仍不能及时、有效改正的，或发现由于非施工承包方因素可能给工程造成不良后果并向建设单位建议而未被采纳的，应及时向项目总监汇报并拟稿，交总监理工程师审核后签发，送交有关单位及人员。
3.备忘录是监理工作中的一种手段和强制措施，也是监理工程师利用法律来免责的一种途径，应及时合理地使用备忘录。
4.备忘录由总监理工程师签发，必要时经单位主管领导审查同意后签发。
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第六章 收、发文程序
一、发文程序
1.公司发文由有关部门起草，建立《发文登记表》，由办公室统一编号、发出。 2.会议纪要由总监理工程师(或其代表)指定拟稿人；监理函件由提出发文的监理人员拟稿。
3.项目监理机构向建设单位、承包单位和监理单位报告、通知等文件，由有关部门起草，但必须由总监理工程师或总监理工程师代表签发。
4.文件内容必须简洁、流畅、条理清晰、数据准确，不得使用文学描述辞藻，准确地表达主题，无歧义。
5.发文内容必须通过总监理工程师(或其代表)审核后才能定稿。
6.所发文件严禁涂改，且必须建过项目总监理工程师(或其代表)签字盖章后，方可发出。
7.项目监理机构对公司所发的内部文件必须认真贯彻执行。 8.文件签发后，由资料员作发送登记，并归档。 二、收文程序
1.建立《收文登记表》，由项目监理部派专人进行文件收文处理。
2.参建单位所发文件由资料员统一签收、登记，如参建单位所发文件没采用城建档案统一格式和要求的，资料员应及时提出、拒收并要求更改。
3.资料员对收到的文件按《监理企业资料管理制度》的规定分类，属于同类编号的文件登记在一张表上。
4.资料员收到文件后，半个工作日内转出，并由接收人员签收登记。
5.凡需要承办或批示的文件必须及时办理，若不能及时办理需要研究处理的文件，应以书面形式给予对方回复。
6.各参建单位发给监理方需签核返回的文件，先由专业监理工程师(监理员)批阅签字，再由总监理工程师(或其代表)审核签字，然后返回发文单位。
7.由业主或参建单位发给监理方需由监理转发的文件，先由专业监理工程师(监理员)传阅，再由总监理工程师或其代表批准，然后转发给有关单位。
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8.各参建单位发给监理方需签核、盖章返回的文件，先由专业监理工程师(监理员)批阅签字，再由总监理工程师(或其代表)审核签字，然后由监理公司盖章，此后即可返回发文单位。
9.各参建单位发给监理方只需签核和归档的文件，由专业监理工程师(监理员)批阅签字，然后归档。
10.各参建单位发给监理的参考资料或回复函件，由专业监理工程师或监理员签阅后归档。
11.资料员休假或公差外出时，总监理工程师应及时安排人员接任资料管理工作，并办理书面交待手续。
12.办理文件的有关人员均应签字。经办人员如需留存文件，经总监理工程师或其代表同意后可留存复印件。
13.各有关人员注意保密，不得泄露本公司机密。
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第七章 监理日志填写要求
一、监理日志的书写应该符合法律、法规、规范的要求，真实、全面、充分体现工程参建各方合同履行程度，公正记录每天发生的工程情况，准确反映监理每天的工作情况及工作成效。禁止作假，不能为了某种目的修改日志，不得随意涂改、刮擦。 二、监理日志由总监理工程师根据驻地监理机构的组成形式，实行分级填写办法，指定专人负责填写。要求做到逐日记录监理活动，追记时间不得超过24小时，记述要求扼要、清晰，事实准确。
三、准确记录日期、日气象（含晴、阴、雨、雪、冰冻及温度、湿度、风向、风级等）。 1.准确记录当天的天气状况，特别是出现异常气候应予描述。
2.混凝土强度、砂浆强度在不同气温条件下的变化值有着明显的区别，监理人员可以根据混凝土浇捣时的温度及今后几天的气温变化，准确计算出强度的理论计算值，从而判断是否具备拆模条件，是否具备承载能力，承载能力有多少。
3.在地基与基础、主体工程、装饰工程、屋面工程等分部工程施工过程中，气象的变化直接影响工程的施工质量。有些工程在单位工程结束后出现一系列的质量问题，调查人员即可根据问题部位的监理日记作出分析，有的质量问题可能就与气象有直接的关系。比如雨季施工时，基槽遭雨水浸泡，引起土壤变化进而影响的质量。 四、做好现场巡查，真实、准确、全面地记录工程相关质量及安全问题。
1.简述施工情况。当日施工部位；人员、机械、材料、构配件的进(出)场动态。 准确记录承包商当天工程施工作业部位。工程进度、施工人员分布、操作部位、形象进度情况、合理化建议等情况均应作记录。
2.重点记述监理实施情况。包括监理人员到位；抽检与复核；质量验收、签证等。 1）质量检查、试验情况：当天监理检查内容，试验情况，结果是否符合要求，不符合要求的处理措施、处理结果。
2）对已往提出问题的复查：记录对已往提出问题（含已签发的监理通知）的跟踪检查情况，问题的处理结果，避免问题没有得到解决而不了了之。
3.重要事件。如建设单位指令；设计变更；会议；质量及安全事故；停水停电等，必须记录。
1）承包商提出的问题和对承包商提出问题的答复、指示：承包商提出问题的内容，
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监理的答复，或请示情况。
2）上级的通知或指示：首次记录接到通知、指示的时间、内容，通知或指示的执行情况及反馈。若没有处理完成在以后的记录中还应进行跟踪。
3）实事求是做好现场签证记录。必要时还应有草图表示清楚，以便签证单有根有据。 4.存在质量问题和处理情况。凡当日发生并已及时处理的问题；当日处理的此前遗留问题；当日发生而未来得及处理、计划日后处理的问题，均应于当日作出记录，以保持监理日志的连续性．做到前后呼应，促使所有发生的问题必定都有处理结论。 五、详细记录安全监理日志。
1.每天安全巡视和发现的安全隐患的情况。
2.每周安全设施专项检查情况，每周例会评价上周安全及对本周安全生产提出要求的具体内容。
3.每月及节假日前、后组织安全生产大检查情况。
4.向施工单位发出安全整改监理工程师通知单的内容及整改限期等情况；针对监理工程师通知单对施工单位的整改进行检查的情况。
5.对安全管理部门提出的安全整改通知及要求，督促施工单位整改落实情况。 六、书写工整、规范用语、内容严谨。
工程监理日志充分展现了记录人对各项活动、问题及其相关影响的表达。文字如处理不当，比如错别字多、涂改明显、语句不通、不符逻辑，或用词不当、用语不规范、采用日常俗语等等都会产生不良后果。语言表达能力不足的监理人员在日常工作中要多熟悉图纸、规范，提高技术素质，积累经验，掌握写作要领．严肃认真地记录好监理日记。
七、书写好监理日记后，要及时交总监审查，以便及时沟通和了解，从而促进监理工作正常序地开展。总监要定期检查监理日志，并在查阅过的监理日志上签字。
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