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（七）各个部门增加或更替干事，必须在变动完成后两天内向办公室递交变动情况。增加人员则应由分管副主席向秘书处领取表格后，增建档案。
（八）所有成员自动离职或被撤职者其个人档案不予退回，对其工作变动性质将留有记录。 （九）所有档案必须以统一格式递交。 1、上交档案采用A4纸，统一格式。 2、所有文字均为黑色中文简体。
3、正标题采用二号宋体加粗格式，正文用小四号普通宋体。
4、醒目条款字体采用加粗倾斜形式。
（十） 上交档案必须有电子档，以便办公室存档。软盘由上交人自备，存档后软盘返还。 （十一）未经主席和办公室主任同意，任何人不得以任何理由擅自翻阅、修改或销毁档案。
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（十二）借用、查阅档案必须向负责人说明，经允许后方可使用。
（十三）任何人不得将任何档案私自外借或用于宣传方面。凡涉及借阅、网络上传、宣传学校等用途，需办理调档手续并由主席批准后方可进行。
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无锡职业技术学院学生会会议制度
为协调各部门关系，提高办事效率，促进学生会工作的开展，特对学生会会议做如下规定：
（一）学生会会议分为主席团办公例会、各院系主席联席会议、学生会委员办公例会、部门办公例会和学生会干部干事全体会议等。
（二）主席团办公例会每周一次，部门办公例会每周一次，委员办公会议每两周一次，各院系主席联席会议及学生会干部干事全体会议另行安排。
（三）与会人员务必对其通讯工具进行消音或关机处理，不得在会议进行期间，频繁进出会场，影响会议的正常进行。
（四）会议务求精简高效，严肃认真，若无特殊情况，不得任意拖延会议时间。
（五）会议应准时召开，主席团办公例会、各院系主席联席会议、学生会干部干事全体会议、委员办公例会由秘书
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处牵头联系；部门办公例会由各部门负责人牵头联系。主席团办公例会、委员办公会议有事者须及时向主席请假，批准后报秘书处备案。各部门办公例会向各部门负责人请假，并做好记录。无故未到者，必须在会后24小时内向以上会议负责人提交书面解释，逾期将对其进行相应处分。
（六）会议须有固定的会议记录本及详尽的会议记录，由秘书处进行文字记录；各部门办公例会须设有专人负责做会议记录。会议记录按照规定格式送学生会秘书处保管。 （七）所有成员必须无条件执行会议形成的决议，有不同意见的允许保留。
（八）会议总结前段工作，查漏补缺，提出下一阶段的工作建议和设想，并以恰当的形式开展批评与自我批评，融洽成员之间的关系，营造团结进取的氛围。
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无锡职业技术学院学生会办公室制度
（一）办公室工作人员要维护办公室的清洁卫生，务必保持办公室清爽整洁，物品摆放有条不紊。
（二）热情接待因公来访的同学，妥善安排，认真、耐心处理学生会工作事宜。
（三）学生会所有成员未经办公室允许不得将办公室物品私自外借或挪为己用，如经发现，将严肃处理。 （四）学生会工作人员要注意节约用电，务必做到人走灯熄，关窗锁门，并应注意办公室的防火、防盗。 （五）学生会办公室钥匙由主席、副主席、秘书长掌管，任何人未经允许不得私自配备钥匙。
（六）学生会公章由秘书长掌管使用，盖章必须经主席审阅、批准。介绍信、证明、报告等须由盖印人登记，做到有据可查，有证可考。
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