能源管理体系程序文件 版次/修订状态： 第A/0版
部其他相关方发送的信件、传真等。
5.1.2安全生产部对能源管理体系文件、记录等进行编号。
5.1.2.1公司能源管理体系文件编号包括：能源管理体系手册、程序文件、管理制度、记录，以及其它有检索要求规定的文件编号。
5.1.2.2标准编号规则 标准编号格式：
Q/XX X X X X X — #### 批准年号 个性标准代号 标准类别代号
公司标准代号
编号格式的意思表示：
a) Q/XX：字母Q为企业标准代号，XX为公司简称，Q/XX为公司标准。 b) X：为标准的类别，依据公司《文件控制程序》（Q/XX 20057-2014）要求，本体系类别为能源管理体系,代号为：EnMS。
c) X X X X：为各个具体文件的编号。如有手册、程序文件等，可在其后加顺序号。如“CX01、ZD01”
d) ####：为标准批准的年号，用横线“—”与标准编号分开。 5.2 编写和审批
公司员工均可对能源管理体系管理手册、程序文件、管理制度、记录等提出编写建议，经公司授权人员批准后，作为公司的正式文件进行发布；
5.3发布和发放
5.3.1公司通过OA系统以电子版的形式对体系管理手册、程序文件、管理制度进行发布，各归口管理部门对其有效性负责；
5.3.2公司不再发放纸质版的体系管理手册、程序文件、管理制度，因工作原因需要纸质版的，使用单位需向归口管理部门提出申请，由归口管理部门负责制作；
5.3.3各纸质版文件使用单位应建立发放记录，通过加盖“受控”、“发放编号”印章，登记发放，以便追溯。
5.4使用和作废管理
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5.4.1员工使用体系管理手册、程序文件、管理制度、记录时应以OA系统发布的有效电子版本为准；
5.4.2员工电脑中不得保存作废的电子版本；
5.4.3对于需作资料保存的纸质作废文件，经过加盖红色“作废”、“保留”印章后方可作为资料保存，但必须撤离使用现场另行保存。 6 管理记录的管理
按照Q/XX 20058《记录控制程序》进行管理。 7 法律法规的管理
按照Q/XX20105 《法律法规和其他要求获取识别管理程序》进行管理。 8 外来文件的管理
8.1客户、投资者、政府部门、集团公司、股份公司、XXXXXXXXXX以及公司外部其他相关方发送的信件、传真等外来相关文件，由行政部办公室负责接收，并建立相关接受处理台账，经公司相关程序审批后，分发到各相关单位。
8.2公司各单位应建立外来文件接受处理台账，以接受行政部办公室分发来的外来文件；
8.3对于各单位直接收到的外来文件，业务相关的应做好接受处理台账进行直接处理，对于业务不相关的，应转交行政部办公室或其它业务对口单位进行处理，并做好接受转交台账；
8.4 行政部不定期对各单位的外来文件接受处理情况进行检查并提出考核意见。 9、相关文件
《记录控制程序》
《法律、法规与其它要求获取和确认及合规性评价控制程序》 10、记录
文件和资料清单 文件更改申请单 文件更改通知单 外来文件登记表 文件评审记录 文件发放登记表
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XXXX/EnMS-CX-01-2014
记录控制程序
1 目的及范围
对公司能源管理体系保持运行的记录进行控制和管理。 本程序适用于XXXXXXXX化工有限公司（以下简称公司）。 2 引用文件
GB/T 23331-2013 能源管理体系 要求 GB/T 19000-2008 质量管理体系 基础和术语 GB/T 19001-2008 质量管理体系 要求 Q/XX 20057 《文件控制程序》 Q/XX 20138 《标准化工作管理办法》 3 术语
本程序均采用GB/T 23331《能源管理体系 要求》中的术语。 4 职责
4.1 管理者代表是记录控制过程的主管领导。
4.2 安全生产部为记录控制过程的归口管理部门，负责制定能源管理体系的《记录控制程序》，并监督执行；负责对文件和资料管理单位上报的记录清单进行审核、汇总。
4.3 各类文件和资料管理单位负责制定与管理体系文件相配套的记录。 4.4 各单位负责本单位填写的记录的收集、编目、归档、查阅和保管。 4.5 各类记录的填写人和审核人应对记录的真实性负责。 5 工作程序 5.1 记录分类
5.1.1 原始记录：如操作记录、检验记录、监测记录、计量检定/校准记录、计量确认记录、能源采购的有关记录等。
5.1.2 统计记录：台帐、日报、月报、季报、年报等。 5.1.3 综合性记录：各种报告、会议记录、总结等。 5.2 记录的载体形式
5.2.1 记录的形式：可以是卡片、表格、图表、报告，也可以是拷贝、磁带、胶片、电子版本等。
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5.2.2 记录的形式及内容要求：在相应的管理体系文件和标准中作出规定。 5.3 记录的编制（国家有规范的记录除外）
5.3.1 记录格式内容具有共性的，由各标准、文件和资料归口管理部门统一设计编制，部门负责人批准后使用；不具有共性的由使用单位设计编制，并报文件和资料归口管理部门负责人批准后使用。
5.3.2 记录的编号、标识
编号按《标准化工作管理办法》执行。标识主要以名称和编号为主，需保密的记录应加盖“保密”印章。
5.3.3 对通用性的记录表格应在右上部编号，同一格式内容的记录同一编号。 5.4 记录的管理
5.4.1 记录的归口管理部门和使用单位都要明确或授权具体人员负责记录的管理工作，对所管理或使用的记录应建立“记录汇总表”，以便于存取和查阅。当管理内容无变化，只有记录内容变更时，应填写“记录新增或变更申请审批表”中提出更改申请增加、修订。
5.4.2 电子文本记录的管理
a) 生产系统数据存储电子文本记录由生产控制系统完成；
b) 在办公自动化系统和档案管理系统上发布的记录，由相应管理部门（单位）对口管理人员完成；
c) 电子文本记录录入、修改和确认人员，必须具备维护记录真实性的能力，只有在电子文本的记录具有可追溯性（即具有记录更改条件控制痕迹）时，电子文本记录方为有效。
5.4.3 各种记录应确保只有经过授权的人员才能进行填写、修改、出具和删除记录的工作。
5.5 记录的保存
5.5.1 记录的保存期限分为有限期保存和永久性保存, 保存期最短为十二个月。每种记录规定的具体保存期由归口管理部门确定，在各单位记录汇总表中填写，其中具有共性的记录保存期应与格式同时发布。
5.5.2 记录填写单位应及时收集已生成的记录，采用合页装订成册等方式进行分类作为档案保管，以便存取和检索。保管环境应适宜，防止记录损坏、变质和丢失。
5.6 记录的查阅
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5.6.1 相关人员可在网络上、档案室查阅。
5.6.2 若外来人员查阅记录，需经归口管理部门同意后方可查阅。 5.6.3 顾客需要记录时，经主管领导批准后可提供该记录的复印件。 5.7 记录的填写规定
5.7.1 所有的记录填写都应真实、准确、及时, 内容齐全、完整, 字迹清晰, 并使用法定的计量单位。
5.7.2 记录的填写要求
a）记录采用钢笔（蓝黑墨水）填写、签字笔（蓝黑）填写。 记录不允许转抄转录。 b）整行空格在行首划横杠“—”，其余空格可不填写。由于工作需要，当同一要素在某一时间开始记录时，开始工作人员应补齐前面空格中的横杠“—”；
c）整列空格在列首划竖杠“|”，其余空格可不填写。由于工作需要，当同一要素在某一时间开始记录时，开始工作人员应补齐前面空格中的横杠“—”；
d）计算机输出记录中的空格、生产过程中各类控制分析原始记录中的空格可不填写；
e）记录中的个别“空格”要从左往右在空格的中间部位划横杠，横杠不应超过左、右边界, 其长度略为空格的2/3；
f) 记录中的备注栏，可留空格；
g) 从某行开始以下全空，在此行右上角盖蓝色“以下空白”印章或注明“以下空白”字样；
h) 记录不应涂改，因记录笔误需更改时，用横杠注销，在横杠上方由本人更正，重要的记录如产品合格证、成品检验报告单等，一般不可更改，确需更改时，更改处应加盖本人印章或签名，或者填写新的记录；
i) 停工装置的记录空格，可在左上角盖蓝色“停工”印章，其余空格可不填。 5.8 记录格式的更改、取消
5.8.1 由记录使用单位提出记录格式的新增或更改申请，并附更改后的格式样本，陈述更改的理由，由归口管理部门按5.4.1条审查批准后执行。
5.8.2 新格式记录使用的同时，原格式空白记录即视为自动作废，使用单位应立即停止使用并将其撤离。
5.8.3 当不再需要某种记录时，使用单位应在填写“记录新增或变更申请审批表”对应标准中提出撤销该记录的申请，对该标准进行非实质性修订，经归口管理部门负责
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