控制在企业运作中扮演了重要的角色。从市场营销的角度来看,存货作为企业物流的重要成分,其成本降低的潜力比任何市场营销环节都大得多,如企业物流成本占营销成本的50%,其中存货费用大约要占35%,而物流成本又会占产品全部成本的30%~50%。在美国,直接劳动成本不足生产成本的10%,并且还在不断下降,全部生产过程只有5%的时间用于加工制造,余下的95%时间都用于储存和运输等供应链的成本。
目前,多数企业已经采用管理信息系统,但企业之间仍缺乏供应链管理理念:一是公司没有把供应链管理作为企业的竞争策略,对企业物流的认识还停留在传统、简单的仓储管理、运输管理观念上,没有把供应链管理作为企业的竞争策略;二是公司分散的、无组织、无系统的物流管理忽略了供应链的整合作用;三是缺乏全面供应链成本观念,公司只是重视运输、仓储、采购成本等显性成本,对物流管理成本、库存持有成本、机会成本损失等隐性成本重视不够,未能充分利用第三方物流管理;另外,生产、采购、销售、设计物料等部门间协调困难,相互间扯皮现象严重;供应链管理提前期较长,95%的时间用于非增值活动等。从宏达科技有限公司的产业结构看,自营物流最为普遍,第三方物流发展滞缓,传统的存货管理模式对企业的自身物资资源和第三方物流明显利用不足。
3.3 内部控制制度不健全
第一,职权划分不清。企业内部有些机构设置不完整,管理人员身兼数职。企业存货的采购、结算入库、库存管理、生产加工、对外销售往往由不同的部门单独完成或共同完成的。从存货采购到实现价值增值的物流过程中,责任部门的职责往往有交叉,导致分工不明确、责任划分不清,容易产生存货管理的职责不清,责任不明,互相推卸责任,或存在管理上的空白区域。
第二,缺乏动态的监督机制。原材料的采购价格由采购人员与供应商进行协商,企业没有专门人员对价格做市场调研,单纯的凭采购人员与供应商签发的发票入账、报销,这就容易给采购员与供应商之间进行勾结提供机会,让采购员赚取“回扣”,有机可乘。
第三,存货质量关控制不严。许多仓库主管在管理方面的知识较为丰富,而对原材