同样,对于使用同一个折旧表但不同的科目表的公司来说,在按照折旧范围估算所有资产后,系统会找到每个公司代码分配的科目表,将估算值计入到对应的总账科目中去。
资产管理的另一个组织结构就是资产分类,比如我们可以按厂房和建筑物,机器设备,车辆等定义资产分类。在折旧范围中,我们可以定义资产分类的各种默认折旧方法,包括使用年限,残值率,开始和结束期间确定,直线法或其他方法等等。每个资产既可以继承资产分类中的默认折旧方法,也可以维护自己的折旧方法。这些资产我们会在固定资产章节详细讲述。 图1-5就是固定资产在SAP中的组织结构和可配置的一些内容。
再回到场景二。场景二中的情况在SAP中有一个很简单的解决方案,这其实就是一种最佳业务实践。具体解决方案如图1-6。在图中有三个平行的折旧范围,一是符合中国会计准则的折旧范围(PRC GAAP),二是符合美国会计准则的折旧范围(US GAAP),三是两者之间的差异-GAAP调整折旧范围。其金额为US GAAP折旧减去PRC GAAP折旧。
折旧运行后,PRC GAAP 的折旧范围与GAAP调整的折旧范围里的数值都将直接更新总账。而US GAAP的折旧范围里的数值将不更新总账。基于这样一种设置,并行折旧的计提以及总账的过账在系统中得以顺畅地运行。
图1-7是系统中平行折旧方法的账务处理。在科目表设计时,主体部分是按中国会计制度设计的(图中上方框中的科目)。同时设置GAAP的调整科目(图中下方的科目)。业务流程从固定资产的原值入账开始(来源于在建工程的转入或采购定单的收货或者是手工的固定资产入账)。在所有后续的业务中,无论是计提折旧,本年利润结转,未分配利润结转,固定资产报废,SAP系统都会根据三套折旧范围中的折旧方法来进行计算,并自动在两类科目中记账。
当出具报表时,图1-7中左边方框中的科目属于中国的资产负债表,中间方框中的科目应用于中国的损益表,右边方框中的科目应用于中国的利润分配表。在出具符合美国会计准则的报表时,只要将两类科目相加即可。
通过场景二我们可以了解SAP实现标准化的两种手段:
(1) 可配置。如可以配置不同的折旧表和折旧范围(最多达99种),资产类别,折旧方式,折旧年限,残值等。
(2) 是最佳业务实践。SAP在向全球120多个国家2万多家集团公司提供商务解决方案的同时,也吸收了其中一些行业领袖公司的先进管理理念和优秀业务实践,并将这些管理流程在系统中予以固化和优化。经过近30年的积累,在SAP系统中对于各类型企业的通用情况和行业的特殊流程都有标准的解法。 因而,可以说SAP
通过高度可配置和最佳业务实践两种手段,不仅降低了企业的二次开发量,规避了风险,更将先进的管理思想传达给企业,从而提高了管理平台的稳定性和可拓展性。
第2节 自动记账和并行账
在第1节的场景一中,我们通过仓库的一个收货动作来简单介绍了集成。我们看到,集成带来的影响也包括了自动记账。图1-8是全景式的自动记账。在最上面的物流层,我们可以看到物流中的各项业务,如销售开票,销售发货,采购收货,发票校验,盘点等等。其中,只要是和财务管理相关的都会自动记账。而SAP的账务处理采用的是平行账的概念。不同的账套满足不同的功能。比如
财务会计、管理会计、资金管理、合并报表账、特殊目的分类账等等。而不同的组织结构(如公司代码)可以共用一个账套。从集成的角度来说,物流和人力资源的业务会自动更新与财务相关的不同的账套。