第一章
公路建设项目档案的管理
第一节 项目文件、档案的控制与管理
一、引言
项目建设单位负责组织、协调和指导勘测、设计、施工、监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件，应确保项目档案的完整、准确、系统、安全与有效利用。
在签定项目勘测、设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面应提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。
项目文件的形成、收集、整理归档和项目档案的移交应融入项目建设的全过程，与项目建设同步进行。
建设、勘测、设计、施工、监理等单位应根据相关要求，完成各自职责范围或合同规定的项目文件形成、收集、整理、归档工作。
二、与项目建设同步进行
项目档案工作应与公路建设同步。各实施阶段均应进行文件材料的收集、积累和整理工作；签定勘测、设计、施工、监理等合同、协议时，应对项目档案的编制、整理和移交工作提出明确要求；检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目档案的收集、整理情况；进行单位、分部、分项工程质量等级评定和工程验收时，应同时验收归档文件材料的完整程度与整理质量。在项目档案管理过程中，应明确工作责任、工作步骤，对不符合规定的应提出整改要求。
三、纳入项目建设管理
项目建设单位、勘测单位、设计单位、施工单位及监理单位应将工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程目标管理，纳入施工管理及考核范围，纳入有关法人和工程技术人员岗位职责。
四、明确档案管理职责
建设单位负责对建设项目档案工作进行监督、指导和协调；勘测单位、设计单位、施工单位、监理单位按合同要求，完成建设项目文件的收集和整理；监理单位还应对施工单位的项目档案工作进行检查。在缺陷责任期内，建设单位还应督促设计、施工、监理和使用单位，对公路试运行情况进行综述和对设计、施工质量评定材料及时归档。对于未能按要求完成项目档案工作的，工程不予验收。
五、建立健全档案管理网络
各参建单位应明确分管档案工作的领导，配备档案工作人员的培训，并保持相
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对稳定；建立覆盖建设单位各部门和各施工、监理单位的项目档案管理网络。从开工到竣工，每个标段、每个工作程序都要明确档案管理责任部门和责任人，层层建立档案管理岗位责任制。
六、做好档案的防护
在公路建设的全过程，应采取有效的防护措施，确保档案的安全，谨防丢失和损坏。
七、项目文件的收集及质量要求
1.收集范围
反映与项目有关的职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案。
通常指从项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、竣工使用及管理工作，全过程中所形成的文件、图表、音像等材料。
项目文件材料归档范围和保管期限见附件五。
2.收集时间
各类文件应按文件形成的先后顺序和项目建设情况及时收集。
3.编制数量
竣工文件编制数量不少于三套：建设单位、接管单位和档案管理单位各一套。 4.项目文件质量要求
（1）项目文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签署完备。凡本《办法》要求归档的资料，应属长期或永久性保存的资料，要求用碳素墨水笔、黑色中性笔书写、绘制、签名，不得用易退色的书写材料（包括红墨水、纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔、彩色水笔等）书写、绘制、签名。
（2）计算机印刷的文字资料和图纸应采用激光打印机打印，不允许使用喷墨打印机和针式打印机。表格应铅印或用激光打印机打印，表内文字应是手写或计算机激光打印，纸张统一采用国际标准纸型（A4、A3幅面）。
（3）签名应由本人亲自书写，特殊情况需要代签，代签人应持有签字人的委托书，在签字处盖上应签字人的签名章（用红色印泥），并在盖章处右侧签上盖章人的姓名，不允许直接代签应签字人的姓名。
（4）写错的文字，用斜线划去，在旁边书写正确的文字，不允许涂改。 （5）传真件（激光打印除外）及复写件应复印后与原件一并归档。两种文件具有同等效力。
（6）录音、录像文件应保证载体的有效性。 （7）长期存储的电子文件应使用不可擦除光盘。
第二节 竣工图的编制
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一、项目竣工图的编制要求
（1）竣工图由施工单位负责编制；
（2）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工时的实际情况。特别是隐蔽工程的高程，各部尺寸和地质情况。
（3）按施工图进行施工而没有变更的，由竣工图编制单位在施工图（必须是新图）上加盖竣工图章作为竣工图。
（4）一般性图纸变更及符合杠改要求的变更，可在原图（必须是新图）上更改，加盖竣工图章，并标注变更通知或其他变更批准文件编号。
（5）涉及结构形式、工艺、平面布臵等重大变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，加盖竣工图章，图中的变更处，必须标注变更通知或其他变更批准文件编号。
（6）重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位臵并在编制说明中注明。
（7）竣工图纸按A3号纸（420mm×297mm）大小装订。竣工图、表的编号办法，参照原设计图纸，按实际竣工图纸的数量重新编图号和页码。
（8）竣工图表中的字体。总目录、总说明采用3号仿宋字体；A3图附注中说明文字采用4号仿宋字体，标题栏用3号仿宋字体。字体均采用激光打印机打印。
（9）各竣工图编制单位应编制竣工说明，与相应的竣工图一起组卷。
二、竣工图的更改方法及竣工图章的使用
（1）文字、数字、线条更改一般是杠改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。
（2）利用施工图更改，应在更改处注明变更通知或其他变更批准文件编号。 （3）图上各种变更的引出线应与图框平行，不得相互交叉，不遮盖其他线条。 （4）有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改；新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加。
（5）所有竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。竣工图章内容、尺寸见图1-1。
※※※公路※※※段竣工图 编制单位 编制 审核 ※※※ ※※※ 25
技术负责人 编制日期 25
100
（尺寸单位：mm）
※※※ 25
25
15
※※※
图1-1 竣工图章样图
3
15
65 ※※※ 15 20
第三节 其他载体归档编制的基本要求
一、会计档案
会计档案经审计部门验收合格后，由建设单位财务部门移交到建设单位档案科（室）保管。工程财务竣工决算时，将随工程档案资料一并整理归档，并按要求移交到有关接收部门。
二、照片档案
1.照片档案分为照片和底片。
2.照片和底片号：案卷内照片和底片的顺序号，照片与底片编号应相同。以每张照片为单位，从1开始编写，写在右上角。底片号应铁笔横排写在胶片乳剂面片边部。底片由拍摄单位保存。如用数码相机时，拍摄单位保存光盘。
3.参见号：填写与本张照片有联系的其他档案号。
4.文字说明：文字说明的内容要具备六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。要求文字简洁，语言通顺，一般不超过200字。
5.案卷题名：一个案卷要拟写一个案卷题名，写在封面上。案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。案卷题名一般应包括责任者、问题、名称三部分。责任者不便标出时，也可不标出。
6.照片档案保管期限：可根据文件材料中相关的内容确定。
三、音像档案
1.音像档案要收集齐全，做到文字材料与音像材料相符。
2.归档的音像档案，要经过系统整理，每盘音像要工整确切地标明：责任者、录制（摄制）时间、地点、内容（题名）、顺序号、保管期限、摄制人等项目。保管期限，可根据文件材料中相关的内容确定。
3.音像档案：要按形成时间顺序排列，分别编写流水号。 四、照片、音像档案的归档范围
1.国家领导及部领导人视察公路工程项目的录音、录像带及照片。
2.自治区、盟及行业主管部门的领导视察、检查公路工程项目的录音、录像带及照片。
3.反映公路工程建设项目的重大活动，如招投标仪式，开工典礼、通车典礼等形成的录音、录像带及照片。
4.记录公路工程建设项目重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像带及照片。
5.工程关键工序和隐蔽工程施工时的照片。
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第四节 档案案卷构成及质量要求
一、案卷构成和要求
1.案卷要遵循文件材料的形成规律，保持案卷内材料的系统联系，便于竣工文件保管和利用。
2.竣工文件目录分为部分、册和分册等四个层次，不宜再增加层次（见附件三文件类总目录），如果内容较多时可增加卷的数量。案卷题名要简练、准确，能反映卷内文件材料内容，一般不超过50字。
3.案卷应由案卷封面（外封皮）和卷脊、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成，具体格式见示例。
4.卷内文字材料幅面一律用A4纸（210mm×297mm），原件小于此尺寸的应用A4纸裱衬。各类总结和各种文字说明应采用打印文件，文字采用3号标准仿宋体，标题采用3号标准黑体。
5.卷内文件字迹要清晰、端正，图面要整洁，要求用碳素墨水笔、黑色中性笔书写材料。
6.施工和监理过程所形成的原始材料和报表则不必重新打印,人员签字必须完备齐全,均为手签,不能采用打印或图章,需要盖章的资料应盖红色图章,复印件和原件不允许混杂放,整套资料为原始件应保证都是原始件。
7.卷内文件材料数量要适当，文字材料厚度不得超过2cm。
8.本卷文件名称应在卷目录相应位臵用黑线框住，表示本卷所在位臵。 二、案卷页号的编写
1.案卷内文件材料均应有书写内容的页面编写页码。
2.案卷封面、扉页、目录、备考表不编写页号。
3.页号统一有黑色油墨的号码机以阿拉伯数字标注，并与本卷目录相对应，单面书写的文件在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写。图纸亦如此。
4.成套图纸，原有图样目录在内容上可代替本卷目录内容时可不再重新编制本卷目录，页号从原有图样目录后开始编写。如不能替代，需重新编制本卷目录，原有成套的图纸包括原图样目录都需编写页号。
三、案卷封面的编写和要求（参见图1）
1.案卷题名:应包括公路工程建设项目的名称、起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容。
⑴ 项目技术文件案卷题名的编写
XXX高速公路XXX段XXX桩号XXX工程XXX结构XXX文件名称，例如：巴银高
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