进一步去了解你所服务的公司、你的工作、你的顾客、或是你所臵身的行业？ 15、她是否善于表达？她能否以口头或书面为你概括地陈述讯息？她能否清楚地、正确地交待工作给他人？她是否知道你对某些政策或实务的见解，并能像你那样向别人表达它们？
16、她是否完成每天之工作而不理会所占用之时间？必要时她是否甘心在晚间或周末工作？
17、必要时她是否像一般管理人员那样将工作分摊出去？换句话说，她能否将它所未完成的工作从事授权、督导，并承担责任？能否协助你训练其他职员？ 18、她能否独立地代你处理日常工作而无需你操心？
19、他能否代你追踪重要的日期，即你的上司、你的家庭、以及你的顾客所庆祝的日子（例如周年纪念日、生日、宗教节日、假期等）？
20、她能否替你做基本的研究工作-例如为你搜集撰写报告之用的资料，甚或为你草拟报告？ 附件
讲义所刊内容，非经全友管理顾问有限公司同意，禁止任意翻印、转载为任何形式 附件、以“五心”扮演好秘书角色
把德商赫司特渡过近三十年职场生涯的童兴聪，把简简单单的生活哲学，充分运用在工作岗位上。
本文刊于管理杂志
优雅的气质，脱谷的装扮，名字听起来很刚性，实际上却很柔性童兴聪给亲得淋漓尽致。
再半年就届满三十年，童兴聪在这个她生命中最喜欢的工作待了这么久，却依然留恋不已。
童与聪自认为生活圈子小，不把自己弄得很复杂，“生活简单就是美！”童兴聪所追求的，正是一个简简单单的生活。
近三十年来，童与聪就在德商赫司特度过秘书生涯。其中，有两年的时间调任人事经理，但童兴聪却仍然钟爱秘书工作，最后还是申请调回来当秘书。
态度重要多替别人想
与外国老板共事，通常都与他们保持适当距离，无形的代沟很容易产生。因为要如何突破语言的障碍，童与聪认为提升认同感是很重要的。
童与聪自工作以来就与外国老板共事，觉得要扮演好秘书角色有五个原则：“细心、耐心、同情心、爱心、感激心。”
她说，一定要同情上司，这样每天看到老板才不会觉得厌烦。尤其是女主管，压力更大，身为秘书如果能保持着同情心，自己工作起来也觉得比较舒畅。
童与聪认为：“说穿了，其实秘书就是个通才。”从档案管理、语言、沟通能力、电脑操作等，基本技能样样少不得。
“人的态度很重要！”童与聪自认为相当幸运，碰到的上司都很好，和谐相下来，根本不会想换工作。而这样态度，是双方面的。
凡事不要太强求，童与聪强调要做自己能做的事，既然这是自己的工作，就认命了，把它做好。“碰到问题时，多帮别人想想。”童与聪就是这样的态度守在工作岗位上。
生活简单符合理想
“老板平时很少打扰我的生活，除非是碰到一些生活上需要与房东沟通的问题，产生语言障碍时；但基本上，他们公私都分得很清楚。”童与聪觉得，要当个好秘书，有没有那个心来帮助老板是很重要的，即使是很琐碎的事。
童与聪很喜欢有疑难杂症发生，即使是一些小事、琐事都是一种挑战，她觉得这些完完全全都是经验的累积。
“天上掉下来的事很多！”童与聪说很多人不懂，老板更是不会感到丢下来的差事已经这么多了。在这样情况下，自己就得好好做计划，分出优先顺序。更重要的，是不可以忘事，即使是一件小事，也要追踪，才不失秘书的职责。
个性单纯的单与聪，自认为太复杂的工作她做不来：“要量力而为！”她不会强求去做自己做不到的事。童与聪谦虚地说，她只会做秘书，也认为这是自己最喜欢的工作。
童与聪除了担任中华民国秘书总会会长，也教授各种秘书课程，除此之外，生活就是简简单单，完全符合自己的理想。
科目：幕僚角色之定位与职责 讲师：吴蓓兰
一、如何成为上司的得力助手 你要做个称职的得力左右手
早上的准备工作
△上班前之准备工作──迅速快乐地出门 （1）早上要早起──漱洗要清洁、迅速 （2）适度的运动
（3）营养丰富的早餐──保持充沛的体力 （4）穿着大方，适度化妆
（5）以轻松快乐的心情向家人道别 从从容容地出门，而非匆匆忙忙地出门
△到达公司后
（1）遇到上司，同事亲切地打招呼 （2）提早十分钟至公司最为恰当
（3）清理办公桌，茶水庆在上班以前准备好
如何做个称职的得力助手
一、保持办公室环境的整齐清洁 a打扫桌椅、柜子、茶几等 b桌历、日历要翻到当日 二、信件的分类与整理 分类folder的制作
三、上司抵达前的准备工作 a上司办公室桌的整理 b准备茶水
c呈批之文件处理
d当天行事计划表之准备 四、上司抵达后
a面带笑容地向上司道“早安” b口头报告当天之行事行程
c善用“Today things to do”表格，展开一天的工作
接一指示或命令时 一、上司呼唤时
二、上司指示或说明内容时，不可中途插嘴 三、务必养成边听，边记摘要的习惯 四、上司交待后，应再复述其要项
五、有所质问或意见时，应马上问清楚
六、无法办理时，应立刻向上司说明，再静待上司裁决处理 七、接到其他部门上司的指示时，应如何处臵
一位成功助理所应具备的条件 A注意外表的修饰 *打扮出成功的形象
B态度方面──温和、热诚、亲切
C仪态方面──自然大方、不做作、文雅 D谈吐方面──声音温和 ──正确、易懂 ──敬语常挂嘴上
一位成功助理所应具备的条件
A注意外表的修饰 *打扮出成功的形象
B态度方面──温和、热诚、亲切
C仪态方面──自然大方、不做作、文雅 D谈吐方面──声音温和 ──正确、易懂 ──敬语常挂嘴上
（谢谢、对不起、麻烦你了） ──简洁
E完美的人格──积极、敬业、责任感、保密、 谨慎、细心、耐心、有创意。 F人际关系良好，手腕巧妙。 G行动机警敏捷
H做事有效率、反应快──能举一反三 I具有专业知识──见闻广博、丰富 J健康的身体
如何善用手边现有之办公工具
1、Today things to do之制作 2、如何发挥笔记本之功用
3、Tickle filing system之制作
4、Appointment schedule表格之制作 5、World time scale之使用
经常报告，上司会不会很烦？ 做错事时应有的态度
*每个人都会犯错，但只能错一次，记取经验。
三、职涯规划：
1、事业生涯的角色转换：
确立每一阶段的自我发展，及早培养相对的能力与视野，才能在金字塔组织中，达到个人的目标与理想。
2、事业发展的四阶段： 第一阶段：学徒
接受他人指示而工作，担任一位或多位师父的帮手。 第二阶段：同事
已有能力单独作业，对整体绩效亦有单独而明显的贡献。 第三阶段：师父
能训练新员，为他人承担责任，并协调相关事物。 第四阶段：赞助人
确立组织发展方向，并行使权力。
五、积极人生
(一)目前小姐扮演的角色是良师、益友也是同仁。 (二)良好的人际关系（含单位内、顾客）。 (三)自我充实。
(四)沟通与协调（扮演桥梁角色）。
(五)一个积极的人应有一、二项休闲与兴趣。 (六)讲交效率、正确性。
(七)做最机密的幕僚，保持别人的隐私。 (八)注意周遭环境，并维持整洁。 (九)发挥女性亲和力。 (十)工作是为自己而做的。
(十一)自己要有立场，有所为有所不为，保持超然独立立场，明辩是非。 (十二)做主管的好帮手。
(十三)上级交办事项，最好不要擅自更改。 (十四)本身要有问题意识。
(十五)做好与否关键在于“用心”与“执行力”对自己的决心负责。
应对访客的基本礼仪
如何让访客有亲切感 一、核对行事表 二、访客的出迎 三、引导的方式
四、访客面谈时应作的工作 五、访客的送行 六、会客室的整理
七、临时来访客人的接待
三、如何扮演好幕僚小姐角色 1、前言：
任何一个人进入公司工作，必须能与上司、同事或下属和乐相处，进而一展所长，方能有所发展及出人头地。而为自求多福，希望您能从建立正确职业观念，且着手塑建良好工作中人际关系，方克有功。 2、建立正确职业观念： (1)应以工作为荣 (2)享受工作乐趣
(3)对社会与公司要心存感谢
(4)常存“公司好，个人才会好”之观念 (5)培养工作责任感（或使命感） 3、幕僚人员应有工作态度或角色： (1)顺从 (2)缄默 (3)配合 (4)稳健 (5)建言 (6)体谅 (7)桥梁
(8)代罪（黑脸） (9)依法（适法） (10)抬轿
4、与人相处之道： (1)诚以待人 (2)随缘、惜缘 (3)尊重别人
(4)不吝啬夸赞别人
(5)不轻视别人且不自以为了不起 (6)对别人关心与爱心 (7)培养沟通技巧 (8)多帮助别人 (9)培养同理心
(10)记住别人姓名，并了解其个性
1、建立每日固定例行事务，如开会、打电话……等