相当好吃食品有限责任公司销售管理信息系统分析与设计
2系统分析阶段
2.1 设计思想
(1)系统分成几个相对独立的模块，但这些模块都进行集中式管理。 (2)分层的模块化程序设计思想，整个系统采用模块化结构设计。作为应用程序有较强的可操作性和扩展性。
(3)合理的数据流设计，在应用系统设计中，相对独立的模块间以数据流相互连接，使各模块间的耦合性较低，方便系统运行，提高系统安全性。 2.2 设计原则
为了使本系统功能齐全完备，操作简便，最大限度的提高软件的质量，从而满足用户的实际需要，在设计开发过程中遵循了如下原则：
(1)合法性原则：依据产品核算系统的工作规定以及要求，参照核算实际的工作情况，进行诸如产品进货、销售等工作。
(2)实用性原则：适合产品信息管理工作的实际需求，并能够处理一些特殊情况的要求，此外，尽可能预留空间，以便扩充功能。
(3)准确性原则：对输入的相关资料建立检错机制，及时报错，使用户能够及时准确的输入合法资料(如：类型匹配，长度不超限等)。
(4)易操作原则：要求设计的系统功能齐全，界面友好，操作方便，必要的地方进行提示。
(5)源程序可读性原则：为了便于其他设计，维护人员读懂代码或以后的代码修改，软件升级维护，即可能做好代码注释工作。
(6)优化原则：为了达到优化的目的，合理的运用窗口，菜单，对象等的继承，自定义用户对象，事件，函数，减少不必要的重复性代码，使程序简介明了，也方便了将来的维护。
(7)安全性原则：可以为该系统的用户设置用户权限。 2.3现行系统的调查 2.3.1组织结构调查
(1)通过对企业现行系统的调查，了解到该企业的组织结构设置为：经理下设有票务部、结算部、财务部、仓库保管部4个部门。组织结构如图：
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票务部 经理 结算部 财务部 仓库保管部 各部门的主要功能：
①经理：主要负责销售计划的制定和计划的落实。他需要经常了解和掌握销售情况，为他指导销售工作和制定新的销售计划提供依据。
②票务部：主要负责开票。顾客购买产品首先到票务部去开票，开票人员根据顾客所有的购货单（包括商品名称、规格及数量等）开票，所开票据包括发票和提货单。根据业务的需要，票务部还有负责退货的处理，即开具相应的红字发票。票务部需将发票的存根交财务部处理。
③结算部：为了加强管理，保证开票、结算分开。开票之后，顾客持发票到结算部付款，办理结算手续。结算方式有：现金结算、汇票结算、支票结算等。顾客付款之后，结算人员在提货单上盖上“已结算”印章，说明结算手续已办。结算人员每天都将结算的单据及现金交给财务部。
④财务部：财务部根据开票及结算情况负责销售核算及制作核算报表。销售报表主要包括产品销售明细日报表、销售回款明细日报表、销售回款汇总日报表、顾客欠款表及销售计划完成情况分析表等。由于手工操作效率低，财务人员隔3－4天向经理报一次日报表。各种日报表都包含有月累计情况。因此月末的日报表就是该月的月报表。
⑤仓库保管部：仓库保管部主要负责产成品的入库、出库和采购。顾客办理完结算手续后，持提货单到仓库取货。此时，仓库管理人员检查提货单和发票无误后，便给予提货，即出库。出库之后登记入帐。当用户退货时，通知票务部开出红字发票到结算部，结算部退款。当缺货时向供应商采购产品并入库。 (2)管理功能调查
通过对企业的调查，了解了企业的基本组织结构，这些部门的存在是为了实现企业的销售目标，企业的各个部门都是为了完成一定的管理功能而设立的，通过调查，我们了解到现行系统各部门的管理功能如图：
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票务管理
销退
售货
发发
票票
管管
理 理
(3)业务流程调查
销售管理 结算管理 财务管理 仓库管理 付款管理 单据管理 销售统计管理 销售分析管理 出库管理 入库管理 采购管理 该公司是贸易型公司，主要业务就是围绕产品所进行的采购和销售。企业的业务过程较简单，现行系统的业务处理过程是：顾客为购买产品先到票务部填写购货单（包括商品名称、种类、数量等），开票人员根据购货单，首先查阅库存帐，如有货，开出发票，如库存不足，发出补货通知给仓库。开票人员还要根据仓库的退货通知，开出红字发票。顾客持发票到结算部付款，并办理结算手续。付款后，结算人员盖上印章，表明已办理结算手续。仓库根据顾客的订货单和结算完的发票进行出库处理，并根据库存情况决定是否订货。根据出货情况和采购情况更新库存帐。结算人员将每天的结算单据及现金交给财务部。财务部根据单据、发票和销售计划编制各种销售报表和销售分析。并将各种报表上交经理，由经理制定下一季度或年度的销售计划书。
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补货通知单 退货通知 顾客 提货通知单 2.4现行系统的分析
随着企业业务规模的扩大，其原有的手工操作和业务流程已经不能满足其业务流量的需求，成为严重影响企业继续提高效益的因素。其存在的问题主要有以下几点：
服务方面：企业的顾客从同一地区扩大到省际之间，原有的手工销售系统需要顾客较多的配合，给顾客造成了很大的不便。在“顾客就是上帝”的今天，这显然是不合适宜的。
效率方面：原有系统流程仅仅注意销售的业务处理，对起辅助作业的库存处理的管理力度不够。在仓管部门中，职工职权分配不明确，工作效率不高，没有对仓库的存储空间进行有效利用。（仓库中如果有货物损坏、被偷的现象发生，那就要追究仓库管理员的责任，他怎么没能管理好货物，如果有缺货的现象发生，
顾客 订货单 票务部 红字发票 发票、订货单 结算部 单据汇总 财务部 结算后的发票 盖章的提货单 销售统计报表 经理 销售分析报表 销售计划表 仓管员 库存帐 采购单 出库单 退货单 供应商 顾客 9
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那就要追究采购员的责任，你怎么没有随时掌控库存信息，缺货了就应该去订货，那如果仓库里有货，客户却一直拿不到货，那就要追究发货员的责任了。）
而且，采购货物的不及时减少了企业的订单数量。（顾客都要来买了你才去查看仓库里有没有货，要是当时没货，可能顾客就要去别家买了）仓库部门的低效率明显落后于整个销售系统，造成了人员及企业资源的浪费。
决策方面：手工报表制作费时，降低了时效性，而且在繁多的登记账本和分析统计中，极容易出现人为的错误，在账本中查询企业所需要的信息的时间过长。人工对统计资料进行分析的难度较大，而且准确率不高。
分工方面：各部门的分工不均衡，财务部要花很多时间在销售分析上，企业只有财务部和经理了解企业的销售情况，而与销售直接有关的部门对销售计划和销售分析并不是很了解。（票务部由于他的不了解，他的积极性就不高，也感觉不到压力）
市场方面：面对越来越大的市场，过去在家等客户上门的销售模式受到了冲击，对于贸易型的企业，销售更是它的生命，企业在组织结构上要做相应的调整。 2.5新系统的逻辑方案 2.5.1新系统的组织结构
根据系统的目标和对企业现有系统的分析，对企业的组织结构进行了重新的设计和定位，由于企业是个贸易公司，销售是企业的生命线，原有系统虽然一直是围绕着销售进行工作的，但对销售的管理没有专业化和集中化。所以，在现有结构的基础上增加了市场部门，使得销售工作更便于开展。也使得部门分工较为明确。（以前票务部又要承担开票的工作又要接待顾客，他们询问价格、商品等情况）原有系统的各部门工作量上存在严重的不平衡（结算部和财务部），因此，对原有各部门的职能做了一些调整，并加强了薄弱环节的管理，比如加强仓库管理的职能。
新系统的组织结构图如下：
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