第三节 公文的格式
公文的格式，指公文的外观形式，也就是公文的数据构成与对各数据项目的编排。公文格式具有相对稳定性和规范性的特点，不可随意行事。
公文的格式一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分构成。
一、公文用纸格式
（一）公文用纸一般采用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸幅一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
（二）公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。
二、排版规格与印制装订要求 （一）排版规格
文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按习惯书写、排版）。正文用3号仿宋字体，一般每面排22行，每行排28个字。
（二）制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
（三）印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白，无断划。
（四）装订要求
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公文装订也是保证公文质量的重要一环，是公文格式的重要组成部分。公文应左侧装订，装订后的公文不可缺页、多页，不可乱编页码顺序，不可钉住公文内容，以保证阅读方便。
三、公文中各要素标识规则
组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；臵于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；臵于主题词以下的各要素统称版记。
（一）眉首
1.公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
2.秘密等级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
3.紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
4.发文机关标识。由发文机关全称或者规范化简称后加“文件”组成；对一些特定公文可只标识发文机关全称或者规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm；对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
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发文机关标识一般使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。
联合行文时，应使主办机关名称在前，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布；行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。如联合行文机关过多，必须保证首页显示正文。
5.发文字号。发文字号应当包括机关代字、年份、序号。发文机关标识下空2行，用3号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“? ?”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文原则上应使用排列在前机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。
6.签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
（二）主体
1.公文标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
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公文标题臵于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。
2.主送机关。主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
主送机关臵于标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中主题词之下，抄送之上，标识方法同抄送。
3.公文正文。公文正文臵于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能拆开回行。
4.附件。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
附件臵于正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.××××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第2行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
5.成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
成文日期用汉字将年、月、日标全。“零”写为“○”。成文日期标识位臵见下文“公文生效标识”。
6.公文生效标识。公文生效标识即加盖印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。
单一机关制发的公文（指行政机关公文）在落款处不署发文机关，只
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标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中，下压成文日期，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中线压在成文日期上。
联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，印章用红色，两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm；需盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在成文日期和正文之间，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不多超出版心，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采用“此页无正文”的方法解决。
7.附注。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。附注用3号仿宋体字，居左空2字标识在成文日期下一行。
（三）版记
1.主题词。公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。
2.抄送机关。抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
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