可以配置的。也就是说系统已经将各种自动记账业务定义了标准的凭证类型，但是企业也可以根据自己的需要直接在配置中更改。如果是手工凭证的录入，系统会提供默认的凭证类型，操作员也可以在输入时更改。
系统还预先对已定义的凭证类型分配了凭证编号区间，同类型的凭证按过账时间顺序编号。这些预配置都是可以更改的。每家公司代码可以自主决定是所有的凭证类型共用一个大流水号，还是每个凭证类型有自己的流水号。年度结账后，所有的凭证是由零开始重新编号，还是在去年的编号后顺序编号－即跨年度的大流水号。
三, 清账管理
对于SAP凭证输入和凭证管理来说，有一个基本概念需要解释，那就是―清账‖。在财务管理中，有些科目只需要有―借贷余‖的管理就可以了，比如银行科目和损益类科目等。但是也有些科目不止需要―借贷余‖，还需要管理到每一个分录行的状态，比如银行未达科目，客户和供应商的明细科目等等。系统中需要记录供应商的每张发票是否已经付款了，客户的每张发票是否已经收款了，各种未达的资金项是否已经到账了，等等。对于这些科目来说，每笔交易都要分门别类的予以记录,这就是行项目清账。行项目是逐笔逐清的。
如图3-7是某供应商账户的行项目显示。已经付款的发票和付款行本身用绿灯显示，我们称为―已清项‖；还未付款的发票用红灯显示，我们称为―未清项‖；类似付款、收款这样的业务，在账务处理的同时，系统会自动更新凭证行的状态，这就是―清账‖。清账既可以是手工的，也可以是系统自动的。当系统自动清账时，我们需要提供给系统―自动清账规则‖－比如―用支票等支付凭证号码‖来清银行未达账，就是一种自动清账规则。
一个总账科目是否需要执行清账管理是在其科目维护的公司代码层定义的。公司代码层的控制字段―未清项目管理‖控制着总账科目在不同公司代码下是否需要逐笔逐清。对于不按未清项目管理的科目来说，它的行项目显示只反映了过账与否，而不反映清账与否。 对于应收应付等一些科目来说，未清项管理的好处是显而易见的。它使得每条业务记录都很清晰，是对账和自身核对的强有力的工具。同时它也是账龄分析，催款，自动付款，对账函，往来账核对等延伸功能的基础。
四, 跨公司凭证
在SAP凭证管理中，有一种特殊的凭证，它既是经常发生的，又和普通的凭证有所不同，这就是―公司间往来凭证‖ 或称之为―跨公司凭证‖。
如图3-8中，空调公司为电脑公司代垫了一笔费用，这时候空调公司可以做一笔―跨公司凭证‖。 这笔分录的借方（即费用行）属于电脑公司，而贷方（即银行存款行）属于空调公司自己。在SAP中跨公司凭证不是一般的会计凭证，它拥有和一般凭证不同的编号区间。跨公司凭证会自动生成两家公司各自的会计凭证，如图3-8所示，在电脑公司的分录中将贷记―内部往来‖，而在空调公司分录中借记―内部往来‖。―内部往来‖科目是在系统中预先设定的。通过跨公司凭证这两家公司的内部往来科目将具有准确的对应关系。
五, 简化操作
简化操作是SAP系统中简化凭证输入或科目维护的一些功能，举例来说包括： 1，比较公司代码
比较公司代码是用来简化科目表维护的。我们可以把一个公司代码的科目表信息复制到另一个公司代码上去，供另一个公司代码使用。复制可以在一台服务器上，也支持跨服务器。如果不同的公司使用各自的SAP系统，也就是分布式的环境下，可以使用这个功能来实现科目的管理。 2，样本科目
样本科目是用来简化科目维护的。样本科目作为科目管理的模板供建立科目时参考。 3，科目分配模型
科目分配模型是用来简化凭证输入的。比如每月发放工资的凭证，由于科目与成本中心都是类似的，可以做成模板，每月做凭证时直接调用，输入金额就可以了。 4，周期性凭证
周期性凭证是用来简化凭证输入的。如一笔待摊费用在6个月内摊销，每个月末的摊销分录都是相同的，这时我们就可以使用周期
性凭证来简化操作。周期性凭证除了包含正常的凭证信息外，还需要维护凭证录入的频率和时间跨度。这样系统在做定期处理时，如月结时就会自动生成相关的凭证。 5，样本凭证
样本凭证是用来简化凭证输入的。样本凭证是一张完整的凭证，但它有专门的编号而且不过账，我们通过复制这张凭证并做修改来简化凭证的输入。实际上，你也可以复制任何一张正式的凭证，来简化输入。但样本凭证可以将简化操作组织得更有条理。 6，暂存凭证
当我们在编制一个大凭证时，如果工作被中途打断，可以暂时保存，这就是暂存凭证。暂存凭证使用的是临时编号，不占用预制凭证和过账凭证的编号。
第4节 会计期间和多币种处理功能 一, 会计年度和会计期间
在我们国家，会计年度和会计期间是固定的: 即按自然年度为一个会计年度，而会计期间就是12个自然月。但在大多数其他国家，会计年度和会计期间是不做硬性规定的，企业可以根据自己的需要定义。随着经济的发展，越来越多的中国企业在国外拥有分支机构和合资企业，而到中国来投资办厂的外国公司更是数不胜数，所以根据不同分支机构或国外总部的环境来定义不同的会计期间已经成为不少企业的必需。总账模块提供了灵活的方式来定义会计年度和会计期间。企业可以根据需要将特定的会计年度和期间的定义为一个―会计年度变式‖。对于一个集团来说，可以有多个会计年度变式。各个分公司既可以共用某一个会计年度变式，也可以使用自己特殊的会计年度变式。
如图3-10所示，国内的公司可以使用12个自然月加4个特殊期间的会计期间定义。4个特殊期间是用于年结时不同性质的调整分录的。对于国外的分支，可以定义其他会计年度变式。比如每年3月31日为会计年度的终结，按自然月定义期间。在这种情况下，每年的4月1日到4月30日是第1个期间，3月1日到3月31日是第12个期间。这种会计年度变式是与年度无关的。对于任何一个年度，如2004年和2005年，它们的期间1都是4月1日到4月30日，不会随会计年度变化而改变。
出于业务需要，有些公司的会计期间定义得比较复杂。比如按周定义期间，也称为445方式。即期间1是每年的第1－4周，期间2是第5－8周，期间3是第9－13周。即每年依然是4个季度，但每个季度不再是3个自然月，而是3个期间，其长度分别是4周，4周和5周，年度结账日是每年的12月31日。这种情况在总账模块中就可以用―与年度相关的会计年度变式‖ 来配置。我们在系统中定义2004年期间1是从1月1日－1月24日，而2005年期间1则是从1月1日－1月29日。显然，如果按周定义期间，每个期间在不同年度的起始日和终止日是不固定的。
不同会计期间的设定对于SAP系统来说是可以很方便地实现的。但对于标准功能不能支持而要依靠二次开发的软件来说，会计期间的定义属于对系统底层的定义，开发和修改的量将相当大。
二, 多币种处理功能
和会计期间一样，越来越多的中国公司将会涉及多币种业务。我们假设某集团在泰国有一家子公司，按照当地规定需要用泰株作为本位币，但是它的报表则需要以人民币和美元为货币单位上报到集团公司进行报表合并和管理。 对于多货币的处理，总账模块提供两种不同的选择： 1，报表折算
报表折算指企业平时按照本位币（泰株）来记账，到了月末时进行报表的折算，折算成其他货币（如人民币或美元）。比如银行账户按照月末时的汇率，资产按照历史汇率，损益表科目按照平均汇率来折算。这种方法可以称为报表级的折算。 2，设立并行货币
在SAP中可设立多达四种并行货币。即交易货币，本位币，首选并行货币和次选并行货币。交易货币是发生结算时实际使用的货币，首选并行货币一般为集团货币，而次选并行货币则一般选择硬通货，如美元，欧元等。我们假设在泰国的子公司，它有一笔出口新加坡业务，按照合同以新加坡元来结算。这家公司的记账本位币是泰株；首选并行货币是人民币，次选并行货币则是美元。在触发销售业务时，系统会自动选择新加坡元（交易货币）来记账。但这张凭证中的数字会同时折算成泰株，人民币和美元。这种方法可以称为凭证级的折算。
第5节 周期处理
在财务部门的日常业务中，有很多工作是周期性的：如折旧运行，汇率评估和汇兑损益的计算，在途货物的自动清账，预提费用，利息计算，在制品结算，关账，余额结转等等。