①选择“需要作进项税额转出”，系统仅校验该一般纳税人在防伪税控系统中的状态是否有效，有效则可进入开具界面，无效则不能进入开具界面；
②选择“不需要作进项税额转出”时，按照认证系统中蓝字发票的认证情况，分别不同情况做如下不同的判断：
●“认证时失控”、“认证后失控”、“密文有误”、“认证不符（原因为日期、金额、税额、购货方纳税人识别号、销货方纳税人识别号不符）”和“认证相符”这5种情况不予开具通知单；
●认证不符（原因为纳税人识别号不符、增值税专用发票代码号码认证不符）、无法认证，且纳税人的档案状态为有效的，可以开具通知单；
●无认证记录，系统直接勾选“所购货物不属于增值税扣税项目范围”，可直接开具通知单，不需检验纳税人档案信息的状态。
此时，系统需要判断的内容较多，也较复杂。目前，由购货方申请，且不需作进项税额转出的情况有4种：
◆无法认证；
◆纳税人识别号认证不符；
◆增值税专用发票代码、号码认证不符；
◆不属于增值税扣税项目范围且未经认证的。目前，不属于增值税扣税项目范围主要包括外贸企业购进用于出口退税货物、外资企业采购国产设备退税的货物、用于固定资产的货物、用于非应税项目的货物、用于免税项目的货物和小规模纳税人购进的货物6种情形。但还需关注“未经认证”这一重要条件，如果虽属于上述6种情况中的一种，但原蓝字专用发票已认证，就必须选择“需要作进项税额转出”。
系统实现上述规定是按照认证结果进行判断的，“认证时失控”、“认证后失控”、“密文有误”、“认证不符（原因为日期、金额、税额、购货方纳税人识别号、销货方纳税人识别号不符）”和“认证相符”这5种情况不予开具通知单。其中：只要是认证相符的，不论是否属于“不属于增值税扣税项目范围”，均需选择“需要作进项税额转出”，然后，再按照156号通知第十八条的规定，列入同样一笔进项税额，在一窗式比对时，视为特殊情况，予以核实并通过比对。
另外，系统将“无认证记录”的专用发票无条件开具通知单，这是一个问题。按照156号通知第14条第2款的规定“申请单所对应的蓝字发票应经税务机关认证”，因此超过90日未认证的属于抵扣项目的专用发票仍不允许开具通知单。这一限制性规定在系统中尚未实现，需要操作人员人工控制。
（5）点击“下一步”按钮。系统做上述校验，通过则进入下一步骤，否则不能进入下一步骤。
5、进入“开具红字增值税专用发票通知单”界面
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操作：
（1）手工录入“货物（劳务）名称”、“数量”、“单价”栏；选择“税率”栏。
说明：
①系统根据校验结果自动选择“购买方申请”部分的各选项，人工不能干预。 ②系统自报税子系统提取字发票代码和号码。 ③“+”“-”为增加或减少通知单明细信息条数，最多可为8条，超过8条时，“货物（劳务）名称”栏填写“详见对应正数发票及清单”，单价、数量为空。是否超过8条，取决于原蓝字发票的开具情况。
④《通知单》的金额和税率自动计算后，允许与税额有1.27元的误差。
（2）手工录入“开具红字专用发票理由”栏。
说明：系统将此项目设定为非必填项，但各地必须根据申请单及纳税人实际情况，在此处写明开具红字发票的具体原因。
（3）点击“保存并发送”按钮。
（4）点击“是否确定提交”提示框中的“确定”按钮。
说明：此时，系统自动到报税子系统中查找销货方蓝字发票的报税记录，验证蓝字发票是否有正常报税记录、《通知单》和蓝字发票报税记录中的销方税号是否相同，金额和税额是否满足逻辑关系，销方企业是否有效。检验后，系统自动返回验证结果。
6、系统自动进入“维护红字发票通知单”界面
说明：可按通知单的16位具有唯一性的编号筛选出需要维护的通知单，也可通过购销双方任何一方的纳税人识别号进行筛选。
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注意： （1）“状态”栏：为“已接收”（该状态说明：销货方报税子系统已验证通过，可以开具通知单）时，打印按钮为可点击状，否则，打印按钮为不可点击状；
（2）“范围”栏：省内； （3）“发送”按钮：为不可点击状； （4）“撤销”按钮：系统将此按钮设臵为可点击状态。只有当“状态”栏为“已退回”状态（该状态说明：销货方验证未通过的通知单或销货方税务机关手工退回的通知单）时或通知单开具内容存在问题时，才能根据实际情况操作此按钮。被撤销的通知单不能再做任何操作。
（5）“修改”按钮：当通知单开具内容存在问题时，可根据实际情况，对状态为“已退回”的通知单点击“修改”按钮，对错误的项目进行修改。此时，系统回到“开具红字增值税专用发票通知单”界面，修改完成后，再点击“保存并发送”按钮。
考虑到“状态”栏为“已退回”的通知单也有可能存在录入错误等开具内容存在问题的情况，因此操作人员操作“撤销”按钮时，要慎重，要根据纳税人提供的纸质资料，与点击“查看”按钮后系统显示的通知单内容进行对比，排除录入错误的原因后，要操作“撤销”按钮，使该张通知单处于“已撤销”的最终状态，不能开具此通知单。
7、打印通知单
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操作：
（1）对“状态”栏为“已接收”的通知单记录，点击“操作”栏中的“打印”按钮，打印通知单一式三份。
（2）交部门负责人手工签署“负责人”栏，盖章，交纳税人两份，一份税务机关留存。 8、通知单的核销
说明：购货方税务机关通过防伪税控系统采集红字发票信息时，防伪税控系统自动将报税子系统采集的红字发票信息与通知单电子信息进行比对。核销原则按所选项目划分为以下两种情况：
（1）所选项目为“需要作进项税额转出”、“无法认证”、“纳税人识别号认证不符”、“增值税专用发票代码、号码认证不符”的通知单，对应的红字发票报税成功，且通知单与对应红字发票的金额、税额和发票类别比对一致，则核销该通知单；
（2）所选项目为“所购货物不属于增值税扣税项目范围”的通知单，对应的红字发票报税成功，且通知单与对应红字发票的金额、税额和发票类别比对一致，同时其所对应的字发票在90天认证期内没有认证记录，则核销该《通知单》。
按照上述两项校验要求，通知单会出现4种不同的状态，针对不同的状态，税务机关需要进行不同的操作。
★状态一：“已核销”。通知单管理的整个流程结束。不需做操作。 所选项目为“需要作进项税额转出”、“无法认证”、“纳税人识别号认证不符”或“增值税专用发票代码、号码认证不符”情况的通知单，对应的红字发票报税成功，且通知单与对应红字发票的金额、税额和发票类别比对一致。
所选项目为“所购货物不属于增值税扣税项目范围”的通知单，对应的红字发票报税成功，且通知单与对应红字发票的金额、税额和发票类别比对一致，同时其所对应的字发票在90天认证期内没有认证记录。
系统自动将该通知单的“状态”栏改为“已核销”状态，该状态为该张通知单的最
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终状态，通知单管理的整个流程结束。不需做操作。
★状态二：“核销未通过、待处理”。转入核查阶段，由审核检查岗位实施核查。 红字发票的类别、金额、税额与通知单的发票类别、金额、税额不一致；
或所选项目为“所购货物不属于增值税扣税项目范围”的通知单，对应的字发票在90天认证期内发现认证记录。
系统自动将该通知单的“状态”栏改为“核销未通过、待处理”状态。该状态为核查阶段的起始条件，应转入核查阶段，由审核检查岗位实施核查。
★状态三：“已核销、待查证”。不需做操作。
所选项目为“所购货物不属于增值税扣税项目范围”的通知单，两者的金额、税额和发票类别相同，但由于当前时间，原蓝字发票开具日期尚未超过90日，且认证系统中目前还没有原蓝字发票的认证信息，则系统只自动将该通知单的“状态”栏改为“已核销、待查证”状态，该状态为该张通知单的中间状态，不需做操作。
★状态四：“已核销、查证未通过、待处理”。转入核查阶段，由审核检查岗位实施核查。
所选项目为“所购货物不属于增值税扣税项目范围”的通知单，两者的金额、税额和发票类别相同，但认证系统中发现原蓝字发票的认证信息，则系统自动将该通知单的“状态”栏改为“已核销、查证未通过、待处理”状态，该状态为核查阶段的起始条件，应转入核查阶段，由审核检查岗位实施核查。
注：“通知单核销”这一步骤不涉及通知单开具人员的系统操作。
四、购货方税务机关开具跨省《通知单》
开具操作人员：县区局税源管理部门“红字票通知单管理岗”岗位人员。
1、进入防伪税控系统
（同一，略）
2、进入“红字票通知单管理”子系统
（同一，略） 3、开始开具《通知单》
（同一，略）
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