光伏发电项目文件归档与档案整理办法
（征求意见稿）解读
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光伏发电项目文件归档与档案整理规范
1 范围
本标准规定了光伏发电项目各单位的档案管理职责、项目文件的编制、收集、整理、归档、移交及验收。
本标准适用于光伏发电项目的文件归档和档案整理。
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 11821 照片档案管理规范
GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 14689 技术制图 图纸幅面和规格 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范
DA/T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 DA/T 42 企业档案工作规范
DL/T 5229 电力工程竣工图文件编制规定
档发[1997]20号 城市建设档案归属与流向暂行办法
国家档案局 第10号令 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 3.3 项目档案 archives of project
经过鉴定、整理并归档的项目文件。
3.4 电子文件 electronic records
以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
3.6 分类 classification
根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的划分。 3.7 整理 archives arrangement
按照一定原则对档案实体进行系统分类、组卷、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 3.8 档号 archival code
以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 3.10 档案移交 transfer of records
企业各职能部门及有关单位将整理完毕的档案，经部门负责人及有关质量监管单位审核后，按程序交给档案部门归档保存的过程。
对项目档案管理实行统一领导、分级管理，设置专门档案管理机构，配备经培训合格的档案管理人员，确保项目档案的完整、准确、系统、安全保管和有效利用。
4.2 应实行档案管理责任制，与工程管理同步，将档案管理纳入项目管理的招投标、合同管理、工程监理、工程验收的质量管理体系中，保证档案全面反映工程建设及实体质量。
4.3 应配置满足项目档案管理、安全保管和利用需求的设备设施，对档案实行信息化管理。
5 管理职责
5.1.1 项目文件管理应与项目建设同步，在建设单位的统一领导下，对职责范围内形成的项目档案的完整、准确、系统和有效利用负责。
5.1.2 各单位应根据本标准的规定，完成合同约定范围内项目文件的收集、整理、归档、移交工作。5.1.3 各参建单位应参照附录A、附录B的归档范围，将各类载体的项目档案，按规定向建设单位和本单位档案部门移交。 5.2 建设单位职责
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5.2.1 应建立健全档案管理体系，落实档案管理责任制。制定统一的档案管理制度和工作标准，将项目文件的形成、收集、整理要求及归档范围纳入各有关单位和部门的责任制，实行全过程质量管理。 5.2.2 应在合同条款中明确各参建单位项目文件的编制质量要求、收集范围、移交时间、份数及违约责任等。合同中未约定的，可按上述要求单独签订补充协议。
5.2.3 确定竣工图编制单位，并在合同中约定竣工图的编制深度、出图范围、移交时间、移交数量、电子文件格式等具体要求。
5.2.4 应对各参建单位的档案工作进行监管、检查、指导及协调。
5.2.5 应组织监理单位对设计变更执行情况进行审核，并汇总提交竣工图编制单位。 5.2.6 应对各参建单位及部门移交的档案进行核查、汇总整理、系统编目及编制检索工具等。 5.2.7 应按本标准规定，收集、整理本单位在建设、生产活动中形成的各类载体文件。
5.2.8 在城建规划范围内的项目，应按国家档案局档发[1997]20号《城市建设档案归属与流向暂行办法》的规定向城建档案管理机构移交相关档案。 5.2.9 建设单位项目文件管理流程见图1。
阶段内容项目立项主要形成文件1. 项目核准文件2. 可行性研究报告及审批文件1. 选址意见书及红线图2. 建设用地审批文件3. 征地赔偿4. 建设用地规划许可、国有土地使用证1. 设计基础文件2. 初步设计、施工图设计3. 设计服务1. 项目招、投标及评标文件2. 项目合同、协议文件文件来源（形成）单位建设、设计及审查、审批单位建设用地审批、征用政府相关部门土地管理部门项目前期设计文件设计单位设计、监理、施工及设备物资招投标、合同建设单位或委托单位建设单位及地方各相关行政管理部门施工准备施工许可等1. 质量验评划分2. 质量、安全、工程进度管理文件，强条实施方案及记录、技术规范文件安全、质量、进度管理资金管理1. 执行概算及批准文件2. 工程款支付及结算单建设单位物资管理施工阶段工程会议与统计1. 物资管理台账、设备开箱验收记录2. 设备催缴来往文件1. 工程各种会议2. 工程统计报表、工程简报等1. 质量监督部门注册备案与现场质量监督检查文件2. 质量监督报告质量监督质量监督部门竣工图编制 土建、安装等专业竣工图设计单位及施工单位建设单位及相关验收单位阶段验收 并网启动验收生产准备及试运行生产准备与试运行阶段试运行期电力生产1. 生产准备大纲、运行、操作规程（规范）2. 人员培训3. 试运行记录4.试运行期运行事故记录分析报告、处理记录及结论建设单位、生产运行单位1. 并网运行安全评价2. 电力生产许可证1. 移交生产签证书2. 竣工档案移交目录及签证（记录）启动委员会建设、参建单位竣工交接竣工验收竣工阶段工程总结1. 项目竣工专项验收文件2. 项目整体竣工验收文件及签证建设单位及相关验收单位1. 工程总结（建设、设计、施工、调试、试生产等）2. 工程质量评估文件建设、设计、施工、调试及监理单位决算与审计1. 工程决算书及报批文件2. 工程决算审计报告建设单位及审计单位后评估阶段工程达标或创优1. 工程达标考核2. 质量评价、创优建设、设计、施工、调试、监理单位及考核、评优单位图1 建设单位项目文件管理流程图
5.3勘测、设计单位职责
5.3.1 应按照合同约定和本标准要求，对项目勘测、设计活动和设计服务工作中形成的各类载体的文件，进行收集、整理，向建设单位移交。
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