【档案目标管理指导文本第三批：档案编研资料（3-6）】 优秀文档，精彩无限！
基础数字汇编编写方法及示例
一、基础数字汇编的编写
（一）基础数字汇编的概念、特点和作用
1．概念：基础数字汇编是以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的一种档案参
考资料。又称统计基础数字汇集、基本情况统计。它是对档案材料中原有的统计数字的摘录、综合、汇总。
2．基础数字汇编的特点是：内容集中、形式灵活、利用方便。 3．它有以下三方面的作用：
1．基础数字汇编是供人们掌握情况、开展工作和研究问题的重要参考材料。它可供机关工作人员与科研工作者在制定工作计划、总结工作和进行某方面研究时随时查阅，利用起来十分方便。
2. 举办展览会、报告会，进行党的方针政策宣传和爱国主义教育，必须以摆事实讲道理的方法以理服人，因而离不开各种有关的基础数字。
3. 基础数字汇编是一种宝贵的历史材料，是历史研究工作者提出问题和论证问题的重要依据。
（二）基础数字汇编的种类和形式
1．基础数字汇编的种类有：
序号 划分标准 种类 有一个地区、一个系统和一个单位的； 有一年、多年、某一阶段或某一时间段的； 有综合性和专题性的。 （1） 从反映的空间范围分 （2） 从反映时间上分 （3） 从内容上分 优质文档，精彩无限！
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2. 基础数字汇编的形式有：
序号 （1） （2）
文字记述式 图表式 图示式 表格式 形 式 （三）基础数字汇编的内容构成和编制方法
1．文字记述式
它是用文字叙述的形式分项介绍各种基础数字。它的优点是采用文字阐述，便于交待各种关系，便于阅读和口头陈述。它由“标题”、“前言”、“数列”和“说明”四个部分构成。 部分 构成 说 明 （1） 标题（汇编名称） 它由单位、内容、名称三部分组成，概括了汇编反映的内容。 （2） 前言 简介汇编的主要内容涉及的空间和时间限断，材料的来源和完整准确程度。 （3） 数列 （4） 说明
由统计对象（即数列标题）、时间或空间范围、统计指标（统计对象所含的方面）、统计数值四个方面组成。 简要说明本汇编所需说明的问题。 2．表格式
是以表格形式反映各项基础数字的一种汇编，它应用最为广泛，优点是数列条理清楚，信息容量大，可处理较复杂的比较关系。
表格式按统计数列的性质的不同可分为三种表格：
序号 表格种类 说 明 反映在同一空间条件下，不同时间上的某项或某几项统计数列的表格。 反映在同一时间条件下，不同空间范围某项或某几项统计数列的表格。 （1） 时间数列表 （2） 空间数列表 （3） 时空数列结合表 反映在不同空间条件下，不同时间上某项或某几项统计数列的表格。 表格式汇编的编制步骤，用一句话概括就是：
（1）根据客观需求，选定栏目，制作表格； （2）摘录数据，填人表格； （3）按照一定题目汇集成册。
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3．图示式
是以形象直观的图形来揭示一定的数量关系的一种参考材料。图示式参考的优点是形象直观，一目了然。
图示式参考材料的绘制形式可根据实际情况灵活掌握。常见的有：
序 号 绘制 形式 说 明 直方图即用直方形的宽度和高度来表示数量分布的图形，其横轴表示统计对象分组的组限，纵轴（左）表示分布在各组的个体单位数即次数（或称频数），纵轴（右）表示比率。 举例 (1) 直 方 图 (2) 折 线 图 折线图是在直方图的基础上用折线将各组次数高度的坐标连接而成，也可用组中值与次数相交的坐标点连接而成，它是表示次数分布的图形。有些分组很简单的统计数列，可用简化折线图，即只使用横轴和左纵轴（省去右纵轴）的坐标图。 饼图就是在一个形如圆饼的平面图上，按比例关系将其划分成若干份，每一份代表一定的数量关系的图形。 (3) 饼 图 优质文档，精彩无限！
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（四）基础数字汇编的编写要求
编写各种类型的基础数字汇编都必须注意下列问题： 序号 说 明 确定汇编的总题目和具体文、图、表的标题，必须有明确的目的。项目、目的性 指标不可滥设，应根据不同机关、单位一定的需要和目的，选择对社会和经济活动有价值的基本项目和指标。并根据目的确定采用文字记述式还是表格式或图示式。 指标数值必须以单位正式上报的统计数字为基准，做到准确无误，不可掺真实性 入臆断和估计的成分。 文字记述的数列中，统计对象和统计指标之间，统计表的横行和纵栏及指对应性 标数值之间，统计图的纵、横坐标之间，必须遵守相互对应的原则，以表明指标数值所属的性质及其限定的时间、空间和条件。 指标数值的计量单位和标列方法，必须可供比较。 问题 1. 2. 3. （1）当表列指标数值都以同一单位计量时，应将计量单位标写在表的右上角； （2）当同栏指标数值以同一单位计量，而各栏计量单位不同时，则应将计量单4. 可比性 位标写在各纵栏标题的下方或右侧； （3）当同行统计资料以同一单位计量，而各行的计量单位不同时，则可在横行标题后添列一计量单位栏，用以标写各行的计量单位； （4）坐标图的纵、横轴的计量单位，分别列于纵、横轴外侧中部轴名之下。
如果汇编的文、图、表较多，就需要装订成册。封面上中部写标题，下中部写编者和时间；封面后首页为前言或编辑说明，其次为目录。
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二、统计数字汇编的编写
统计数字汇编是一种用途广泛的档案参考资料，如果档案管理部门能够充分利用馆（室）藏档案资料，有针对性地汇编一些统计数字，无疑将为利用者带来莫大的方便。
（一）统计数字汇编的概念
1．统计数字汇编的概念
概念：统计数字汇编是指以数字语言为主，反映某一单位、某一系统（领域）或某一地区
基本情况的一种参考资料，又称基础数字汇编或基本情况统计资料。
统计数字汇编不是对各种现有统计报表的简单合订，而是通过对各种统计数字和零星数字进行摘录、搜集、整理和综合归纳，形成专门的系统性数据统计材料汇编。
作用：开展统计数字汇编具有十分重要的作用。
序号 作 用 首先，通过对各种原始数据的综合归纳，使之成为集中的、系统的数字汇集，兼之1. 经过汇编后的统计数字，能以较小篇幅包含大容量的信息，便于随身携带，对于利用者的查考利用提供了充分的方便。人们从数字汇编的系统分析和对比中，可以发现问题，找出规律，得到启发； 其次，统计数字汇编将档案文献中的有关数字提取出来，直接提供利用，节省了人们查阅档案材料的时间，也有利于对档案原件的保护。 2.
2．统计数字汇编的种类 序号 划分标准 综合性 从数字所统计数字汇编 （1） 反映的具专题性 体内容分 统计数字汇编 从数字所一个地区的 （2） 反映的空一个系统的 间范围分 一个单位的或 一定范围的 从数字所一年的 （3） 反映的时多年的 间范围分 某一阶段的或 迄于某一时刻的 种 类 及 举 例 是综合反映某一单位或某一地区全面情况的，如 《××局基础数字汇编》、《××公司基本情况统计》； 是反映某一专业、某一领域或某一方面基本情况的，《东安市历年天气情况数据汇编》、 《东安镇历年计划生育数字汇集》。 《东安县统计数字汇编》 《东安市教育系统基本情况统计》 《东安市十家上市企业主要经济指标统计》 《1997年建设银行东安县支行基本情况统计》 《东安镇历年农业生产情况统计》 《东安县第二次人口普查基本情况》 优质文档，精彩无限！