机关公文处理办法?（以下简称?办法?）、?国家行政机关公文格式?（以下简称?格式?）和?国家食品药品监督管理局公文格式细则?（以下简称?细则?）对行政机关公文规定的标准，结合我县公文处理实际工作中存在的一些不规范现象和问题。分析如下：
一、制发公文中存在的问题及分析 （一）公文格式组成部分中常见的问题
1.发文机关标识。发文机关标识应套红居中印在公文首页，字体要庄重（行政机关推荐使用小标宋体），各级部门包括食品药品监管系统有些单位的发文机关标识并未使用小标宋体，而用的是宋体、华文中宋等；字号要适当，一般不能超过22㎜×15㎜。原则上下级的发文机关标识字号应小于上级；发文机关标识的位臵，?格式?提出了两种：第一种是用于平行文或下行文，在设计文件红头时，发文机关位臵应自上页边起留出天头37㎜＋25㎜=62㎜的距离。第二种仅限于上行文，上行文发文机关标识距上页边为天头37㎜＋25㎜＋55㎜=117㎜，留的空白主要是供上级机关批示文件用。多数单位未分上下行文，向上级报送的文件都是用下（平）行文红头(县级部门最为严重)，应予以纠正。
2.发文字号。发文字号标注应在发文机关标识下方居中位臵。其中，国家行政机关上行文的发文字号在横线上居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应
使用六角括号“??”,而经常用方括号“[]”，如“×食药监[2007]×号”，正确的应为“×食药监?2007?×号”。 3.签发人。主要是用于上报公文。国家行政机关上报公文的发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”用3号仿宋体字标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。问题主要出现在左右没按要求空1字，还有的签发人姓名字体不是楷体，而用仿宋体，更为严重的是有些单位在使用上行文时，连签发人都没有，而是按平行文或下行文制作。国家行政机关公文的“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，这个是大部分单位所忽视的。
4.标题。标题位于横隔线下空2行居中位臵，字体一般用2号小标宋体字；国家行政机关公文标题中除法律、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题如出现多行现象时，标题的段落应作调整。常见的问题一是标题与横隔线只空1行；二是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加粗的；有用小二号字的，不一而足。三是标题中滥用顿号、逗号等标点符号，不伦不类。 5.正文。位于标题或主送机关下方。正文中引用公文时应当先引标题，后引发文字号，引用的发文字号要用圆括号括起来；?办法?和?细则?规定公文正文内容结构层次为“一、二、三、……”、“（一）（二）（三）……”、“1. 2. 3.……”、“（1）（2）（3）……”，?格式?规定正文中第一层次标题使用3号黑体字，第二层次标题使用3号楷体字，正文中其他文
字一般用3号仿宋体字，每面排22行，每行排28个字。常见的问题主要出现在引用公文时只引用标题或只引用发文字号，而且引用发文字号时没用圆括号括起；第一层次用“(一)”;第三层次的“1.”写成了“１、”，把小圆点写成了顿号；有的第一层次标题使用的仿宋体加黑或宋体，第二层次标题也是用仿宋体或宋体。
6.成文日期。成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。但在实际操作中，成文日期常见的问题是将“零”写作“O”，如“二O一O年二月一日”，正确的写法应为“二〇〇七年二月一日”。
7.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体字或宋体字标注，且词目之间空格不均。规范的“主题词”是用3号黑体字、居左顶格标注，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。
8.抄送机关。抄送机关名称标注在主题词下1行、印发机关和印发日期上方，左右各空1字，用3号仿宋体字标注“抄送”，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。常见的问题是有的公文还将“报送”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”；有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；有的是抄送机关间用顿号隔开，再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。
（二）错用文种
依据?办法?，行政机关的公文种类主要有13种，除此以外均为非法定文种，在正式行文中不应使用非法定文种。我们在制发公文过程中经常见到?××局2007年工作要点?、?××局精神文明创建工作实施方案?等文件标题，这均是错误的用法。正确的用法应是加用法定文种，下发的如?××局关于印发2010年工作要点的通知?，上报的如?××局关于报送2010年工作总结的报告?等。
（三）主送机关错误
上行文多头主送，如请示、报告等上行文中主送机关出现：州食品药品监督管理局、县人民政府；还有的在向上请示的同时抄送下级机关；下行文乱抄滥送，不分有无关系、有无必要，随意抄送上下左右诸多单位，有的把向下级机关发的一般性公文无必要地抄送上级机关，还有的对收文机关领导一一抄送；有的主送与抄送不分，已属主送的机关，在抄送中再次列出。
二、收文办理中存在的问题及分析
收文办理一般包括如签收、登记、拟办、分办、传阅、承办、催办等。收文处理因为领导及办公室工作人员不够重视等原因，不按程序进行的现象比较多，主要表现在：对来文不做登记即进行办理；无拟办意见，直接由主要领导批办，而应先对所收文提出办理意见，然后按领导同志的排序由后向前递送；超范围传阅或应传阅的人员未传阅，一般原则是按领导同志排序由前向后递
送；承办人未对办理情况进行注办；办公室对办理情况未进行督办催办。收文处理未按程序进行，直接影响到上级精神的贯彻和工作部署的落实。办公室在进行文件处理时，一定要注意严格按照程序进行，保证机关工作的规范化。
三、规范公文处理，提高公文质量的措施
公文处理工作是办公室的中心工作之一，也是一项既繁琐又需要认真细致的工作。公文处理的质量直接关系到发文机关的形象。因此，我们必须重视公文处理，把努力提高公文处理质量作为一项重要工作来抓。
（一）加强公文处理主要机构的业务管理
负责公文处理的主要机构要切实主管好本机关的公文处理工作。同时，要担负起指导下级机关的公文处理工作，要将对公文处理的构成要素及工作过程的优化落实到实处，实行全面的质量把关和检查。实践证明在公文处理中一个字或一个数字的失误都会给工作造成严重的损失，影响到发文单位的信誉、权威以及工作效率，因此必须加强对公文处理活动的业务管理，使每个参与实际工作的人员都能切实负起责任，杜绝一切错误，防患于未然。
（二）提高公文处理人员的责任意识和业务水平
要保证公文处理活动的质量，必须提高公文处理人员的质量意识，使每一个参与者都能把好自己这一关。第一我们要抓好对?办法?的学习，结合本部门的实际情况抓好?办法?的落实；