财务部门在做月结和年结的时候会有很多项这样的事务需要处理，其中有些还有先后次序。我们在总账模块中，完成对这些周期性事务的处理和管理。SAP提供了使用―定期处理计划管理者‖工具，来安排这些工作。
图3-11中右上方是日历，左方是任务清单。任务清单会分配到日历中的每一天，每一个时间段，如图右下方。有些任务被交给系统自动执行，有些是人工的。在右下方我们还可以看到这些任务的状态。
借助总账中得定期处理工具，月结或年结时的财务工作就可以有条不紊的快速完成了。
第6节 信息查询
总账模块的报表功能是灵活多样的。如账户余额显示，账户行项目显示，审计线索，资产负债表，损益表，现金流量表，试算平衡表，纳税申报表，总账信息系统等等。SAP的信息系统提供了一些强大的工具，来方便企业从各个维度对数据进行分析。比如―钻取‖的方式或称为―穿透‖的方式，即可以进行多维的分析和不断深入的挖掘，直至进入原始凭证，这在―获利能力分析‖章节中会有介绍。再比如，标准报表往往包含非常多的选择条件，而选择条件往往不是单选的，可以使用多区间法，排除法等来进行选择。又比如如果我们要看任意多个组合的公司代码和业务范围的资产负债表，只需在标准报表的公司代码和业务范围选择条件中进行多选就可以了。
《第四章 应收账款和应付账款》
[推荐] SAP FICO 应收账款和应付账款-王纹
应收账款和应付账款
和总账模块有所不同，应收账款和应付账款模块除了对相关业务进行记录，核算，分析外，更突出了管理的职能。对于一个企业来说，顺畅的资金流是生存的首要条件，然后才是利润。应收账款模块管理着资金的流入，应付账款模块则监控着资金的流出，这两个模块对于管理企业的资金流转是至关重要的。在介绍应收账款模块和应付账款模块的基本功能之前，我们先从应付账款模块的一个业务场景－自动付款出发，了解一下系统是如何高效合理安排付款，理顺资金，规避风险的。
第1节 自动付款和内部控制点 一, 自动付款流程
假设H公司的付款业务种类繁多，数量庞大，其中有原料供应商，设备供应商，备品备件供应商，易耗品供应商，杂费，内部员工报销等等。针对这种情况，我们建议H公司使用SAP系统中排队自动付款的功能，来规范付款流程和加速业务处理。但是付款作为一个比较敏感的流程，如果采取自动支付的方式，关键控制点的设置就非常重要了。
我们首先介绍一下自动付款的流程。自动付款是SAP应付账款模块中的一个基本功能。整体流程如图4-1所示：
首先，在自动付款执行的时候，系统根据操作员（如应付账会计）输入的选择性条件，比如会计员，供应商类别，日期，付款方式等，从系统中检索符合条件的供应商的付款信息。付款信息是在建立供应商主记录时维护的。它包括付款条款（如30天到期 2％
现金折扣或60天净到期等等）、付款方式（如支票、汇票等）、开户银行（供应商和本公司的开户银行），是否冻结付款等内容。
在获取供应商付款信息的同时，系统会自动检查所有符合选择条件的供应商的未清项，如未清的发票等。系统还会检索发票中的付款条款、付款方式、开户银行等信息。如果发票中的付款信息和供应商主记录中的付款信息不一致，一般以发票中的付款信息为准。 取得上述数据后，SAP系统会将供应商的未清发票和主记录中的付款信息进行匹配核对后生成一条付款建议。在付款建议中包含了与付款有关的所有信息，如供应商、付款方式、开户银行、对方开户行、币别、金额等。付款建议并不会直接引发付款。操作员根据实际情况考虑各种因素后，决定是否需要编辑修改付款建议。当付款建议被最终核准确认后，就进入自动付款程序。
自动付款程序一方面会自动更新供应商明细账和总账，生成相应的会计分录（借：应付账款 贷：银行存款－未达）。另一方面付款数据将被送入付款媒介程序，进行实际支付。在系统中支付方式主要有以下几种：传统方式是打印付款单据，比如说套打电汇通知单或支票；有些企业打印出付款清单，由出纳人员直接填写付款单据；另外，还可以将SAP中的付款程序与电子银行的客户端直接相连，通过系统接口将SAP的付款指令直接发给电子银行的客户端，客户端收到指令后连接到银行的主机进行付款。例如厦门翔鹭石化就是采用SAP与电子银行接口的方式来进行付款的。 二, 内部控制点
在企业运营中，付款流程涉及企业资金的向外支付，属于一个较敏感的流程。对于这样的流程，风险控制显得尤为重要。那么，我们又该如何设立有效的控制点呢？
通常，首先会想到的风险控制点是对支付凭证的控制（图4-1中黄色粗箭头1）。在企业中，支票等支付凭证是有专人管理的。如果付款单据是套打的，则打印机应安放在专门的房间。支付凭证填制或打印完毕，还要经过审批，盖章才能真正支付。
另一个控制点是对付款清单的审核批准（图4-1中黄色箭头2）。应付账会计编辑完付款建议后，是需要经过上一层管理人员审核批准的。
完成上述两个控制点的设置后，让我们来想象一下企业的实际情况。对于一些大型企业，每次运行系统后生成的付款建议中，可能包括成百上千项的自动付款内容。这种情况下，这两个控制点审核的作用是很有限的，原因在于大量的业务都自动化了。假设有这样一种情况：一个财务人员既能更新供应商的主记录又同时能输入发票。如果他创建一个虚有的供应商并手工输入发票，那么很有可能在后续的自动化的流程中，在成百上千的付款项中，这笔款项未被察觉就被轻易地支付出去了。为了防止这种情况的发生，在设立前两个控制点后，还应该将风险控制点提前（图4-1中黄色粗箭头3）。新增的风险控制点是将维护供应商主记录的权限与输入供应商发票的权限分开，分配给不同的员工。
再考虑另一种情况：如果维护供应商主记录的人员更改了供应商的一些关键数据，比如供应商的开户银行、账户和户名等。那么支付给该供应商的款项就有可能被支付到其他银行账户中去。因此风险控制点应该更进一步提前（图4-1中黄色粗箭头4）。对这个风险的控制在SAP系统中被称为―敏感字段的控制‖。指的是供应商主数据中的敏感字段如供应商的账号、开户银行等如需更改，
必须经过其他系统用户的确认，更改才能在系统中正式成立。敏感字段在SAP系统中是可以由企业根据自己的需要来定义的。 从自动付款流程及其内部控制点的设置上，我们可以看出
SAP应付账款模块的管理，在提高效率的同时，还有效地控制了风险。
第2节 应收账款 一, 客户主记录
在SAP系统中，总账模块维护的是会计科目的主记录；应收账款模块，则维护的是客户的主记录。如图4-2，与会计科目类似，客户的主记录也是分层维护的。客户主记录共有三个层面：集团层，公司代码层和销售范围层。
集团层面上维护的信息，是集团下每个分支机构都能共用的信息，如客户的编码、名称、地址、纳税登记号以及银行账户等信息。而对每个公司代码来说，也需要维护一些对于该客户的独有信息，公司代码层面的控制就满足了这些要求。如图4-2，在公司代码层的付款条件中，我们假设对于同一个客户美罗百货公司来说，电视机公司的等离子电视很受欢迎，所以要求现款现付。空调公司的家用空调，市场反应不错，销售比较稳定，因而要求30天内收款，但是给予客户2％的现金折扣。而对于电脑公司生产的台式电脑，由于市场竞争激烈，因而给予客户60天的账期，但不再给予现金折扣。同样的道理，客户的统驭科目，利息计算控制，催
款控制，对账控制等控制信息也是在公司代码层次维护的。
和会计科目不同的是，客户信息的维护还有一个层面－销售范围层。对于客户的定单币别，价格组，交货方式等和销售相关的信息都是维护在销售范围层面的。销售范围是指销售组织、分销渠道和产品组的一个组合，比如―江苏省销售部/批发/手机‖的组合就是一个销售范围。这里我们不再展开。 二, 客户编号和自动记账
在应收账款模块中，我们可以根据需要对客户进行分类，同一类的客户为一个客户账户组。如可以按地点和性质把客户分为国内客户，国外客户，合作伙伴，一次性客户四个账户组；也可以按销售的性质将客户分为零售客户，批发客户等账户组。账户组的分类规则是可以自由定义的。
每个账户组都有特定的编号规则，编号区间和屏幕格式。账户组里的客户既可以由系统按建立的先后顺序自动编号，也可以由外部统一编号。但每个客户的编号必须符合其所属账户组的编号区间。在应收账款模块里，每个客户的编号都是唯一的。
在应收账款模块中，一些主要的业务如开票，信用检查，催款等都是系统自动完成的。如在销售和分销模块执行对销售定单发货后，系统会根据开票清单自动生成会计凭证。
需要指出的是，SAP系统在自动生成开票凭证时，其分录并不是 借：应收账款 贷：主营业务收入。系统生成的凭证是 借：美罗百货公司 贷：主营业务收入。这是因为在销售上是对客户进行发货的。同样，在财务上也是对此客户进行开票。发货和开票业务都是通过客户编号来选择客户的。在自动生成上述凭证的同时，系统会根据美罗百货公司主记录中的统驭科目号，实时更新总账科目，从而使客户明细账和应收账款总账金额完全相符。我们在显示凭证时可以清楚的看到这个过程。
当我们点击凭证借方一行时（即美罗百货公司行），屏幕上会显示发生开票业务时美罗百货公司对应的总账科目号码，也就是应收账款科目的号码。由此，系统完成了：根据销售定单上的客户编号，对客户开票－>根据开票清单, 自动生成 借：客户明细 贷：主营业务收入的凭证－> 更新客户对应的统驭科目金额的全过程。这里，为了方便读者理解，我们将自动生成会计凭证的过程分解为三步。但在系统里，它们是同时自动完成的。
上文我们提到，自动生成开票凭证时，是通过客户主记录中的统驭科目号，来更新它所对应的总账科目的。但是，由于业务不同，发生在同一个客户上的不同业务的总账科目是应该是完全不同的：如开票时，是应收账款。但如果我们预收了客户一笔款项，很显然，这时的总账科目就应该是预收账款，而不再是应收账款。在应收账款模块里，我们用统驭科目和特别总账标志两个元素的互相交叉来完成上述功能。 三, 统驭科目和特别总账标志
如图4-2，可以看到，统驭科目是在客户主记录的公司代码层面维护的。同一个客户在不同的公司代码下，它的统驭科目既可以是一样的，也可以是不一样的。
统驭科目(reconciliation account)是用来将明细分类账附加到总分类账的一种总账科目。统驭科目和明细分类账在过账业务时同步更新－即行项目明细保持在明细分类账中，汇总信息则保留在统驭科目中。统驭科目是不能直接过账的。
在系统中，我们一般把某个客户最经常发生的业务对应的总账科目设为它的统驭科目。比如美罗百货公司的统驭科目是―应收账款‖，如非特别说明该客户的业务都会自动计入―应收账款‖科目中去。而一旦一个总账科目被设为―统驭科目‖，它就只能接收来自明细账的数据，进行汇总，它本身不再能直接录入数据。也就是说，在系统中，我们是不可能直接输入 借：应收账款 贷：主营业务收入 这样的分录的。而对于客户可能发生的其他的业务，比如预收账款，应收票据等业务，我们定义了―特别总账标志‖(special G/L indicator)来进行划分。
如图4-3 中，客户1360 美罗百货公司的统驭科目是应收账款，除了最经常的开票业务外，它还涉及预收账款，应收票据，预收款请求，担保四项其他业务。这里我们用―A、B、C、D‖ 四个特别总账标志将此四项业务区别开来。当发生开票业务时，我们不需要