图6.2礼堂型会
★全围式
这种会场布局的主要特征是不设专门的主席台，会议的领导和主持人同其他与会者围坐在一起，优点是容易形成融洽与合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神，有助于与会者相互熟悉和不拘形式的发言，使与会者畅所欲言，充分交流信息、沟通情况、探讨问题，同时也便于会议主持人及时准确地把握与会者的心理状态和思想动态，从而保证会议的成功。全围式布局适用于召开小型和特小型会议以及座谈性、协商性等类型的会议。如图6.3所示。
图6.3全围式会场
★半围式
这种会场布局介于相对式和全围式之间 ，即在主席台的对面和两侧安排代表席，形成半围的形状，既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛。适用于中小型的工作会议。半围式布局又可分为马蹄形、T字形和桥形三种。其中桥形比较特殊，桥面是主席台或评委席，被半围的席位是质询、述职、考评、听证、面试对象的座位，对象所受心理压力较大。如图6.4所示。
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（半围式·马蹄形） （半围式·Ｔ字形） （半围式·桥形）
图6.4半围式会场
★分散式
这种会场布局，是将会场分成若干个中心，每个中心设一桌席，与会者根据一定的规则安排就坐，其中领导人和会议主席就坐的桌席称作“主桌”。在会场前侧，往往安置落地的麦克风以便会议主持者和领导讲话。这种坐位布局既在一定程度上突出主桌的地位和作用，同时，也给与会者提供了多个谈话、交流的场合，使会议气氛更为轻松和谐，适合召开较大规模的联欢会、茶话会和团拜会等。当然，这种会场坐位布局要求会议主持人具有较强的组织和控制会议的能力。如图6.5所示。
图6.5分散式会场
② 主席台的布置
主席台是会场的中心，瞩目的焦点，因此是整个会场布置工作的重点，必须慎重从事，不可有丝毫差错。主席台的布置应同整个会场的布置相协调，一般要考虑以下几个方面：
★主席台座位
主席台的座位一般都采取横式，长短和排数根据人数多少而定，除前排必须是通栏外，后排有时也可以分成两栏，中间留出通道。主席台每排座位之间、横向座位之间要空开适当的距离，以方便领导人入席与退席。如图6.6所示。
(横式·通栏形) (横式·分栏形)
图6.6主席台座位
★讲台
会场设置专门的讲台，有助于突出报告人的地位，显示报告的重要性，也有助于体现会议的庄重和隆重。因此，重要的代表大会和报告会，一般需设专门的讲台。讲台一般设在中央，或设在主席台的右侧（以主席台的朝向为准）。设在中央的，位置应低于主席台，以免报告人挡住主席台上领导人的视线。
③ 会场气氛的营造
会场气氛对与会者的情绪和心理状态起着很大的影响，因此对会议效果有着密切的联系。会场气氛的营造主要有以下手段：
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★会标
将会议的全称以醒目的标语悬挂于主席台前幕的上端或天幕上，即为会标。正式、隆重的会议都应当悬挂会标。会标的作用有两个方面：一是体现会议的庄重性；二是提示会议的主题和性质，激发与会者的参与感。制作会标时，其格调应当与会议的主题保持一致，应当醒目，具有视觉冲击力。
★会徽
会徽即体现或象征会议精神的图案性标志，一般悬挂于主席台的天幕中央，形成会场的视觉中心，具有较强的感染力的激励机制作用。会徽一般有三种来源，一是以本组织的徽志作为会徽，如党徽、国徽、团徽、警徽；另一种是会议主办机构的徽志作为会徽；还有一种是向社会公开征集，选择最能体现或象征会议精神的图案作为会徽。
★旗帜
重要的会议应当在主席台会场内外插一些旗帜，以增加会议的庄重气氛。 ★标语
会场内外适当的标语可以烘托会议的主题，渲染会议的气氛，振奋与会者的精神。会议标语的制作应当做到简洁，具有鼓动性和号召力。
★花卉
适当布置花卉，点缀会场，能给人一种清新、活泼的感觉，并能减轻与会者长时间开会的疲劳。 ★灯光
灯光的强弱、明暗及颜色，会给会场带来不同的视觉效果。一般性会议宜使用白炽灯和日光灯作照明光源，要注意掌握好主席台与台下代表席亮度的比例。
（3）安排座次
为了保证会议和活动能够有条不紊地进行，必须按照一定的惯例科学地安排与会者的座位，以便与会者对号入座。安排座次包括安排主席台座次和安排代表席的座次。
①主席台座次
主席台的座次安排，实际上就是参加会议的领导人次序安排，这既是一项技术性工作，也是一个严肃的政治问题，秘书人员必须极其认真的对待。做好这项工作，首先要请领导人确定主席台上就坐人员的准确名单，然后严格按名单安排座次。国内会议主席台坐次安排的通常做法是：身份最高的领导人（有时是声望最高的来宾）就坐于主席台前排中央，其他领导人则按先左后右（以主席台的朝向为准），一左一右的顺序排列，既名单上第二位领导人坐在第一位领导人（居中）的左侧，第三位领导人则坐在右侧，如此类推。如主席台上就坐的人数为偶数，则第一位领导人则坐在第二位领导人的左侧，第三位领导人坐在第一位领导人的左侧。
②代表席座次
有些会议不需要排列会场内其他人员座次，但有的会议需要或必须排列，如代表会议或中型以上比较严肃的工作会议，报告会议等。排列座次有多种方法，可以根据需要选择其中的一中方法：
★横排法
这种排列方法的要领是，按照参加会议人员的名单以其姓氏笔画或名单笔画为序，从左至右横向依次排列座次。选择这种方法时，应注意先排出会议的正式代表或成员，后排出列席代表或成员。这种座次排列的方法常用于中央，省级党的委员会和代表大会的主席团参加的会议。
★竖排法
这种排列方法的要领是，按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向依次排列座次选择这种方法也应注意将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员，职务低者排在后。大型代表大会采取这种方法比较好，党的代表大会的座次排列一般都是采用这种方法。
★左右排列法
这种排列方法的要领是，按照参加会议人员的姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中
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心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。选择这种方法时应注意人数。如果一个代表团或一个单位的成员人数为单数，排在第一位的成员应居中；如果一个代表团或一个单位的成员人数是双数，那么排在第一，二位的成员应居中，以保持两边人数的均衡。主席台和领导同志接见，照相时，采取这种排列方法比较好。
5．确定与会者
（1）选择和确定与会者
选择恰当的人出席会议十分重要，因为合适的与会者可以决定会议能否达到预期目的，是会议成功的重要因素之一。秘书人员选择与会者时，必须注意以下几个问题：
①参加会议的单位。即明确哪些单位必须参加会议。可参加也可不参加会议的单位不应当列入参加范围。
②参加对象的职务或级别。即明确担任什么职务和级别的人员必须参加会议。有的会议必须是正职干部才能出席，有的会议只需要分管某项业务的人员参加，有的会议则规定必须是一定级别以上的干部参加。
③参加对象的身份。即明确每一个对象是按照正式成员，列席成员，旁听成员，特邀成员这4种身份的哪一种来参加会议。对象的身份不同，参加会议的提法也不一样：正式成员称之为“出席”；列席成员称之为“列席”；旁听成员称之为“旁听”；特邀成员根据具体情况，可以称为“出席”，亦可称为“列席”。
④参加对象的代表性。与会者是否具有代表性，是会议能否真正发扬民主，集思广益的关键因素。因此，代表会议，调查会议，听证会议等等，应充分考虑参加对象的代表性。
⑤参加会议的总人数。总人数直接体现会议的规模效应并影响会议的成本，应当从会议的切实需要出发加以确定。同时，总人数也是选择会场的重要依据。
此外，秘书人员在拟定与会人员的名单时，可能某些人是当然的出席对象。以下3点是在决定与会者时考虑的要点：
①跟讨论议题有直接关系的
②可以提供相关资讯，使讨论能够更有效地进行的 ③发言具有代表性和权威性的
确定与会人员是会务准备工作中的一项比较困难而重要的工作，秘书人员应根据领导的指示和要求，经过反复考虑、查对后提出与会人员名单，并请领导审定。如果由于秘书人员造成提名差错，如漏提、错提，很可能会给领导工作造成被动，甚至带来不良的影响。
（2）与会者的编组
规模较大而且需要安排讨论、审议等活动的会议，应当将与会者分成若干小组。编组有利于提高会议活动的机动性，并使每个与会者都获得发言的机会。以下为几种常用的编组方法：
①按与会者所在的单位编组。如机关或企事业单位召开大会，可以按下属的部门或单位分组。 ②按与会者所在的行业或系统编组。如全市性大会可以分成农业、工交、教育卫生等小组。 ③按与会者所在的地区编组。如国际性会议可以按大洲分组，全国性会议可以按大区和行政区分组。
④按议题编组。即把会议成员按议题分成若干小组，以便与对议题进行深入的研究。学术性会议常常使用这种分组的方法。
6．制发会议通知
会议内容、时间、地点和与会人员一经确定，就要制发会议通知，以便与会单位和人员提前作好准备。
会议通知可分为书面通知和口头通知两种形式。书面通知态度庄重严肃，备忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，应用书面通知的形式；口头会议通知常用于企业或单位内部小型的事务性或例行性会议。
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（1）会议通知的拟写
制发书面会议通知的第一步，当然是拟定会议通知，这也是在会议准备工作中对秘书人员的一项基本技能的要求。
会议通知的拟写格式一般包括以下几个部分： ①标题
会议通知的标题有两种写法：
第一种：主办机关名称+会议名称+“通知”。这种写法一般用于重要的会议。如“中共XX市委办公厅关于召开XX会议的通知”
第二种：只写“会议通知”或“通知”这种写法一般用于事物性或例行性会议。 ②通知对象
通知对象是单位的，写单位名称时可以写特称，如“XXX公司”，也可以写统称，如“各直属院校。”通知对象如果是个人，一般直接写与会者姓名。应当注意的是，通知对象有时未必是参加会议的对象。
③正文
会议通知的正文一般包括以下内容：
会议的目的、名称和主题，有时可以列出会议的具体议题或讨论的提纲，报告会应当写明报告人姓名、身份和报告内容。
会议的时间，包括开始时间、报告时间、结束时间。
会议的地点，应具体写明会场所在的地名、路名、门牌号码、楼号、房间号码、会场名称，必要时画出交通简图，标明地理方位及抵达的公交线路，以方便与会者。
参加对象，如果通知对象是单位，应当在正文中说明参加会议的人员的具体职务、级别以及参加会议的性质（出席、列席等）。有的会议为了达到一定的规模，通知中还规定每个单位参加会议的人数。
其他事项。如参加会议的费用、报名的方式和截止日期、有关论文撰写和提交的要求、入场凭证（“凭入场券入场”、“凭本通知入场”）联络信息（如主办单位的地址、邮编、银行帐号、电话和传真号码、网址、联系人姓名）等等。
④落款与日期
写明主办单位的全称，并注明发出通知的日期。
有的会议通知还需要附上回执或报名表，一般制成表格，请出席对象填写姓名、性别、年龄、职务、职称、预订回程票的饿具体要求等项目，然后寄回，以便统计参加会议的人数和安排会议的接待安排。
会议通知示例如下：
会议通知
尊敬的客户：
为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在登丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。
附：会议日程及路线图(略)
北京市朝阳区嘉源塑料公司 二○○三年××月××日
回 执
请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地大厦嘉源塑料公司销售部胡英小姐，邮编：100110，电话87654321
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