4.1
物资采办管理办法
1 范围
本办法规定了公司物资采办工作管理，明确相关部门采办工作的管理职责。 本办法适用于公司物资采办工作。 2 规范性引用文件
《中国海洋石油总公司采办管理规定》 《中国海洋石油总公司招评标管理规定》 《中海石油化学有限公司合同管理办法》 《中海石油化学有限公司采办管理制度》 《中海石油化学有限公司邀请招标管理办法》 《中海石油化学有限公司竞争性谈判管理办法》 3 机构及职责
3.1 物资采办业务主办部门 3.1.1 负责采办工作的组织与协调。 3.1.2 负责组织供应商资格审查。 3.1.3 负责推荐供应商名单。
3.1.4 负责编制采办方案、招标书、合同和资格预审文件的汇总、审核和审批。 3.1.5 负责询价、比价，落实供应商和采办报批。 3.1.6 负责起草商务标书、格式合同。 3.1.7 负责组织发标、收标和开标。
3.1.8 负责投标前对招标书的合同条件澄清工作。
3.1.9 负责组织评标小组、组织编写评标报告、推荐中标名单并报批。 3.1.10 负责组织合同谈判及签约工作。
3.2 技术管理部门/职能部门
3.2.1 参加供应商资格认证、考核或预审。
3.2.2 负责技术文件、技术附件、质量控制等有关文件审核。
3.2.3 参加评标、谈判、技术澄清工作，参与编写评标/谈判报告。
3.3 计划财务部
3.3.1 负责资格预审文件中有关财务审查要求的澄清工作。 3.3.2 负责对供应商财务资信的审查。
3.3.3 负责审核供应商提交担保函（如果有的话）。 3.3.4 负责合同付款审核。
3.4 使用部门
3.4.1 协助物资采办业务主办部门门推荐供应商名单。
3.4.2 负责编写技术附件、技术文件、质量控制有关文件的编写。 3.4.3 参加供应商资格认证、考核或预审。
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3.4.4 参加评标/谈判，技术澄清工作，参与编写评标/谈判报告。 4 采办原则
4.1 由SAP系统内的采购申请，或系统外各部门已批准的采办计划产生的物料需求才能进入采购程序。
4.2 采办物资只向《海洋石油供应商库》合格供应商询价/发标，未经批准不得使用未加入《海洋石油供应商库》的供应商。
4.3 如需新的供应商，采办经办人需收集以下资料并组织资格评审，并注意检查供应商的圆满履约的能力（包括专业、技术、资金、设备、人员、交货期）；是否处于责令整顿、停业，财产已被接管、冻结，处于破产状态；近期是否有与合同诈骗有关的犯罪或严重违法行为。经资格评审合格的供应商才能进入采办程序。 a) 供应商的意向书；
b) 公司简介，应包括机构设置、主要产品、关键技术、前三年销售额和盈利水平；
c) 经年检的企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证和法定代表人身份证复印件； d) 企业的主要经营业绩，应列举出主要的客户情况和产品使用情况； e) 近期承担类似项目的业绩。
4.4 生产经营急需使用的物资，或急需储备待用的物资，可采用应急采办程序采办，以保证公司生产经营物资需求。
4.5 其余采办方式的选择按照公司《采办管理制度》的相关规定执行。
4.6 特殊情况下，采用现金形式支付的采办，需有两人共同办理，并在支付单据上签字确认。其他采办活动必须签订书面约定，通过银行支付。 4.7 在采办过程中出现独家报价时，由物资采办业务主办部门组织评议，确定是否进行洽谈和洽谈方式。当面洽谈需有两名以上人员参加，技术性较强或有特殊技术要求的设备、材料，应邀请使用单位和相关技术人员参与洽谈。
4.8 不得向职工家属、亲属经营的实体采购物资。 5 采办方法与决策
5.1 采办方案审批
5.1.1 采办经办人员根据预算金额和自己对物资的价值判断，编写采办方案。采办方案应对采办项目背景、采办需求计划来源、采办物资用途、预算或估计费用、市场可获得性分析、推荐的供应商名单及推荐理由、采办方式和定标依据等方面内容进行说明。
5.1.2 采办预算金额或估算金额在50万元以内的，采办方案需本部门负责人审批，其他由公司主管领导审批，另行规定的除外。 5.2 采办方法
5.2.1 竞争性谈判采办项目
按照公司《竞争性谈判管理办法》的相关规定执行。 5.2.2 采取单一来源方式采购或询比价方式采购的项目
按照公司《采办管理制度》的相关规定执行。 5.2.3 邀请招标采办项目
按照公司《邀请招标管理办法》的相关规定执行。 5.2.4 年度协议采办项目
5.2.4.1 年度协议供应商的数量应根据物资性质和市场供应状况，选择一家或两家签订。 5.2.4.2 供应商的考核和评定按《供应商管理办法》有关规定执行。
5.2.4.3 协议价格可按“成本+利润”、“市场价折扣”或“第三方公布价”为依据制定。
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5.2.4.4 协议期限一般为一年，必要时可以延长。 5.2.4.5 协议内物资订货时，由采办业务主办部门发出书面订单，通知供应商所需的物资品种/品牌、规格、数量、交货时间等信息。
5.2.4.6 可采用固定期限、固定金额、批次等方式对年度协议内采购的物资进行结算。 5.2.5 应急物资采办项目
5.2.5.1 当采用正常采办程序无法满足公司生产经营物资需求时，可采用应急采办方式进行采办。 5.2.5.2 采用应急采办方式进行采办的物资按照紧急程度，可分为：
a) 公司生产经营急需使用，或设备已存在缺陷，已造成（或将造成）公司停产/减产或已给（或
将给）公司声誉造成负面影响的，为A级紧急。
b) 公司单台运行设备易损件无储备，或设备零部件损坏原因不明，且损坏件无储备，或公司维
护检修、日常管理急需使用的物资，致使公司正常生产存在潜在风险或妨碍公司正常生产经营的，为B级紧急。
5.2.5.3 物资需求部门提出应急物资申请报告，注明采办信息、用途、费用来源、紧急级别。 5.2.5.4 采办经办人员根据审批的应急物资申请报告，与经过公司评定的供应商或生产厂家联系采购。
5.2.5.5 A级应急物资由采办经办人与供应商协商后，可口头报本部门负责人确认订购，事后再请部门负责人补签书面审批单；B级应急物资书面报本部门负责人审批订购。 5.2.5.6 与供方协商确定付款方式并在订单上规定。
5.2.5.7 应急物资的采购订单应由采办业务主办部门负责人签发。
5.2.5.8 物资采办业务主办部门按审批后确定的供应商发招标结果通知。 6 合同签订
书面合同的签订，必须严格符合《中华人民共和国合同法》和《中海石油化学股份有限公司合同管理办法》的要求。 7 采购物资保险
7.1 采办物资的所有权及风险由供方转移到我公司后仍需继续进行装卸、运输作业的，需对货物进行保险。
7.2 保险可委托供应商或由我公司投保“一切险”。 8 采购物资催办
8.1 采办经办人员负责督促供应商按采购合同规定时间交货。
8.2 一般催办通过电话、传真方式进行；某些采购合同既需电话催办，也需派人到供应商现场催办。无论用何种催办方法，均需作好记录。
8.3 到现场催办的须经物资采办业务主办部门门总经理批准。 9 采购物资提运
9.1 货物按合同规定运抵目的地后，采办人员（或委托其他单位）负责提货并运抵指定地点。 9.2 提运时若发现货物存在受潮、破损、短缺、散包等不正常现象，应及时会同承运部门到现场察看、确认，并做记录，必要时应邀请保险公司人员到现场共同做出记录，以便索赔。
9.3 货物提回后，提运人员及时向仓库保管员或使用单位办理交接手续，填写“物资交接单”，并将提运中发现的问题在交接单上注明，双方签字认可。 10 采购物资验收
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采购物资的验收按《物资出入库管理办法》的相关规定执行。 11 采购物资索赔
11.1 已投保的货物在接运、验收中发现破损、短缺等需要索赔时，应报告物资采办业务主办部门门，立即通知保险公司人员到现场察看；进口物资应及时通知商检部门检验，做出记录，提出索赔。 11.2 非运输因素造成的货物短缺、损坏、质次、品种规格不符等情况，采办人员应及时向供应商通报，未付款的推迟付款，已付款的办理索赔。 11.3 索赔必须达到合理合法的结果。 12 采购物资付款
12.1 一般采用电汇、转帐支票等结算方式。 12.2 同城的现货采购采用转帐方式或支票结算。
12.3 异地现货采购（自提）采用转账方式或自带汇票结算。 12.4 合同订货的采用电汇结算方式。采办人员在收到供应商寄来的货物发票后，在规定的承付期内，根据采购合同审核票据，开出入库验收单交财务部门付款。财务部门人员在付款前应再次根据采购合同审核票据，确认无误后方可付款。如在提运、验收中发现问题，可暂时拒付，直至保险公司或供应商有明确的答复。 13 采办过程记录
13.1 采购文件应妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限按照公司档案管理的相关规定执行。
13.2 采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料等过程文件。 13.3 采购活动记录至少应当包括下列内容：
a) 采购项目类别、名称；
b) 采购项目预算、资金构成和合同价格； c) 采购方式选择的原因；
d) 邀请和选择供应商的条件及原因； e) 评标标准及确定中标人的原因； f) 废标的原因；
g) 采用招标以外采购方式的相应记载。 14 违规与处罚
14.1 公司审计监察部门负责对采购活动进行监督检查。
14.2 采购人、采购业务单位有下列情形之一的，责令限期改正。对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，给予处分和通报；构成犯罪的，依法追究刑事责任。属供应商责任的，当次投标、报价无效，视情节轻重暂停或取消其投标资格：
a) 应当采用招标方式而擅自采用其他方式采购的；
b) 与供应商恶意串通、“暗箱”操作搞虚假招标投标、报价或在采购过程中接受贿赂或者获取
其他不正当利益的；
c) 对已审定的招标、采办文件擅自进行修订或更改的； d) 泄漏招标投标、采办活动中应保密的有关情况和资料的；
e) 事先与投标人、报价人就采办价格、投标方案等实质性内容进行谈判的； f) 以不正当手段干扰招标、评标工作或者报价工作的；
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g) 未按公司相关的规定进行评标、询价比价，或者评标、询价结果不能真实反映招标、询价文
件、投标、报价文件的实际情况的；
h) 评标、比价报告未经审定或未办理有关手续，而签订供货合同的；
i) 招标人不履行与中标人签订供货合同，或者中标人不履行与招标人签订供货合同的。 15 附则
15.1 本管理办法由物资采办业务主办部门制定并负责解释。 15.2 本管理办法自发布之日起实施。
附录A 《采办方案审批表》
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