中海石油化学股份有限公司
物资采办管理体系
2006年2月
中海石油化学股份有限公司
企业标准发布公告
2006年第6号
公司各单位、各部门：
《物资采办计划管理办法》等标准暨《物资采办管理体系》经公司标准化委员会审查通过，现予以批准发布。
上述标准自2006年3月3日起生效，公司原有相关文件中与上述标准不一致的，以上述标准为准执行。
上述标准自发布之日起至2006年年底为试行期，试行期内可根据公司业务发展的需要及时进行修订，修订内容将发布于公司的内联网，请及时下载更新。
总经理：杨业新
2006年3月3日
II
目 录
1.总则………………………………………………………………………………………………………….1 2.组织机构…………………………………………………………………………………………………….1 3.机构职责………………………………………………………………………………………………….…2 4．管理办法
4.1物资采办管理办法 ................................................................... 8 4.2采办合同管理办法 .................................................................. 14 4.3供应商管理办法 .................................................................... 23 4.4物资出入库管理办法 ................................................................ 52 4.5物资储运管理办法 .................................................................. 55 4.6库存物资储备定额管理办法 .......................................................... 61 4.7危险化学品采购储运管理办法 ........................................................ 65 4.8积压物资管理办法 .................................................................. 72 4.9废旧物资管理办法 .................................................................. 77 4.10库存物资盘点管理办法 ............................................................. 84 5．业务管理流程
5.1预算外需求计划审批流程 ............................................................ 88 5.2物资计划采购业务流程 .............................................................. 90 5.3物资采办招标业务流程 .............................................................. 92 5.4《年度物资供货协议》签订流程 ....................................................... 95 5.5《年度物资供货协议》物资采办流程 ................................................... 98 5.6应急物资计划采办流程 ............................................................. 100 5.7供应商认证流程 ................................................................... 103 5.8供应商考核评定流程 ............................................................... 105 5.9采办物资入库验收流程 ............................................................. 108 5.10物资领用单审批流程 .............................................................. 111 5.11物资发料流程 .................................................................... 114 5.12库存呆滞物资处理流程 ............................................................ 116 5.13库存物资清查盘库流程 ............................................................ 119 5.14物资退库流程 .................................................................... 122 5.15报废物资处理流程 ................................................................ 125 6. 附录
附 录 A 投标保函(格式) ............................................................ 128 附 录 D 履约保函(格式) ............................................................ 129 附 录 E 预付款保函(格式) ........................................................... 130 附 录 F 招标文件范本 .............................................................. 131
III
1 总则
1.1 目的
1.1.1 完善内部管理制度，规范采办行为，优化资源配置，降低物资、采办管理成本，提高资金的使用效率，实现集团利益最大化。
1.1.2 满足生产经营物资需求量少、品种多、批次多、金额小等特点。 1.1.3 保证采办管理职责清晰、运作规范、程序简捷。
1.1 范围
本手册适用于中海石油化学股份有限公司（下称公司）以及所属控股公司生产经营、更新改造等物资需求计划管理、物资采办管理、物资采办合同管理、供应商管理、物资库房管理、物资出入库管理、废旧物资和积压物资管理等。
1.2 职能战略
1.2.1 建立公司统一的供应商数据库和完善的物资价格系统，充分利用公共资源，降低采购成本和仓储成本，保证生产经营物资需求，实现公司利益最大化。
1.2.2 按照“管理与操作”、“技术与商务”分离的方式，实现采办集中管理，各控股公司按照现代企业管理制度进行采办作业。
1.2.3 供应商、品牌、物资主数据、长期或战略协议实行区域集中管理。
1.3 理念
规范运作、服务第一、质好价优适用、高效准确快捷。 2 组织机构
2.1 采办部是公司物资采办的归口部门。
2.2 技术装备部、生产管理部、安全环保部、计划财务部、审计监察部、使用部门为公司物资采办的技术支持部门。
2.3 大宗物资采办应成立由使用部门和职能管理部门参加的招、评标小组，招、评标小组组长由公司分管领导审定。
总裁/董事长 公司主管领导技术管理部门 使用部门 采办部门 财务部门 审计监察部门 物资管理岗位经理 采办管理岗位经理 仓储管理岗位经理 合同与付款控制物资控制岗采办管理岗储运协调管理岗库房管理岗保管作业岗
1
3 机构职责
3.1 总裁
3.1.1 负责审批供应商考核报告。 3.1.2 负责审批采办合同。
3.1.3 负责审批库存物资盘点盈亏报告。 3.1.4 负责审批物资储备定额。
3.2 公司分管领导 3.2.1 负责审批采办计划。 3.2.2 负责审批招、评标报告。 3.2.3 负责审核物资储备定额。 3.2.4 负责审核供应商考核报告。 3.2.5 负责按授权审批采办合同。
3.2.6 负责按授权审批库存物资盘点盈亏报告、库存呆滞物资报告。
3.3 物资采办部
3.3.1 负责采办工作的组织与协调。 3.3.2 负责编制采办方案。 3.3.3 负责推荐供应商名单。
3.3.4 负责询价、比价，落实供应商和采办报批。 3.3.5 负责组织供应商的认证、考评和资格预审。
3.3.6 负责招标采办中招标书商务部分、格式合同的起草。
3.3.7 负责组织招标采办中采办方案、招标书、合同和资格预审文件的汇总、审核和审批。 3.3.8 负责招标采办中发标、收标和组织开标。 3.3.9 负责投标前对招标书的合同条件澄清工作。
3.3.10 派员参加评标小组，负责组织编写评标报告、推荐中标名单并报批。 3.3.11 负责组织合同谈判及签约工作。
3.4 技术装备部/生产管理部/安全环保部 3.4.1 参加供应商的考评和资格预审。 3.4.2 协助物资采办部门推荐供应商名单。
3.4.3 负责编写技术附件、质量控制等有关文件。
3.4.4 负责招标采办中招标书中技术文件的编写和技术澄清工作。 3.4.5 参加招标采办中的评标，参与编写评标报告、推荐中标名单。
3.5 计划财务部
3.5.1 负责资格预审文件中有关财务审查要求的澄清工作。 3.5.2 负责对供应商财务资信的审查。
3.5.3 负责审核供应商提交担保函（如果有的话）。
3.5.4 负责编写库存物资盘点盈亏报告、库存呆滞物资报告。
3.6 审计监察部
3.6.1 负责合同实施情况的审计。
3.6.2 负责公司限额以上项目的招投标监督审查。 3.6.3 负责公司限额以上合同执行情况的监督审查。 3.6.4 负责合同纠纷的法律保护。
3.7 使用部门
3.7.1 协助物资采办部门推荐供应商名单。
3.7.2 参与编写技术附件、质量控制等有关文件。
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