第六章 会务工作
【内容提示】
●会议的作用和分类 ●会务工作的流程 ●会务工作的要求 ●会务工作的技巧 6.1会议工作概述
会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常而广泛的活动形式。开会，同人们关系极为密切；而组织安排会议，则同秘书部门、秘书工作人员的关系极为密切。秘书必须了解会务工作的一般程序和工作方法，并掌握会议服务的操作技巧，使会议举行达到预期的目的。 6.1.1会议的概念
会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，比如全国人民代表大会、党委会、厂长办公室等；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，比如中国人民政治协商会议等。我们这里讲的是指前一种。它至少包含四个要素：1、有组织；2、有领导；3、商议事情；4、集会（至少3人以上）。四个要素缺一不可，否则就不成其为会议。 6.1.2会议的作用
在我国，会议已经成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式。在宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，进行决策，布置工作，调查研究，交流经验，统筹协调，纠正失误，解决问题等方面都有重要的作用。
当然，这并不意味着会议是解决问题的唯一途径，会议并不是目的，只是一种手段；也不意味着会议越多越好，开的时间越长越好，相反，那种流于形式的会议不如不开。正确的态度是，会议不可不开，也不可多开；既要解决问题，又不能沉溺于\会海\；既要提高会议效率，也要讲求社会效益。
6.1.3会议的分类
1.按照会议规模（即参加人数多少）划分，主要有4种：
（1）小型会议，人数少则三五人，多则几十人，一般不会超过一百人。 （2）中型会议，人数在一百至一千人之间。 （3）大型会议，人数在一千人至数千人以上。
（4）特大型会议，人数在数万人以上，例如节日集会、庆祝大会等。 2.按照会议性质和内容划分，主要有5种：
（1）规定性会议即法定的必须按期召开的各种代表大会。
（2）日常性会议，即领导机关、领导同志贯彻民主集中制原则，实行集体领导，研究和处理日常工作的会议。
（３）专业性会议，即为研究某项工作，讨论和解决某个问题而召开的工作会议和专业会议。 （4）纪念性会议，即为纪念重大历史事件或重要人物、重要节日而召开的会议。 （5）座谈性会议，包括各种各样的座谈会、茶话会等。 3.按照会议形式划分，可划分两种：
（1）有会有议的，多数会议属于这种类型。
（2）会而不议的，例如报告会、传达会、动员会、表彰会、纪念会等。 4.按照时间划分，可划分为定期性会议和不定期会议，还可以划分为多次性会议和一次性会议。定期性会议也叫例会，到预定时间如无特殊情况必须召开，不定期会议则视情况灵活掌握，必要时随时召开。多次会议是指需要开两次以上的会议，一次性会议是指只需要开一次的会议。
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5.按照会议阶段划分，可划分为预备会议和正式会议。预备会议是整个会议的组成部分，是为正式会议做准备的会议，但在职权和效力上同正式会议有所区别。
6.按照开会手段划分，可划分为常规会议和电子会议。常规会议即传统性的会议，电子会议指电视会议、卫星会议、电脑电话会议、电子计算机会议等。 6.1.4会务工作的特点
会议从筹备到善后，有一系列会议秘书工作，即是通常所说的会务工作。会务工作做得好坏，是影响会议质量和会议效果的重要因素。会务工作包括起草文件、选择会场、布置场地、通知人员、安排食宿、交通保障、协调联络等工作，重要会议还包括安全保卫工作。会务工作有如下特点：
1．政治性。会议秘书工作从来都依附于一定的阶段、政党并为他们服务。
2．服务性。会务工作是随着开会的需要应运而生的，它的一切活动，都是为了给会议提供方便条件，做好各项服务工作，保证开好会议。
3．被动性。会务工作的辅助地位决定了它的被动性。
4．事务性。无论是值班接传电话，还是记录整理简报，很多环节都有较强的事务性，繁杂而琐碎。但是，正是通过这些事务性工作，保证了会议的顺利进行。 这种事务性工和中蕴含着极强的政治性和思想性。有时一个很小的事务性工作未做好，可能会发展成为一个大的政治问题。
5．综合性。由于会务工作是直接为领导机关和领导同志召开的会议服务的，会议涉及的内容十分广泛，参加会议的各种人才济济，知识渊博，要做好会务工作，需要了解社会科学和自然科学的多学科知识，特别是管理学知识，需要掌握同本职工作相联系的各方面的情况，需要掌握使用各种为会议服务的自动化、电子化设备的技能和本职工作的业务知识，要求会议秘书工作人员成为\通才\和\杂家\，能够从全局出发观察与考虑问题，有高度综合的眼光与能力。当然，会议秘书工作也有它的专业性，如办事能力、写作能力、记录技术等。会议秘书工作的综合性与专业性是互相渗透、相辅相成的。会议秘书工作人员的综合能力越强，越有利于提高专业化水平；会议秘书工作人员的专业化水平越高，总揽全局的综合能力也就越强。
6．保密性。我国无论大小机关、单位，许多重要事情都通过会议讨论后作出决定。因而，许多会议如省委常委会、县委常委会等日常工作会议的内容都有很强的机密性，保守会议秘密，理所当然地是会议秘书工作的任务之一，需要慎之又慎。
7．时间性。会议是一种有组织有领导的活动，有很强的时间性。作为与会者应遵守时间，按时参加会议。作为会议秘书工作人员更应有高度的时间观念，决不能出现诸如与会者已到齐了，会议记录人员还未到或是会场还未布置好等现象。 6.2会务工作流程
一般来说，会议有“三步曲”，即会前准备阶段、会议进行阶段和会议结束阶段。与此相适应，会务工作的内容也有三个部分，即会前准备、会间服务和会后工作。 6.2.1会前准备
毛泽东同志说过，“不打无准备的仗，不开无准备的会”。没有准备的仗是打不赢的，同样，无准备或准备不充分的会也是开不好或达不到预期目的的。因此，会前进行认真细致的准备，是取得会议成功的前提和基础。秘书要以高度负责的精神，通盘考虑，仔细推敲会议的每个环节，确保会议能够顺利进行。
1．确定会议的议题和名称
开会一般是为了沟通信息、贯彻精神、部署工作的，不是为了开会而开会，而是有了“问题”或“事情”才开会，开会总有着明确的目的和清晰的主题。也即是有了议题才开会。当然，有的时候是确定开会之后，才提炼或确定议题的。
任何会议，都应当事先确定会议名称。会议名称应当根据会议的议题或主题来确定。会议名称要体现和强调会议的内容、性质、范围和任务等，同时还便于会议通知、会场布置、会议记录和会议的宣传报导等。
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会议的名称一般包含以下几个内容：会议的主办机构的名称、会议的主题、会议的内容、会议的类型、会议的时间或范围。
例如，“××集团经贸洽谈会”，其中“××集团”是会议的主办机构，“经贸”是会议的主题或内容，“洽谈会”表明会议的性质或类型。例如，“××学校×年教师节全体员工表彰大会”，“××学校”是会议的主办机构， “×年教师节”是会议内容针对的时间， “全体员工”是参加会议的人员范围，“表彰大会”表明会议的类型。
总的来说，会议名称要用高度精炼的语言高度概括会议的主题和内容，使人一目了然。确定会议的名称一般用全称，会议的正式文件、会议的记录一律写会议全称，会议简报和会议的宣传报导可以写规范化、习惯性的会议简称。
2．制定会议的议程和日程 （1）会议的议程
会议议程是对会议议题的顺序安排，一般而言，由会议主办单位的领导机构来确定，法定性会议的议题和议程必须提交会议的主席团或预备会议表决通过，其他重要会议则按议事规则中的具体规定办理。
会议议程的主要内容有以下几点：
●标题。由会议名称加上“议程”二字组成。例如“××集团表彰大会议程”。
●题注。法定性会议议程应当在标题下方说明该议程通过的日期、会议名称，题注的内容要用括弧，例如，“（2004年3月26日第一届教职工代表大会第三次预备会议通过）”。一般性会议用括弧注明会议的起讫日期，例如，“（2004年3月26日～3月29日）”
●正文。简明扼要地说明会议的每项议题和活动的顺序，并冠以序号，将其清晰地表达出来，名末一般不用标点。
●议程安排一般顺序：《秘书资格培训》P2
例文：
××市秘书学协会年会
议 程
一、专题报告：秘书学协会的年度工作报告 二、论文交流 三、座谈讨论
××市秘书学协会秘书处
2005年××月××日 （2）会议的日程
会议的日程是指会议议程在时间上的具体安排，它不仅细化围绕会议主题的全部活动，还包括会议过程中的其他辅助活动，如聚餐、娱乐、参观、考察等等。会议日程的安排要贯彻精简、高效，科学、合理的原则，要做到松驰有度、劳逸结合、符合人体的生理、心理规律，以提高会议的质量。
会议日程多采用表格式来表达。会议日程表一般将会议议程安排在会议期间的上午、下午、晚上3个单元，以便与会者一目了然地看清整个会议期间的安排，做好自己的准备，按规定时间统一参加会议活动。会议日程必须包括时间、内容和地点3大要素，有的还要写明活动的主持人（或负责人）等。
例文：
××公司提高企业核心竞争力研讨会日程表
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日期 上午 时 间 8:30 9:00～10:00 10:20～11:50 12:00 内容安排 报到 地点 6月18下1:30～4:00 日 午 4:20～5:30 晚上 6:00 7:30 上午 7:30 9:00～10:30 10:40～11:40 12:00 6月19下1:30～3:00 日 午 3:20～5:00 5:20～7:20 8:00 会议大厅 总经理讲话 小会议全体 厅 公司顾问讲小会议全体 座 厅 午餐 宾馆餐全体 厅 李副总经理小会议全体 专题报告 室 人力总监发小会议全体 言 室 晚餐 宾馆餐全体 厅 联欢 娱乐中全体 心 早餐 宾馆餐全体 厅 分组讨论 小会议全体 厅 分组讨论 小会议全体 厅 午餐 宾馆餐全体 厅 分组讨论 小会议全体 厅 各组代表发小会议全体 言 厅 聚餐 宾馆餐全体 厅 离会 参加人 全体 负责人 黄秘书 刘秘书 钟秘书 备 注 投影仪 自助餐 3.会议预算
根据会议的日程安排和会议规模，编制会议预算。会议预算一般包括以下几项内容： （1）会议费：场地租金、茶水费、设备租金等； （2）培训费：专家的讲课酬金；
（3）资料费：包括文具费和资料印制等费用； （4）食宿费； （5）交通费； （6）其他。
编制会议预算一定要本着勤俭奉公、节约开支的办会原则，尽量减少会议的开支，但另一方面也要有适当的弹性，资金方面留有一定的余地，以应付会议过程中突发的而有必须的开支。
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4．会场安排 （1）选择会场
选择会场应当根据会议的规模、内容、规格和类型等因素来确定。秘书选择会场时，要考虑以下几个方面：
会场大小要适中。会场的大小，必须根据与会人员的数量来确定，会场大小应与参加会议的人数相当，会场过大或过小都会影响会议的气氛和效果。秘书要考虑好每场会议需要安排多少人，有多少场会议要同时进行，需要多少间会议室。一般而言，会场至少应该为与会人员提供能做记录的充足的桌位，同时还要考虑与会人员是否需要进行交流，如果需要则应提供相应的空间。
会场交通要方便。选择会场，要充分考虑会议主办单位和与会者是否便于前往，太远或交通不便，都会对会议的召开带来诸多不便。选择交通便利的会场，有利于提高会议的效率，减少会务人员的工作量，节省人力、物力和开支。
会场环境要适宜。会场的环境包括气候天气、空气质量、噪声大小、环境绿化等因素。在条件允许的情况下，应当尽量选择气候适宜、空气洁净、幽静安谧的会场，尽可能地为与会人员提供一个良好的环境，以便于与会人员集中精力，保证会议取得满意的效果。
会场设施要齐备。会场内设施要齐全，主要是指召开会议所需要的一般设施，如照明设备、音响设备、通讯设备、放映设备、电子白板、计算机、打印设备、空调设备、桌椅用具、卫生设施以及必要的安全设备等。举办高级会议还应考虑是否有足够的停车场，是否有足够的电梯，是否有足够的房间供工作人员使用，是否有备用电设备等。
会场规格要适当。会场规格主要体现在会场的装潢水平、设施档次和服务条件等方面，对会议的开支有着直接的影响。要切实从会议本身需要出发来确定会场的规格，不主张片面追求会场的规格，切忌小题大做、避免铺张浪费。 （2）布置会场
布置会场，是会前准备的一项重要内容。要根据会议的性质、人数规模、会议类型和议程等方面的因素来布置会场。
① 会场的整体布局
会场的布局，要根据会议的性质、规模和实际需要来定。不同的会场布局，体现不同的气氛、意义和效果，适用于不同的会议目的。会场布局大体有以下几种：
★相对式
这种会场布局的主要特征是主席台和代表席采取上下面对面的形式，从而突出主席台的地位，整个会场的气氛显得比较严肃和庄重。相对式又可以分为而字形和礼堂形。
☆而字形。教室形是仿照一般教室摆放桌椅，这种布局可以针对不同的房间面积和与会者人数而具体安排，形式较为灵活，可以最大限度地利用会场面积，有利于与会人员的注意力的集中。如图6.2.1
主 席 台 主
图6.1而字型会场
☆礼堂形。礼堂形布局一般用于较大的会场，面向主席台的代表席摆放一排排的桌椅，中间留有2条以上、位置较宽的通道，这种布局场面开阔，适合召开大中型的报告会、总结表彰大会和代表大会等，这种会场一般专用于会议，座位固定，因而无法作适当的调整。如图6.2.2 主 主 席 台
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