(四)注重加强机关文秘人员能力建设，着力培养一支高素质的文秘干部队伍。提高公文质量，关键在于培养一支能力强、素质高、业务精的文秘队伍。要积极适应不断发展变化的新形势，采取岗位培训、专家授课、观摩学习等多种形式，对文秘人员加强培训和交流，不断提高文秘人员的业务素质和能力，以适应岗位要求和工作需要。
各报文单位要及时将培训需求和见学计划报省政府办公厅。省政府办公厅将适时举办公文处理培训班，与报文单位建立公文处理交流见学制度，通过以学代训的形式，提高文秘干部的业务水平。
为规范公文处理工作，市政府及办公厅根据《国家行政机关公文处理办法》，相继制发了一系列与之配套的工作制度和文件，对有关原则和规范进行了具体说明。总体看执行良好，但也存在以下问题：一是职责不清。有些区、部门和单位对明显属于职权范围内的事务，也要求市政府或办公厅发文。二是公文办理拖沓。对转办的公文，有的既不按时限要求反馈办理情况，也不及时提出落实意见，还有的在部门之间运转时间过长，耽误办理时间。三是公文质量差。有些上报的公文无发文机关标识、无单位落款、无公章、无页码，严重失去了公文的严肃性；有的公文文种使用不当、体例格式不规范，报告中常常夹带请示事项；请求以市政府或办公厅名义下发的公文，单位对代拟文稿审核不严，标题与内容不符，语言不规范，且表述粗糙，数字引用失准，缺乏条理性，全局观念不强。四是不按要求和规定报送文件。有些报送的文件因不合规定被退回后，采用直接呈批的方式处理，造成领导批办与部门承办的公文逆行、脱节等。针对上述问题，市政府领导十分重视并多次批示，要求各级领导、单位必须引起重视，采取措施，解决问题。鉴于此，为提高公文办理质量，加强公文报送管理，确保公文处理工作有序、高效、正常运转，现就有关事宜通知如下：
一、各级领导要重视和支持公文处理工作
公文处理与领导工作息息相关，是治国安邦、传递政令、沟通信息、实现领导决策、落实各项工作的重要工具和手段。《国家行政机关公文处理办法》对领导提出了明确要求：“应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。”做好公文处理工作，人才是关键。各级领导不仅要把好公文审批关，而且要有意识选拔一批政治过硬、精明能干、有一定文字基础的同志充实到文秘工作队伍中来，并有计划、有目的
开展业务培训，全面提高他们的综合素质和工作能力；要解决他们工作、生活中的困难，在政治上关心他们的成长，使他们能够全身心地投入工作。
二、严格遵守公文处理程序
（一）发文
发文的一般程序是：草拟-审核-签发-复核-缮印-用印-登记-分发。
草拟：一般文稿安排1-2 人起草；重要文稿必须由主管领导牵头，组成3-5 人写作班子起草，起草时要严格遵守《国家行政机关公文处理办法》有关规定，并实行实名制。
审核：各办公部门必须指定责任核稿员，专门负责把好文稿的行文关、法核关、文字关和格式关。
签发：文稿由有关领导签发。经签发或定稿后，其他人不经签发人同意，均不得对其做实质性修改；经复核确需对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。
复核：公文正式印制前，文秘部门或分管文秘工作的领导应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全；格式是否统一、规范等。
缮印：文印打字人员要严格按《国家行政机关公文格式标准（GB T 9704-1990）》印制公文。
用印：公文必须加盖公章，这是公文生效、具有权威性和凭证作用的标志。
登记、分发：利用党政办公网，自动完成。
（二）收文
收文的一般程序是：签收-登记-审核-拟办-批办-承办-催办。
要充分利用党政办公网办理公文。
各区、部门和单位要对照以上公文处理程序检查本单位的执行情况，不符的要坚决纠正。凡上报市政府的公文，应按规定的渠道报送，与党政办公网联通的单位必须用电子文报送。对个人自带呈送的公文，市政府办公厅不予受理；如遇紧急情况确需专人报送的，应由本区、
本部门和本单位办公室负责文秘工作的同志专送；发送传真文件，必须事先与市政府办公厅有关处室、局沟通联系。
三、坚决制止文件升级
属本级政府、本部门和本单位职权范围决定的事项，非特殊情况不必请示市政府；需要向下级部署或请求同级部门协调的事项，一律由本级政府、本部门和本单位自行发文或联合有关部门发文；向省归口部门请示、报告业务工作，除省明确要求及特殊情况外，一律由部门直接上报；经市政府批准召开的全市专业性工作会议，除办公厅主办外，一律由主办单位发会议通知；属于领导小组、指挥部、组委会等常设、非常设临时机构工作范围内的事项，一律自行发文。
四、提高公文质量
各区、部门和单位负责文秘工作的领导和办公室负责人要切实负起责任，严格把好公文的政策、文字、体例格式关以及公文报送关，提倡写短文，直述不曲，少说空话、套话。向市政府请示事项涉及几个部门的，主办部门要事先协调取得一致意见；经协调意见不一致的，要说明各方理由，提出建设性意见，以供领导决策。向市政府上报情况，要注意材料的完整性，不但要说清现象，还要分析原因，提出建议及具有可操作性的实施方案。建议以市政府名义召开的会议，要附送会议方案，需要领导讲话的，要将代拟稿一并报上。同时，对内要做好提高公文质量和按规定程序行文的宣传工作，形成层层把关、层层负责的良好氛围。
五、提高公文运转效率
各区、部门和单位对市政府办公厅转办或交办的公文，必须按规定的时间和要求，指定专人落实。对急办的公文，要及时反馈办理结果。不能按时办理的，要说明原因，提出完成计划，并定期报告办理进度，以便市政府领导掌握具体情况，及时正确决策。
六、坚持不合格公文退回重办制度
市政府办公厅对各区、部门和单位报送的文件和代拟文稿，凡不使用单位规范文头、不编文号、无签发人、不注明联系人和联系方式、不加盖印章、语法逻辑错误、文字表述粗糙和办理电子公文转办回办不分的，将坚决退回重办。并适时对公文收退情况和文稿质量进行通报。
年初以来，特别是
《七台河市人民政府办公室关于进一步规范公文处理程序的通知》（七政办发〔2008〕24号）下发后，全市各级行政机关能够认真执行“八项规定”，公文制发质量和运转效率有了明显提高，处理程序日趋规范。但从近期报送的公文中发现，一些普遍性的问题仍未得到有效解决。对此，市政府领导多次作出批示，并对提高公文质量提出明确要求。为进一步加强公文管理，促进公文制发和运行规范化、科学化，现就部分单位报送公文存在的主要问题通报如下：
一、文种使用不当
（一）混用问题。上行文经常混用的文种是“报告”、
“请示”和“意见”。表现在报告中夹带请示事项，如市粮食局《关于请求拨补所属三个事业单位工资及保险费的报告》（七粮字〔2008〕34号），应为“请示”而写成“报告”。
（二）使用不当问题。超出范围另设文种，如市质量技术
监督局《关于对白酒无证生产企业予以取缔的建议》（七质技监发〔2008〕42号），应为“意见”而写成“建议”。
二、公文格式不规范
（一）发文字号问题。字号中年份用六角括号“〔〕”括
起，但用方括号“［］”的居多。如市畜牧兽医局《关于2008年畜牧业投资项目所需资金的请示》（七牧发［2008］38号），市发改委、市交通局《关于我市农村公路改造工程存在问题的报告》（七发改发［2008］195号），市供销社《关于供销社系统茄子河区红卫供销社改制遗留问题的请示》（七供合字［2008］4号），市国土资源局《关于对桃山水库二期工程压覆煤炭资源采矿权和资产进行评估的请示》（七国土资呈［2008］72号），市外事侨务办《关于印制归侨侨眷证经费的请示》（七外侨发［2008］10号）。机关代字和签发人应用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体