●对事不对人
●恐惧只是藉口而不是理由 ●宽阔自己的人生道路 ●享受工作的乐趣 5、结语
当你还是个小秘书时，看看大秘书做些什么？ 有一天，你也可以成为大秘书
当你还是个大秘书时，看看老板做些什么？ 有一天，你也可以成为老板
五、应对之道实例解析
What to Say to Your Supervisor when… 1. YOU HAVE MADE A MISTAKE Situation
Your supervisor is responsible for compiling information included in a report that goes to all upper-level managers in your company When compiling information, you make a mathematical error is discovered after the report has been mailed. 2. YOU ARE GOING TO MISS A DEADLINE Situation:
Your supervisor has specifically said that a report must be compiled by 5: 00p.m.Friday. Figures from Engineering won’t get in until late Wednesday,and you are so swamped, this will throw your schedule off by two days. 3.YOU ARE CONSTANTLY GIVEN LAST-MINUTE PROJECTS Situation:
Your supervisor seems oblivious to deadlines. He seems to think that”the”deadline is “his” deadline, and forgets that you have to have time to do your part. You constantly receive last-minute and have to kill yourself to bet them finished in a decent manner and on time. You’re willing to walk the extra mile, but this is ridiculous
4. YOUR SUPERVISOR MAKES A STUPID SUGGESTION Situation:
Your supervisor has just made the dumbest suggestion you ever heard 5. YOUR SUPERVISOR CRITICIZES YOUR WORK Situation:
Your supervisor looks at a report you have worked very hard to prepare. You are quite proud of the work you have done and are very surprised when he says”This is very poorly done. I’m really disappoint5ed
6. YOUR SUPERVISOR’S PERFORMANCE IS AFFECTION YOURS Situation:
Your supervisor procrastinates so badly when it comes to doing the mail each day, you end up having to work several weekends in a row to catch up.
专业秘书、助理的形象塑造
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专业秘书、助理的形象塑造
一、服装 二、化妆 三、仪态
一、服装
1、持整齐、清洁、上班时的穿着应容易工作，适合办公室的气氛 2、下班后的穿着以及换装的艺术 3、长裤
4、衣服的颜色、质料
5、配件不宜太华丽、或过多 6、鞋不宜太高
7、丝袜颜色、备用
二、化妆
1、上班应淡妆，给人清爽印象 2、下班后不同妆扮 3、化妆品的选择 4、补妆
5、指甲不宜过长，指甲油不宜过浓
6、发型（适合办公室的发型不宜过长或遮住眼睛） （应注意清洁头皮屑） 7、香水的使用
8、口香糖及漱口水
三、仪态 1、坐
应背靠椅子、挺胸 2、立
应挺胸、手、脚、指头并拢 3、走
应抬头、眼睛直视进行方向、挺胸、缩腹、以一定的步伐有精神的行走
专业秘书、助理之礼仪与应对技巧
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专业秘书、助理之礼仪与应对技巧 一、接待客户 二、坐车礼仪 三、餐桌礼仪
四、电话礼仪与应对技巧
一、接待客户
1、给人第一印象应亲切、微笑、诚意，对待所有人一视同仁 2、不要让客人等太久（应先奉上茶水、报纸杂志） 3、以右手接名片，左手附上，放在胸部的高度看
4、引导客人：在客人的二、三步前走，配合客人步调。 ●在走路时：应让客人走在内侧
●走楼梯时：上楼跟在客人后面，下楼走在客人前面
●电梯：先进去按“开”钮，出来时按“闭”钮，让客人先出去
●开门：门向外开的情形下，拉开门后自己站在门外，让客人先进；门向内推的情形下，推开门后自己先进去，再请客人进去。 5、茶水的准备：
●平时准备需周全：茶具应无破损，饮料是否足够
●注意仪容，手和头发要清洁，衣服应无污点，丝袜应无破损 ●态度应诚心诚意，面带微笑
●茶或咖啡不要太满：杯盘分开放，进入室内先敲门 ●上茶顺序：客人优先，公司上后上
●尽量整个茶盘先放旁边的桌子，再一杯杯的端出 ●奉茶应从每人的正面或右斜面轻轻放下 ●客人走向应马上收拾干净
二、坐车礼仪
1、有司机：后座右手为首座，左手次之，中间最次之。 2、无司机；前座为首座。
三、餐桌礼仪
1、应等女主人打开餐巾后才动用 2、坐姿应挺胸
3、应把食物送进口中，而不是把嘴巴低移进食 4、从最外面之餐具取用
5、用完后叉齿向上，刀口向自己，放在盘上 6、右手持刀，左手持叉 7、不可用刀叉东西吃
8、汤匙不可放臵于杯碗内，要放在碟上 9、流质在右方，硬的在左方 10、嘴内有东西时，不可说话
11、果核应吐在空握的拳头内，然后放在盘子里 12、一次一口，要吃时才切
13、面包片撕开，用奶汕刀沾奶油，一小片一小片吃 14、座位卡 15、席次之排列
16、如何做“介绍”
四、电话礼仪与应对技巧 1、电话礼貌：
●电话一来，立刻去接，先说自己是什么单位
●声调要愉快，咬字要清楚，使打电话的人立刻对我们有个好印象 ●讲求礼貌与愉快气氛
注意听，好好地回答对方所提的问题，不要匆忙，这样能为我们的公司建立好感。 ●有错误或延迟，应立刻向对方致歉，应立刻把话讲清楚，用文雅的口气直接向话筒说话。嘴离话筒一寸远，用自然的语调讲话，听筒贴着耳朵，以便听清楚。 ●电话交谈时要记下要点，在电话记录上写下日期，以便来日参考。 ●让对方结束，这是一种礼节。对方挂断后轻轻将话筒放回去。 ●你与你的老板应互相协定，看他要你如何替他接电话。 ●对方回电话应先致谢。
●电话交谈时，尽量面带微笑。
2、检查打进来的电话：
大多数老板都会高兴秘书替他把电话的来意先弄清楚，有的事情是你可以替老板处理的，替他节省时间最好的方法是以友善亲切的语气词句“请问是那一位？”我好告诉XX先生，这样一说，对方大都会很愿意的说出名字和事由。
3、摘要记录：
要注意对方的名字正确写法，电话号码。
4、代接电话
5、处理同时来的几个电话 6、打电话的要决： ●要打的电话一次打完 ●编一本常用的电话号码簿
●让人家有时间来接电话，至少响九到十下才放弃 ●事前的计划
●报出自己的名字及头衔，并顺便问对方是否方便说话 ●先打电话秘书有权把对方接通后再请老板来接电话
7、“谢谢您”及“对不起”要时常挂在嘴上 8、尽量认出对方的声音 9、电话答录机
10、处理抱怨的电话的步骤： ●倾诉 ●确认
●提出解决的办法 ●追踪 结语
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结语
一、SELF TEST
二、主管考核秘书之标准
一、SELF TEST
1. Are you always punctual to work?
2. Are you able to adjust your working time with your boss?
3. Do you have good manners in meeting people and handing telephone calls? 4. Can you handle your work independently without a lot of guidance from your
boss?
5. Will you consider and think carefully before you take a step further? 6. Does your boss ever find more than three typos after your own proof read? 7. If your boss is out of town, a manager asks for the business plan in order
to draft the coming year’s budget, will you give it to him/her without consulting your boss first?
8. Do you like to discuss with people about your boss and his private life? 9. After sending a proposal to a client, you found a typing mistake on the
quotation, would you call the client secretly to amend without informing your boss first?
10. Do you decide what to wear each morning before work?
二、主管考核秘书之标准
1、你的秘书是否了解你在组织里所担负的全部责任和活动范围？她是否了解你的个人目标和志愿以及这些目标和志愿怎样与公司的目标融合在一起？
2、你是否接连三、四个星期都不到办公室去，但确信在这段期内组织里的公事和你的私事都能获得尽责的及迅速的处理？
3、她是否帮你安排时间、协调约会事宜和工作程序、以及应付限期之要求，而全然没有滋扰到你？她本身是不是一位富于条理的人？ 4、她是否无需你提醒即能自动地处理并追踪业务？
5、她对待你的同事、客人和顾客是否谦恭有礼，且乐于协助？
6、她是否具想像力和创造力？她是否提出原始的主意供你考虑？她是否提议新方法以改善她自己与你的工作？她是否倡议新的体系和新的办事程序？ 7、她是否聪慧？她是否采取主动以处理困难的事？
8、她是否有效率的传遁文件？她能否催促你及早处理其他同事所等待的那些摆在你手上的文件，及催促其他同事及早处理你所等待的那些摆在他们手上文件？
9、她的基本秘书技能（如文件归档、速记和接听电话的礼貌等）是否无懈可击？ 10、遇到困危时她是否否定镇定？当工作趋于紧张时，她是否保持谅解与愉快的态度？当你因承受压力而发脾气或丧失自我控制时，她是否泰然自若，仍像往常一般继续工作？
11、她对你是否绝对忠心和信赖？无论是公事上的或私事上的秘密你都能托付她吗？ 12、她是否博文广识并促请你注意与你的公事及私事有关的出版物？ 13、她是不是一位能提供业务资料的人（亦即一位能为你罗致你自己所不能或难以罗致的资料的人）？
14、她是否具有自求进步的计划？她是否参加以管理为导向的课程或演讲？是否尝试