意变动。
(2) 照片档案卷内目录格式应符合照片档案管理国标。 1) 照片号的含义与填写方法：
照片号由年代—照片分类号、照片代字—照片张号组成(照片张号为某个年代同一分类号下面的小流水号)
2) 底片号的含义与填写方法：
底片号由底片分类号、底片代号—底片张号组成(底片张号：表示同一类不同年代下的大流水号)则“照片∕底片号”的填写为1999—1Z—01∕1D—01。
3) 照片档案卷内目录中“题名”的拟写。题名的拟写应在尽量保证基本要素的内容(即事由、时间、地点、人物、背景要素)完整的前提下，作简明、扼要的拟写。
4) “备注”留待对卷内照片材料变化时进行说明之用。
(3) 照片应与说明固定在芯页上，每张照片旁应有文字说明，芯页规格为297mm×210mm(即A4面大小)。
1) 文字说明的成份：包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素。
① 事由：照片影像所反映事件、事物的情由； ② 时间：事件发生或事物变化的时间和拍摄时间； ③ 地点：被摄物所在具体的地点；
④ 人物：照片影像上主要人物的姓名、身份； ⑤ 背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景； ⑥ 摄影者：照片的拍摄人；
⑦ 参见号：与本张(组)照片有密切联系的其他载体档案的档号。
2) 文字说明与时间的编写要求：文字简炼、语句通顺，拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。
3) 总说明与分说明的填写：
一般以照片的自然张为单位编写说明，一组照片(即在同一时间、同一事件下形成的若干张照片)应加总说明，凡已加总说明的一组照片，每张照片只需作简单分说明，并注“*”号表示。
4) 在照片档案管理中，凡归档的照片必需同时归相对应的底片，如无底片在必要时需翻拍并将底片归档。
6. 照片档案的案卷整理
(1) 照片档案的案卷是以类别---年度组卷。
(2) 案卷目录格式应符合国标GB∕T11821-89《照片档案管理规定》。 (3) 案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题及本案卷中所包含的年度，题名要简明、扼要。
(4) 照片档案的档号为类别、照片(底片)代号---案卷大流水号，不得出现重号、漏编号与空号现象。
(5) 案卷各部分的排列顺序为：
案卷封面---照片档案卷内目录---照片文件---备考表---封底。 (6) 底片档案的整理
底片与照片应分开存放，小底片放在袋内；大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸后，缠在卷筒纸芯上保存。
7. 照片档案的保管 (1) 照片档案的保管条件
1) 存放声像档案的库房和装具应做到“九防”要求，库房的温度保持在14～24℃之间，相对湿度在40～60%之间；
2) 保存底片的适宜温度为13～15℃，相对湿度35%--45%； 3) 库房内昼夜温度变化不大于±3℃、湿度不大于±5%； 4) 库房门窗应密封良好，采用机械通风时加防尘罩。 8. 片档案保管的要求
(1) 保管的装具照片可用照片册，底片可用底片册、底片袋、底片卷筒纸芯等装具。底片应立放保管。
(2) 声像档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。若有受污染的照片、底片，必须经技术处理后归档。
(3) 接触底片的人员应带洁净的手套操作，防止汗渍污染底片。 (4) 收藏的声像档案根据具体情况要定期进行检查。 (五) 图书资料管理
1. 综合档案室负责公司科技图书、资料、报刊和各部门生产、管理所需杂志、规程、标准以及其它有关资料的搜集、订购、借阅和管理工作，负责对经鉴定报废的科技图书、资料进行处理。
2. 做好科技图书、资料的保管、借阅和咨询服务等工作，努力满足科研、生产的需要。
3. 凡各部门所需订购有关科技资料，均应由分管领导批准，由综合档案室统
一归口并负责征订和管理工作，其它部门未经批准不得自行购置。
4. 凡参加各种学术会议、技术会议的资料原则上一律交综合档案室统一管理，其它部门及个人不得留存，如因工作确实需要留存，须经有关领导批准。凡没有经过综合档案室签字验收，财务部门不予报销。
5、科技图书、资料的借阅严格按借阅制度进行，定期进行催还、清理。 (六) 图纸修补管理
1. 图纸修改与补充为保证图纸的准确性，在发生设备异动、设备改造、设备更新等情况时应及时对图纸进行修改补充。
2. 修改已归档的图纸要有总工程师或本部门生产主管领导批准的设备异动批准单或图纸修改补充通知单。
3. 修改内容较小时,可直接在图面“杠改”、“刮改”并附异动及变更通知单，采用“杠改”、“刮改”时应在改动部分旁标注“修改标记”，并由修改人签字。
4. 修改内容较多时,应另出新图代替,原图纸作废,新图列入原图目录,并且注明原保管单位编号，原保管单位标注新保管单位编号后,根据需要另行保管。
5. 整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。
6. 整台设备报废拆除、调拨时，原图由有关部门审核后注销，更换后的设备图纸经鉴定后应及时归档。
7. 图纸的补充与修改由专业技术人员负责进行。 (七) 文件材料形成与归档管理 1. 文件材料的形成和归档时间
(1) 记录和反映企业生产、科研、基建、经营管理和党、政、工、团等各项活动的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文字材料，一律移交综合档案室管理。
(2) 机组大修工程和改造项目等活动中形成的文件材料，在任务完成后二个月内(科研项目可适当延期)将应归档的文件材料整理、立卷，由职能部门负责人或项目负责人审核、签字后，向综合档案室移交。
(3) 各项管理工作和党、政、工、团工作中形成的文件材料，在次年一季度内，由各责任部门的负责人审定、签字后，向综合档案室移交。
(4) 新购置的重要设备、仪器到货时，随机文件材料在开箱验收时，由综合档案室登记归档。
(5) 企业召开的各种会议的文件材料，会议结束后及时向综合档案室移交归
档。
2. 归档要求
(1) 归档的文件材料必须齐全、完整。
(2) 归档的文件材料必须准确地反映企业各项活动的真实内容和历史过程。 (3) 归档的文件材料统一使用A4纸，不得使用园珠笔、红墨水、复写纸等，文字清楚、印章、签字手续完备。
(4) 归档的文件材料应经过系统的整理和编目，并编制移交清单一式二份。 (5) 文件材料归档一般一式一份，重要的一式二份。 (八) 档案统计管理
1. 统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠、及时。原始记录包括综合档案室业务活动记录、生产、专业会议记录、设备开箱记录、复印分发记录、利用效果记录、库房温湿度记录、移交、接收档案记录、销毁记录等。
2. 档案人员必须正确认识统计工作的重要性，坚持原则，实事求是，以科学的态度和方法做好档案统计工作。
3. 档案统计，主要是对档案工作和管理基础情况的统计，包括档案数量的统计，保管清查情况的统计，档案鉴定情况的统计，档案提供利用及其效果的统计等。
4. 档案工作的基本情况的统计，包括组织机构、人员素质、库房面积、设备、档案资料库藏的统计。
5. 档案保管数量的统计，对一定时期内库内档案的收集、移出、归档、库存情况的数量的统计(其中底图、蓝图以张数计算数量，其它类型的按项、卷、份页进行统计)。
6. 档案清查情况的统计，主要是对不同时期内遗失，损坏的档案(包括机械、化学、昆虫、微生物以及人为地对档案损坏)等情况的统计。
7. 档案鉴定情况，指对被鉴定的数量和鉴定的结果统计，包括所有保管档案(永久、长期、短期)和销毁档案的统计。
8. 档案利用情况的统计，是对一定时期内对档案的借阅、提供和复制的次数、数量及利用效果的统计。
9. 综合档案室具体负责各种档案统计数字的汇总工作。统计汇总由专职档案员负责，并定期填报统计报表。
10. 填报档案统计报表时，要认真审查、核对，发现统计数字不准确应及时更正。
11. 统计工作一般每年进行一次，在进行档案统计工作的同时，应对库房内档
案进行清理、核对，做到账物相符。
(九) 档案借阅管理
1. 公司正式员工通过办理正常手续均可借阅与本人工作业务有关档案，并应爱护档案的完好无损和卷面整洁。
2. 借阅档案均需办理借阅登记手续。外单位人员因工作需要借阅档案须经有关部门和领导同意。
3. 借阅档案一般只限于在档案阅览室内阅读，确因工作需要借出的，须经档案员同意。仅有一份的档案原则上不外借，如有特殊情况需外借的，必须经有关领导批准。
4. 每次借出外阅的档案，借阅时间不得超过一个月，文书档案不得超过半个月，延期需办理续借手续。
5. 引进设备的原版图纸，概不外借，只限在档案阅览室查阅。
6. 在借阅和归还档案时，双方应当面点清，并由档案员在借阅本上填清借阅和归还日期。
7. 借阅的档案要妥善保管，如有丢失或损坏，借阅人必须书面检查，经所在部门领导签字后，交综合档案室处理。
8. 员工办理离厂手续时，必须经综合档案室工作人员在员工调动通知单上签字。
9. 借用一般的声像档案需经主管部门领导签字，综合档案室同意，方可借用。借用期限不得超过半个月，延期需办理续借手续。
10. 重要的声像档案一般不外借，如特殊需要，必须经有关领导批准，方可限期借出。
11. 外单位借用、复制声像档案时，须经有关领导批准，并按有关规定收费，实行有偿服务，如在借用中造成损坏，则由借用单位赔偿修复费用。
(十) 档案库房管理
1. 为确保档案的安全，最大限度地延长档案的寿命，档案库房技术管理应贯彻“预防为主，防治结合”的原则，切实做好温湿度控制和调节，具有防有害生物、防尘、防火、防盗、防潮、防光等安全措施。
2. 档案库房的温湿度应控制在14—24℃，相对湿度应控制在45%—60%，变化幅度不超过±5%。
3. 库房内要配备温湿度控制和调节设备，档案人员要做好每天的检查记录。 4. 档案柜架与墙壁保持一定距离(不小于10cm)成行地垂直于有窗的墙面摆