学研究院副院长周志强主持，秘书处田捷处长从文秘工作和会务工作两个方面回顾和小结了科技委六届二次会议筹备期间和会议期间的主要工作和成绩。周志强同志将会务工作概括为“四好”：计划安排好，精神面貌好，服务态度好，团结合作好，对有关人员提出了表扬。总局科技委副主任、广播科学研究院院长杜百川指出了会议取得成功的原因，首先是各级领导重视，身体力行；其次是分工明确、责任到人；第三是充分发挥了每个工作人员的主观能动性。他要求把这几条作为经验来推广，贯彻到广科院的其他各项工作中去。 6.3会议目标和效率
会议本身不是目的，会议是解决问题的一种手段。因此，召开会议，必须要弄清会议是为什么服务的，要有明确的目标。会议既然是一种手段，所以，认为会议越多越好，开会时间越长越好是错误的；正确的态度是，会议不可不开，也不可多开，既要解决问题，又不能沉溺于\会海\；想办法提高会议效率。
6.3.1会议目标的设定
会议是为解决问题而开的，在领导决定召开会议的时候，一定要弄清会议解决的主要问题是什么，要达到什么样的效果。此项工作，即是设定会议目标。良好的会议目标应符合四项要求： 1．会议目标必须切合实际
所谓切合实际，即指具有实现的可能。但是“会议目标必须切合实际”这句话，并不意味会议目标应该是容易实现的。事实上，一种不是轻易能够实现的目标，对目标的追求者才具有真正的挑战性。这即是说，会议目标不但应具有相当的挑战性，而且也应该有被实现的可能。 2．会议目标必须具体而且可以衡量
含糊笼统的目标很难作为行动的指南。例如某单位主管因为感到该单位产品不良率过高，而决定开会研讨降低产品不良率的方案。倘若他将会议目标认为“探讨如何降低产品的不良率”，则该目标肯定难以充作与会者提供意见的指南，因为他没有具体地指出产品的不良率应降低多少，以及应在多长的时间内达到这个结果。但若他将会议目标改订为“探讨如何在十月底之前令产品不良率由目前的5%降低至3%”，则上述缺点将不复存在。
3．会议目标所表明的必须是“应实现什么”，而非“应做什么”
“应做什么”是以会议主席为本位，而“应实现什么”则是以成果为本位。以主席为本位的目标，远不如以成果为本位的目标那样具有实效。例如当会议目标被订为“向员工宣传新的告假程序”时，主席可能只会照本宣科一番而草草了事，但若会议目标被订为“令员工了解新的告假程序”，则主席将不能不关心员工对新的告假程序，是否已真正了解。
4．会议目标必须用书面列明
会议的规模有大有小，大会议应用文字将会议目标列明，小会议也同样如此。有些会议主持人在规划会议的时候常说他们已将会议目标记在脑中，是否诉诸文字不会影响会议的效果。其实，这种做法是错误的。用书面方式写下会议目标，可以产生三种好处：第一、有助于澄清会议目标的内涵；第二、不容易被遗漏；第三、当目标种类繁多时，书写有助于发现和调和它们之间潜在的矛盾。 6.3.1会议的效率
会议的效率是会议所取得的效果和会议成本（包括各种人力、物力以及其他资源的支出或消耗）之间的比值，比值越大，则会议的效率越高，反之，则会议的次序越低。因此，提高会议效率，即是提高单位工作的效率，是节省开支、减少成本，提高单位综合效益的强有力手段。
1．会议效率低下的表现 （1）会议多、长、大、高
会议多。一是大小事情都开会，似乎开会越多越好；二是照搬上级会议精神，层层传达，层层开会；三是议而不决，决而不行，会议开得我，问题解决少。
会期长。议程安排不紧凑，领导轮番讲长话，会期无限拖长。
会议规模大。与会议无关的人员参加会议，“陪会”的人多；有的是助手带得多。
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会议规格高。有些人认为，不管做什么事，不管开什么会，领导来得越多，领导的级别越高，会议规格就越高，作用也就越大。在这种思想的指导下，有些会议，本来以部门名义开就行了，却硬要追求所谓的高规格，把一些关系不大的领导人都请到主席台，影响了领导工作，浪费了单位资源。
（2）会议支出超标、浪费惊人
对一些企业来说，某些会议的目的主要是为了加强联系、增加合作，在会议期间安排一些健康的娱乐活动，这是无可厚非的。但也有一些会议，不必要地将会议地点选在旅游胜地，说是开会，实是假公济私，搞“公费旅游”；有些会议，伙食标准超标，滥发纪念品；有些会议，购买和使用的各种用品浪费惊人。这些不正之风的盛行，加大了会议的支出和会议的成本，影响了会议的效率。
（3）会议准备不充分，会议质量不高
许多会议由于会前未做充分调查，会议研究的方案脱离实际，发言说不到点子上，结果议来议去，解决不了实际问题。
一般来说，会议的效率低下，主要上由于会议安排、主持人技能以及会议准备工作等方面造成的。
2．提高会议效率的措施
（1）学习列宁的开会态度与作风
革命导师列宁非常注意会议的效率问题。突出表现在：一是他主持的会议，不论出席人数多少，总是按原定时间准时开会，不允许随意推迟会议时间，不允许无故迟到，厌恶拖拉作风。二是他主张发言要言简意赅，抓住实质问题议深议透，避免长篇大论，离开议题；如果问题已经清楚，他就要求提供具体建议和措施，研究如何解决问题。三是为了保证会议的质量和效率，他还十分注意保持会议的良好气氛和严肃风气，禁止交头接耳、窃窃私语，在会议室里禁止抽烟，以保证空气清新。
（2）严格控制会议
会议并不是开得越多越好，控制会议的次数和会议的长短，是提高会议质量的有效手段。因为开会仅仅是工作中的一种重要方法而已，但不是唯一的方法。要做好工作，决不能单靠开会，而主要要靠领导干部深入基层，调查研究，发现问题，现场解决。所以，提倡能不开的会坚决不开，做到少开会，多干事；能开小会的不开大会；能合并开的会不分开开；能开短会的不开长会；能到下边去开的不到上边开；有些会，能由一般干部主持的，就不一定要其领导人参加；能由分管领导参加的会，就不要请所有领导都来参加；非开不可的，也必须充分准备，精心组织，服务周到，讲求实效。
（3）改进开会方法
根据会议的不同性质，灵活地采取不同的开会方式，这也是提高会议效率的重要措施之一。 ①传达文件，不一定要层层开会。可以在印发文件的同时，发一通知，提出传达贯彻的要求。再由领导机关组织有关人员深入基层，检查文件传达贯彻的效果，尽量减少“传达会”。
②对于需要讨论的文件，会前应将有关讨论稿或讨论提纲印发给有关单位，使与会者能预先准备，做到事半功倍。
③部署工作的会议，可以把几个内容合并到一个会上讲，然后分别去贯彻落实。 ④汇报性的会议，各级秘书部门的负责人事先要审定各部门的汇报提纲，使它尽可能简明扼要。汇报上级会议的精神，不要把领导人的讲话一一拿到会上念，最好是把会议精神搞个综合材料，侧重点要放在如何贯彻执行会议精神方面；汇报时间也应加以限定。
⑤讨论会上，不要尽谈套话、更不要高谈阔论，言不及义；要尽可能地不重复别人的意见，观点鲜明，言辞简炼，最好只用数分钟说明一个观点或问题。
⑥安排议程要紧凑，使与会者集中精力，抓紧时间发表意见。短会的效果往往反而更好。
此外，利用现代工具（如电视、电话等）来开会，也是节省会议时间，提高会议效率的好方法。 6.4几种特殊会议的组织
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前面几节，我们就会议的内涵、会务工作的流程以及会议的目标、效率等作了比较全面的介绍。这些内容具有一般性，为了加深对它们的认识和了解，同时培养我们组织各种会议的能力，下面介绍几种特殊但又应用广泛的会议活动的组织。 6.4.1选举与表决
现代社会，大到国际组织或国家领导人的产生，小到一个公司或社会团体决定内部事务或产生代表，都常常需要运用选举和表决这两个程序。而选举与表决工作往往是在会议活动中进行的，所以也属于一种会议活动。代表大会包括人民代表大会、党员代表大会、共青团代表大会、职工代表大会、妇女代表大会等各种类型。举行代表大会的礼仪，主要有以下几点：（1）代表的产生主要符合各种代表会议本身的规定。（2）代表会议可以设主席团。会议正式开幕时，主持人（或主席）要向全体代表宣布整个会议议事日程，并分发文件（会议报告等）。在会议过程中，还可以印发简报。（3）代表们对于会议报告所提出的意见，会议应认真听取。（4）代表会议一般都要进行选举。选举要尽可能采取差额选举的形式，更要充分尊重选举人的意见。秘书人员的会务工作从以下几个方面来开展。
1．做好准备工作
（1）拟写选举对象的材料
选举对象的材料主要是候选人简历；表决对象的材料包括表决对象简历、议案、决议草案、决策方案等。
候选人（表决对象）简历是供选举人或表决人在酝酿和确定投票对象时参考的材料。候选人简历的内容包括：标题、开头、主体几个部分。标题的形式一般为：对象姓名+简历。如“×××简历”；开头，主要写明对象的基本情况，包括姓名、性别、民族、出生年月、籍贯、党派及加入时间、参加工作时间、文化程度及毕业院校专业、职称等；主体，按时间顺序介绍具体经历和担任的职务，每一段经历的起止时间要连续，不能脱节。拟写候选人简历的要求是，材料介绍要客观、准确、清楚，要使用说明性语言，避免议论性、评价性语言，格式应当统一，字数应大体相当。
（2）制作选票和表决票
选票和表决票是书面投票时选举人和表决人表达意见的记录，具有保安性和法定性，起着凭证依据的作用。制作选票和表决票必须严肃认真，一丝不苟，准确无误。
选票的格式一般包括：标题、候选人名单、注意事项和落款等。标题一般为：选举的目标职务+选票，如“中共××大学第×届委员会委员选票”。候选人名单，一般采用表格的形式，名单必须按一定的规则排列，一般以姓氏笔画为序。注意事项，包括说明选举的规则以及表达意见的方式及符号。落款，在选票的右下角注明负责制机构、选举日期，并盖上印制机构的公章。
例如：
中共××大学第×届委员会委员选票 丁×× 王×× 李×× 何×× 张×× 钟×× 梁×× 注意事项： 1．以上候选人名单按姓氏笔画排列； 2．同意候选人当选的填“○”，反对填“×”，弃权不填任何符号； 3．同意的人数不得超过5名；
4．如另选他人，请在候选人名单右侧空格内填写姓名，并在下方填写“○”
中共××大学第×届代表大会主席团 2005年××月××日
表决票的格式与选票的格式类似，主要包括标题、表决对象、注意事项和落款等。例如：
（3）其他需要准备的事项××学院2005年科技成果一等奖表决
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编号 项目名称 1 ×××× 2 ×××× 3 ×××× 4 ×××× 注意事项： 1．以上项目名称按项目负责人姓氏笔画排列；
2．请在表决意见栏内选择你的意见，并统一画“○”； 3．同意数不得超过2个。
××学院2005年科技成果鉴定委员会
2005年××月××日
准备投票箱。投票箱的准备一是要考虑大小，二是要考虑数量，三是考虑可以密封和开启。 准备计票的用品。一般选举可以在黑板上公开唱票、计票，有条件的会场可采用计算机计票并用电子显示屏公布统计结果。
2．选举和表决的程序
（1）会议执行主席宣布选举或表决会议开始，并向大会报告本次会议应到人数和实到人数； （2）报告候选人产生的过程并介绍候选人的情况，必要时可安排候选人与代表见面或发表演说；
（3）通过选举或表决办法，通过总监票、计票、唱票人名单。一般采用举手或鼓掌通过方式的产生；
（4）监票人核查会议秘书处提交的选票或表决票； （5）监票人当众检查投票箱，然后当众密封；
（6）工作人员分发选票并检查实发选票或表决权票与实到人数是否相同； （7）总监票人宣读填写或表决票的注意事项以及投票的顺序、路线； （8）正式填写选票或表决票；
（9）投票，先由主席团成员投票，再由监票人和计票工作人员中的正式代表投票，最后由其他正式代表投票；
（10）当场统计选票或表决票；
（11）总监票人宣读选票或表决票的统计结果； （12）会议执行主席宣布选举或表决结果 6.4.2记者招待会
记者招待会（或新闻发布会）是一种特殊而又常见的会议。当某些企业、机关单位发生某项事件或有新产品开发、上市时，为了解析事件或扩大宣传，有关企业、机关单位就需要召集各路记者，组织记者招待会或新闻发布会，向社会发布信息。
秘书人员在从事有关公关事务的时候，应注重媒体的积极参与。在记者招待会上，通过记者的提问、主办单位的回答，进行双方交流，发布信息，制造新闻需求，扩大自身影响，澄清有关是非。
秘书人员在举办记者招待会时，应从以下几个方面开展工作： 1．充分做好准备工作
在举行记者招待会之前，秘书人员要充分做好以下准备工作：
记者招待会的主要对象就是新闻工作者，所以在安排会议时间时，应尽量避开新闻活动的高峰时期，并提前与各新闻单位联系，以免出现时间上的冲突，保证招待会的预期效果。
（1）安排会议时间 （2）落实会议地点
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项目负责人 ××× ××× ××× ××× 同意 表决意见 反对 弃权 记者招待会主要以一种问答的形式进行，所以会议地点应选择在一个噪音干扰小、交通便利的地方。
（3）确定会议主题
记者招待会的主题一般一次只有一个，或是公布一项重要的信息，或是解释一件重大事件，切忌泛泛而谈。会议的主题要能获得较多观众的需求，具有一定的普遍意义。
（4）布置会议场地
布置会场时，空间的大小要适中，灯光的效果要好，配电设备要够用，通讯设备要充足，尽量有利于记者工作。另外，要结合会议主题来安排会场，如果是“报喜”，当然要选择气派一点的地方作场地，如果是“报忧”、“道歉”、“检讨”，则最好选择朴实一点的地方作会场。
2．精心准备会议内容 （1）选择主持人和发言人
主持人和发言人是记者招待会中不可缺少的，主持人在会议中起组织、协调、引导的作用，一般安排办公室或公关部负责人担任此任，发言人一般安排高层领导人担任。主持人和发言人都要选择那些头脑灵活、应变能力强的人，要善于回避记者提出的尖锐问题，善于转移话题，避开回答难以做正面回答的问题。
（2）准备讲话提纲
秘书人员要为发言人准备好讲话提纲，对于原则性问题，能引起争议的问题，会前一定要让发言人统一认识，取得一致口径。
（3）准备辅助材料
为了利于发言人说明问题，要为会议准备一些辅助材料，如图片、表格、模型、文字材料等。 3．精心组织记者招待会
记者招待会一般遵循以下程序召开：迎宾、主持人会议发言、发言人会议讲话、记者提问、会议总结、会议联谊。
（1）迎宾
记者与来宾到来时，秘书人员要安排人员迎接，并让他们在签到簿留下墨迹作纪念，然后让宾客去休息室稍作歇息。
（2）会议开始
会议由主持人宣布开始，主持人先介绍并欢迎各个新闻单位和记者，接着简要阐述此次会议的召开原因、目的以及发言人的姓名、职务、发言内容等。
（3）发言人讲话
发言人的讲话要适量、简洁明了。有几个发言人时，要安排好发言的先后顺序和回答问题的分工。
（4）记者提问
记者的提问，可以按照安排顺序逐个进行，也可以由记者举手自由提问。发言者在回答记者提问的时候，要求神态镇定、语气温和，要善于用事实说话，并灵活应对记者提出的难题。
（5）会议总结
在规定的时间内完成记者的提问后，主持人应简单地评论一下会议，然后向来宾致谢，宣布会议结束。
（6）会议联谊
如举行一些大型的记者招待会，在会议结束后，可以举行一些联谊活动，如茶话会、宴会等，还可向来宾发放纪念品。 6.4.3典礼
典礼是为各种工程项目开工和竣工、各种经营单位的开张、各种机构的挂牌或揭牌、各种纪念碑的落成揭碑等举行的隆重仪式。举办典礼活动，是宣传组织形象，强化沟通的有效途径之一。典
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