中海石油化学股份有限公司
采办方案审批表
日期： 年 月 日 使用部门 采办依据 物资名称 物资类别 计划来源 采办费用 编号： 预算费用/类别 预计采办金额 ——万元 序号 1 公司名称 采办方式 推荐人 联系人及电话 推荐供应商 2 3 4 5 经办人 说明 签字： 日期： 采办经理 审核/审批 采办部总经理审核/审批 公司主管领导审核/审批 签字： 日期： 签字： 日期： 签字： 日期： 签字： 日期： 公司总裁 审批
13
4.2
采办合同管理办法
1 范围
本管理办法规定了采办合同的起草、审查、审批、签订基本要求，明确了管理机构及职责、以及采办合同的执行、纠纷管理与考核的内容。
本办法适用公司的采办合同管理工作。 2 机构及职责
2.1 采办部
2.1.1 采办部合同管理工作实行部门总经理领导，业务归口物资管理组，责任到采办合同管理员。 2.1.2 物资管理组
2.1.2.1 负责建立采办合同管理制度并组织实施。 2.1.2.2 负责采办合同样本的起草和报批。 2.1.2.3 负责采办合同编号的编制和提供。
2.1.2.4 负责采办合同及相关附件的审查，参与采办合同的会签。 2.1.2.5 负责采办合同的会签传递。 2.1.2.6 负责采办合同台帐的建立。
2.1.2.7 负责采办合同签订和执行过程文档的收集、整理和归档。
2.1.2.8 负责跟踪采办合同的履行，指导、监督、检查和考评采办合同的执行工作，及时纠正采办合同执行过程中存在的问题。
2.1.2.9 负责配合采办员处理采办合同纠纷，必要时提请审计监察部处理。 2.1.2.10 负责编制采办合同统计报告并定期向审计监察部提交报告。 2.1.3 采办组
2.1.3.1 负责按采办合同样本起草采办合同、谈判、签订和变更工作。 2.1.3.2 负责采办合同的执行。
2.1.3.3 负责提供采办合同签订和执行过程文档。
2.2 相关技术部门
编制采办合同技术附件。 2.3 计划财务部
负责采办合同执行款项的支付。 2.4 审计监察部
2.4.1 负责合同实施情况的审计。
2.4.2 负责公司限额以上项目的招投标监督审查。 2.4.3 负责公司限额以上合同执行情况的监督审查。 2.4.4 负责合同纠纷的法律保护。
2.5 公司分管领导
2.5.1 审批权限范围内的采办合同及合同变更。 2.5.2 签订权限范围内采办合同。
2.6 总裁
14
2.6.1 审批采办合同及合同变更。 2.6.2 签订采办合同。 3 总则
3.1 为加强公司的采办合同管理，维护公司的合法权益，提高公司的经济效益，根据《中华人民共和国合同法》、《中海石油化学股份有限公司合同管理办法》（修订版）及其它法律、法规的规定，特制定本办法。
3.2 采办合同作为明确合同双方权利与义务的依据，具有法律约束力。凡在物资采办活动中以公司名义与公司以外的单位、个人发生经济往来的，应当签订合同。 3.3 本办法所指采办合同均采用书面形式。经采办合同双方协商同意修改采办合同的有关文书、图表、传真、电子邮件等均视为采办合同的组成部分。 4 采办合同样本的起草、审批
4.1 采办合同样本、招标文件样本由审计监察部负责编制。因涉及财务、技术等方面，合同内容较为复杂的合同文本，应组织有关部门、单位共同起草。
4.2 采办合同样本内容一般应包括：当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任和解决争议的方法。法律、法规对合同条款另有专门要求的，应当采用。 5 采办合同的编号管理
采办合同编号统一由采办合同管理员编制并提供，合同号由HXC+签订年度的后两位+年度合同顺序号+合同层次代号组成。其结构如下例所示：
HXC － 05 003 － M
合同层次代号（M: 主合同 S: 子合同）
附加编号分割符
年度合同顺序号（三位）
6 采办合同的签订
签订年度的最后两位 分隔符 采办部
公司全称中“化”、“学”汉语拼音第一个大写字母
6.1 采取招标、询比价等方式确定的采办活动，均应签订买卖合同。
6.2 采办员根据采办合同样本编制采办合同文本，按授权进行采办合同会签。 6.3 采办部物资管理组负责审查采办合同，应重点审查下列内容： —— 所购物资是否有采购计划； —— 所询供应商是否经过供应商认证，有否参与报价之资格；
15
—— 询价单、报价单提供是否真实，手续是否齐全； —— 在经济上、技术上是否经过论证可行； —— 采办合同对方的主体资格是否真实； —— 采办合同对方是否具备履约能力，信誉是否良好； —— 采办合同内容是否符合国家法律、法规规定和公司的制度； —— 采办合同的条款是否完整、严密。
6.4 对外签订采办合同，应采用采办部物资管理组起草的采办合同文本和采办合同号。因特殊情况须由对方提供采办合同文本的采办合同，采办管理员在接到采办合同对方提供的采办合同文本后，应将采办合同文本及有关资料提交给采办部物资管理组审核，由采办合同管理员报送审计监察部审查。
6.5 采办合同应以公司的名义对外签订。法定代表人应凭《法定代表人身份证明书》签订采办合同，其他人应凭《授权委托书》或公司领导的书面授权签订采办合同。
6.6 对外签订采办合同，采办合同签字人应当向采办合同对方签字人索要《法定代表人身份证明书》或《授权委托书》，经核实采办合同对方签字人的身份和权限无误后方可正式签订，并应将已经核实的《法定代表人身份证明书》或《授权委托书》作为采办合同档案材料一同入档保存。 6.7 订立采办合同应采取书面形式，一般不允许口头交易。签署采办合同应确保我方持有采办合同正本3份。合同签订后，合同签字人应将合同文本及相关资料交给采办合同管理员。采办合同管理员留合同文本一份采办部存档，其余分发给计划财务部、审计监察部各一份。 6.8 以公司名义对外签订采办合同，应当使用公司合同专用章。
6.9 与履约能力、资信情况不甚了解的单位、个人签订合同的，应要求采办合同对方提供保证担保或者抵押担保及其他法定担保形式。
6.10 保证担保应由具有法人资格并具有代偿能力的第三方予以担保，签订担保合同。保证担保合同应写明债务人不能按时清偿债务时，由保证人承担连带保证责任。但不得接受国家机关、以财政拨款为经济来源的事业单位和个人为保证人。
6.11 以抵押物进行抵押担保的，该抵押物必须是法律允许流通和可以强制执行的，抵押人对该抵押物具有合法产权。财产抵押依法应当办理抵押登记的，应当在签订采办合同时办理抵押登记手续。财产设定抵押后，应当采取有效措施控制抵押物。
6.12 法律规定或采办合同约定应办理审批、登记、公证、鉴证后采办合同才生效的，采办合同管理员应及时办理有关手续。 7 采办合同的执行及变更
7.1 采办合同签订后，采办部应全面履行合同义务，及时行使合同权利，积极创造经济效益和社会效益。
7.2 采办合同履行由合同经办人负责。采办合同负责人应随时掌握采办合同的履行情况，督促全面履行合同，发现问题后要立即反映，以便及时处理。当发生或可能发生采办合同对方无力履约或故意违约时，应及时采取措施，避免遭受经济损失。
7.3 采办合同管理员应全面掌握采办合同履行动态，建立备忘资料档案，督促采办合同的全面履行。
7.4 采办合同的变更、解除及转让必须按《中华人民共和国合同法》的规定执行。经采办合同当事人协商一致，同意对采办合同内容进行变更、解除及转让的，向采办合同管理员提交《合同变更、解除、转让申请表》（见附件B）及合同有关材料，并按授权进行合同变更、解除、转让审批。
7.5 变更或解除采办合同，应当及时和详细纪录有关情况，采办合同管理员应注意收集和保存证据。
16
8 合同纠纷管理
8.1 采办合同发生纠纷，由审计监察部协助采办部处理。因采办合同纠纷需要进行诉讼、仲裁的，由审计监察部牵头处理。需要聘请律师代理诉讼、仲裁的，由审计监察部负责聘请。
8.2 采办合同发生纠纷，应及时查清纠纷原因，搜集有关证据，寻求解决纠纷的有效途径，并及时向审计监察部报告有关情况。
8.3 对采办合同发生纠纷负有直接责任的人员，没有特殊原因，在纠纷解决前不得调离采办部。 9 合同档案管理
9.1 采办合同签订后5日内，采办合同管理员应及时填写《采办合同登记卡》（见附件C），连同采办合同原件及有关资料建立采办合同台账，反映每份采办合同的签订和履行情况。
9.2 金额在50万元以上的采办合同，采办合同执行完毕5日内，采办合同执行人应对采办合同执行情况进行全面总结，编写《采办合同执行完结报告书》（见附件D）交采办合同管理员存档。《采办合同执行完结报告书》应包括下列内容： ——采办合同签订、履行和纠纷情况；
——对采办合同对方当事人的履约能力做出评价； ——对我方是否实现采办合同目的做出评价； ——对采办合同内容的修改、完善提出建议。
9.3 采办合同管理员负责采办合同的归档工作。采办合同签订、履行、变更、解除、转让过程中的有关文书、图表、传真、电子邮件及电话记录等材料，应与采办合同原件一起归档。 9.4 采办合同档案保管按公司有关规定办理。
9.5 使用采办合同及有关资料，应有严格的借阅审批手续。借用已经签订、正在执行的采办合同及有关资料，一般只提供复印件；需要借用正在执行的采办合同原件及有关资料，必须报经部门总经理签字批准。未履行借阅审批手续的，不得借用。 9.6 采办部物资管理组应按时向审计监察部报送下列报表： ——《采办合同统计季报表》，每季结束后5日内报送； ——《采办合同统计年报表》，每年结束后10日内报送； ——《采办合同管理年度综合分析报告》。 10 合同管理工作检查与奖惩
10.1 采办部每年对采办合同管理工作进行一次年终考评，考评结果报送审计监察部并在公司范围内公布。具体考评办法由审计监察部会同采办部协商制订。
10.2 合同管理工作人员滥用职权，弄虚作假，徇私舞弊，玩忽职守，给公司造成较大损失的，公司将根据情节，依据有关规定给予处分。情节严重，构成犯罪的，移送司法机关处理。
10.3 有下列行为之一，造成公司经济损失或引起采办合同纠纷的，视其情节严重，对直接责任者分别给予行政处分或经济处罚： —— 没有认真调查采办合同对方的履约能力或资信情况，盲目签订采办合同的； —— 没有按本办法规定的要求严格审查采办合同的； —— 采办合同未送审或未按审查意见执行的； —— 应当签订书面采办合同而不签订的； —— 没有得到授权而越权处理采办合同事宜、遗失采办合同与相关资料证据的； —— 签订无效采办合同的； —— 违反公司规定，对采办合同内容涉及商业机密，透露给他人的； —— 应当追究对方违约责任而没有追究或超过诉讼时效不起诉的； —— 在采办合同管理中其他违法违规行为的。
17