之前必须对这些房屋进行装修，为了使这项工作能顺利进行，确保1998年9月上课前交付使用。艺校派专人向档案馆求助，希望学校档案馆提供西部礼堂东端门厅的建筑图纸和水电安装图纸。由于我馆保存的图纸齐全，满足了他们的需求。
4、认定学历，依据档案
1997年12月，吴淞二中的教师徐世铭来到档案馆，要求办理学历证明。据他自述，他是政教科58级专科的学生，是班长，1960年4月在中学实习期间，因肺病复发，只好中止实习，回家休养一年，1961年经师院政教科主任刘明放介绍，前往吴淞中学任教至今。现因申报高级职称，组织上一定要他出具大专毕业证书，为此，只好求助于母校。针对这一情况，我们深知利用者索取学历证明的重要性。他要的不是一张肄业证明，而是一张大专毕业证明，由于他在毕业前夕就休学，事后又没有返校继续上课，而是直接到中学任教。所以毕业生档案中根本没有他的材料，后经我们查阅学生名册，毕业生分配计划，学生流动情况登记材料等档案，证明他在5月份因病休学，在60年4月的毕业生分配计划中，预计分配数与政教科的学生数完全一致，再查该班学生成绩，他在校期间成绩均及格，没有补考，二年级下学期没有实习成绩。根据他三十多年来一贯从事教学工作的实际情况。我们如实摘录了他在校的学习成绩和因病休学等材料，至于是否可以补发毕业证明请教务处决定。由于我馆根据档案记载的内容，如实地向教务处出具了证明，从而为教务处为他办理大专学历证明提供了有力依据，也为他申报职称提供了有力的证据。为此，他事后专门写感谢信对档案馆工作的务实精神表示感谢和敬佩。
5、关键时刻，会计档案帮他说话
1998年4月，学校决定电话总机移交市电话局管理，原有校内电话全部改为直线电话。为了使移交工作能顺利进行，学校决定家属宿舍的学校内线电话全部由上海市电话局管理，与学校电话网分离。同时规定家属宿舍内原有干部工作电话改为直线后需补交1000元，如不交，视作放弃安装直线电话处理。我校原研究生部负责人看到通知后，提出早在1992年分两次共交纳1500元电话安装费，这次不应再交钱。有关部门认为凡干部工作电话学校只收过500元，而秦明和同志又一时拿不出交费收据。面对这种情况，秦明和抱着试试看的心情，求助档案馆。经馆内有关人员查阅会计凭证，查到了1992年5月20日和5月28日两张交付凭证，总计缴纳电话安装费1500元。他凭我馆出具的证明，顺利地解决了电话初装费的问题。
6、教学档案为数千名中学教师解决燃眉之急
在1960年至1961年，为了加速教师队伍的培养，上海市教育局委托上海师院和上海市教育
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学院举办一年制师范培训班。这些学生在校学校时间按照大专课程安排，进行全封闭教学。他们从学校结业后在教学工作岗位上已工作了二十多年，1985年以来多次上访要求解决学历问题。当时，教育局责成我校教务处摸清这批学生在校学习的课程和课程安排。我们了解这一情况后，配合教务处处长查阅了教学计划和课时安排，发现这批学生在专业课教学上与目前大专生基本一致，只是缺少了教育学、心理学、教材教法等专业必修课。根据这一情况，上级教育部门及时作出了决定，凡是培训班学生一定要继续学完教育学、心理学课程，经考试合格可以补发毕业证书。由于我们及时提供了档案，使数千名教师解决了学历问题，评定职称有了希望。
7、尊重事实，矛盾缓解
1984年，上海音乐学院拟在上海师院东部音乐新村建造家属宿舍。档案馆了解这一情况后，主动向总务处提供了1963年上海市高教局函复上海音乐学院关于向上海师院移交原漕河泾校舍产权问题请示的批件。文件指出：音乐学院应该将师院东部（原上海音乐学院和音乐新村的产权）全部移交给师院。文件明确规定，先将教学区的图纸移交，然后将音乐新村中属于上海音乐学院员工的住宅在适当时期迁出后，也应向上海师院移交。根据这一精神，我校即至函上海市高教局和上海音乐学院，说明在音乐新村单方面建房是不妥的，应立即停止实施建房计划。由于我们主动提供档案，总务处立即采取措施，从而缓解了两校因造房产生的矛盾，也减少了音乐学院因单方面盲目设计施工而造成的损失。
8、一份档案文件，价值八万余元
1985年，为了加速学校建设的发展，经校领导决定拟在学校东部边缘地区征用土地建造第四教学大楼。在办理征地过程中，梅陇乡提出，要求我校支付他们土地费、青苗费。当学校档案室知道情况后，立即向基建部门提出，档案室保存有1954、1960年两次征用土地的材料。经基建部门查阅档案，发现在这次征地中，有10 . 31亩土地属我校重复征地，这部分土地所有权应属我校。1960年正逢我国遭遇自然灾害，我校在建项目下马停建，因此这10 . 31亩土地属征而未用。1962年根据市人委文件关于对已征尚未使用的土地应一律退还农民使用的。规定交给了梅陇乡牌楼村使用。按照现在有关征地文件规定，对属于已征地在第二次征地时可以免交土地费，就此一项为学校节约8万余元。
9、党政档案是编写校史的主要依据
党政档案是学校党政机关、群众团体在日常管理活动中形成的具有保存价值的历史记录。1985年6月学校成立校史编写小组。由于编写成员来自各个方面，对学校的历史并不十分了解，为此
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他们到档案馆查阅档案。据统计，1985年6月至1988年12月，档案馆共向校史编写组提供档案978卷。这些档案为编写组织史、大事记、校志提供了翔实的素材。
10、党政档案是平反错案的重要依据
党政档案是学校党政机关、群众团体在日常管理活动中形成的具有保存价值的历史记录。从党政档案中我们可以清楚地看到在历次政治运动和十年动乱中，我校师生员工受到各种处理的案件达1056起，涉及教师919人，职工358人，学生561人。其中：文革案件444起，含学生63起；反右案件267起，含学生261起；反右倾案件4起；历史老案332起，含学生295起。此外，文革期间，我校教职工被抄家的共154户。由于学校档案保存了这批档案，从而使学校在不到三年的时间内完成了冤假错案的平反工作，为落实党的知识分子政策起到了重要作用。
11、学生卡片为校友子女落户上海提供凭据
1969年----1971年我校有相当多的毕业生分配到新疆、贵州、山东、四川、安徽、浙江、广东等地工作。根据有关政策，其子女可以回沪定居，但必须由当地派出所出具有关学生迁出户口的证明。由于我校治保会在“文革”中屡次搬迁，加上人员不断调动，所有户籍资料全部丢失，学校派出所面对历届校友的请求，苦以没有凭证可依，所以求助档案馆。我们根据学生卡片中的记载内容及时提供了证明，这样既为学校派出所解决了工作中的难题，又为历届校友解决了子女落户上海的问题。
12、教学档案为查找学生去向提供方便
前阶段，我们接待了一批五十年代毕业生，他们均是从外地退休返沪定居的校友。长期以来，由于同学间分隔两地早已失去联系。返沪后，很想寻找40年前的老同学，他们求助档案馆，希望我们提供他们同班学生的名册，分配去向，这些学生原来的家庭地址等。经过我们查阅档案，基本上满足了这些校友的要求。
13、会计档案为个别调干生办理离休手续提供了依据
1980年以来到我馆查阅、核对调干生参加工作时间的用户逐渐增多，有的校友还从外地写信求助档案馆，言及他本人档案中没有他到师院读书时的有关证明，要求我馆查寻有关档案，证明他是调干生，针对这种情况，我们翻阅了1954年以来调干生发放名册，以及有关学生大学毕业时的工资转移证和考入师院时有关工资证明，在这些材料中清楚记录着每位调干生参加工作时间、工作单位、享受工资待遇（供给制、还是薪给制）等，我们参照这些档案如实向有关人员作了函
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复或向有关单位的来访者提供了证明。从而使这批1949年10月1日之前参加革命工作的校友享受了离休待遇。
14、关键时刻凭证出来说话
1992年我校委托外单位安装闭路电视，在联系施工队安装时，对方要求必须预付2000元。为了使我校闭路电视能及早投入使用，校工会及时将这笔钱付给施工单位。但到我校闭路电视安装完毕后，对方要求按合同规定付费。我校提出应少付2000元，但对方拒不认账。为了不增加学校和家属区教工的负担，财务处想到档案馆。因为学校保存的会计档案能反映每一项经济活动和财务开支，它能如实反映学校财务支出情况，经查阅档案确认我校在一九九二年已预付闭路电视款2000元。这样就为学校少支付这笔费用。
15、职称评定的依据--出版档案
我校教学、科研管理人员在学报，教育与管理等刊物上发表的文章，由于生活条件的改善，几经搬迁，不慎将一些刊有自己文章的刊物也一并卖掉了或遗失了。但是在他们申报职称时，就寄希望于档案馆保存的出版档案。经查阅，他们往往可以马上得到原文的复印件及审稿单上专家的评语，以及论文发表的确切时间。不起眼的出版档案在关键时刻为教学、科研人员的职称评定提供了有力依据。
16、齐全的设备档案使仪器设备充满了活力
每当仪器设备需要修理或改装的时候，进入人们头脑中的第一个信息，就是到档案馆寻找资料，依靠有关的仪器设备档案，一般情况下，用户能将仪器设备中存在的问题很快修理好，使仪器设备充满活力，在教学科研活动中不断立新功。 近年来由于院、系调整，人员调动较大，仪器设备保管单位的一些资料也找不到了。这给科研工作人员带来了困难。好在档案馆还保存了原件。如何使学院中所拥有的设备做到资源共享呢？教学科研人员就积极开动脑筋，自己动手改装一些闲置的仪器设备，提高设备的利用率。 比如理工信息学院，生命与环境科学学院为使功率计，各种显微镜等精密仪器设备更好地发挥作用，他们就仔细研究保存在档案馆中的有关仪器设备档案，充分发挥了现有设备的作用，加速了研究步伐，同时也解决了购买仪器设备经费缺乏的困难，真是一举二得。 通过对仪器设备档案的利用，反过来也教育了各单位要进一步重视保管好各种仪器设备的维修资料，认真做好向档案馆的移交工作。
17、基建维修、改建的好帮手棗基建档案
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随着改革浪潮的迅猛发展，高教战线改革也以日新月异的速度不断展现出新的面貌。为了配合教育现代化的需要，硬件环境也逐渐更新换代。五十年代建造的一些教学、科研办公楼等也都逐一披上了崭新的新装。
例1：为了省时、省力、省料，数学、教管、语言所、体育系、研究生部、后勤等单位改建前都不约而同来到档案馆查阅、复印有关房屋建造时的各种竣工图。由于档案馆及时提供了有关基建档案，使施工队的改建工程能得以顺利进行。
例2：外宾楼扩建裙房时，在施工期间不慎将一煤气管挖破，正当大家焦急不安时，档案馆及时提供有关外宾楼水煤管线分布图，使施工队很快排除故障，保证了施工队扩建工程的顺利进行，大大地提高了工作效率，同时也节省了大量的人力、物力和财力。
18、科研的依据和捷径--科研档案
我校科研档案在职称评定，教学、科研、重点学科的评审中发挥了较大的作用。
例1：教职工在职称评定，填写材料时，往往已记不清自己所参加的科研项目的时间，专家鉴定意见及本人在课题中的具体贡献，于是他们来档案馆查询，很快就可以得到一份满意的答卷，并可根据本人的要求得到所需材料的复印件。
例2：化学系物理化学是我校市级重点学科，在中期评审时，由档案馆提供了一整套有关物理化学专业的教学档案、科研档案，规范齐全的档案给评审专家组留下了美好的印象，为重点学科的评审能顺利通过作出了应有的贡献。
例3：有些科研项目在基础研究的理论上具有延续的作用，比如化学系有关化学振荡的研究，在不同时期的研究方式和内容有所不同，但在教学科研活动中，借鉴前人的研究方式，不断拓宽后人的思路，为当今硕、博士研究生的科研提供了有益的启示，并在前人研究的基础上又推陈出新，结出了更加丰硕的研究成果。
19、有力的证明——教学档案
专业设置的评估，硕士、博士点的设置评审等都有离不开教学档案，只有平时及时做好收集、整理和归档工作，那么在各种评估、评审等活动中，才能做到胸有成竹，经得起考验，下面仅举四例就足以证明。
例1：我校地理系导游专业评估的时候，地理系及时来档案馆索取有关导游专业的教学档案，当专家评审组要求立刻提供导游专业本科学生毕业论文评审材料时，系领导马上向档案馆求援，档案馆立刻向系里提供了导游专业本科生的全部毕业论文评审材料，保证了导游专业评估的顺利
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