少有效的复查核对控制,影响了兴业银行的内部控制秩序,从而使内部控制没有有效实施。
4.2.2 人员素质控制方面的问题
内部控制系统能否有效实施,还有一个关键性问题,那就是实施内部控制系统人员的素质,要使内部控制系统的功能按照既定的目的正常发展,那就必须配备与承担的职务相适应的高素质人员。否则,即使内部控制系统本身可行,实施的效果也会差强人意。对于兴业银行存在的人员素质问题也是不容小觑,人员的素质问题包括良好的思想品德和职业道德,相对较高的业务素质和专业技能,较广博的知识水平,而且还包括接受职业继续教育和培训[6]。不能说兴业银行内部员工的素质都不理想,但是素质参差不齐造成了兴业银行内部控制出现问题。比方说计算机使用的权限问题。
在实际工作中,银行内部一些员工随意泄露计算机密码窜岗进行操作,员工间盲目信任,不懂得遵守兴业银行的规章制度,从而使得内部控制制度形同虚设,现已存在的内控制度不能有效实施,银行内部控制问题存在潜在风险,假以时日,兴业银行内部控制问题就会趋于严重。
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5 造成兴业银行内部控制出现问题的原因
5.1 银行管理层对内部控制的不重视
内部控制的建立和完善,需要一个过程,是一项复杂的管理活动,需要付出时间和成本并在实践和工作中不断的修改、验证和完善,在实际操作中由于多方面的原因影响,有时银行管理层会放弃一部分内部控制,将内部控制管理简单理解为对直接下属的人的管理,而忽略制度本身的约束力或者只注重任期内的政绩而忽略内部控制长期机制的建立,只注重短期经营成果而忽视实质性违规和内部控制缺陷的存在[7];有时内部控制制度执行人在执行过程中,会存在侥幸或认识不到位的情况而影响内部控制制度的执行力,从而形成在管理的价值取向和行为选择上缺少以制度为主进行内部控制的内在动力的情况,难以真正建立一个以内部控制制度为核心的经营管理机制。
管理层是内部控制活动中的关键,既是风险的制造者,又是控制者,既是被监督者,又是监督者。如果不解决好人的管理问题,再好的制度也没有效果。银行管理层固化保守的思想观念弱化了长期积累的资源优势、人缘优势和市场优势。这种地域性经济优势的积累源于长期的拓展和政策扶植,但是银行的管理人员并没有认识到这种资源来自不易,对今后的发展和经营管理的转变带来了长期难以根除的诟病。
5.2 员工素质参差不齐,风险意识不够强
当前兴业银行从业人员中存在素质参差不齐的现象。一方面有很多员工都是刚刚毕业步入社会的大学生,基本没有工作经历,缺少工作实践的青年员工,虽然能为兴业银行注入新鲜的血液,在工作上充满活力,但是这同时也存在很多弊端,由于经验不足和、行业的认识不足和在行业中存在的约束性,给兴业银行的内部控制带来了很大的影响。例如兴业银行有些部门中只有一两个有经验的老员工,其余都是新进银行的大学生,大部分业务都有经验丰富的老员工处理,新职员本身业务经验不足,得不到相应的锻炼,造成在业务处理上人员素质的参差不齐,为兴业银行内部控制问题留下隐患。
另外,很多部门内的员工责任心不够强,员工之间听之任之、对待工作得过且过,对待工作缺少主动性和责任心,这就会造成一些经济业务的异常情况,对这些异常情况采用不闻不问的态度,使得兴业银行有很多业务处理不够恰当,经济水平停滞不前,同时还有部分员工在工作中缺乏警戒性,不能及时发现一些会造成重大影响的错误,以至于导致一些别有用心的人对银行整体带来损害[8]。还有一些员工由于业务水平的不足,
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处理业务不够熟练,在业务的处理上也不尽合理,再加上银行从业人员对内控制度执行不彻底,兴业银行内部控制制度不能有效实施,导致在处理经纪业务时容易发生不可避免的差错,让一些人有机可乘[9]。
另一方面兴业银行内部对员工的思想教育和管理工作抓的不够全面,有些员工会有经不起金钱的诱惑、蓄意窃取或挪用银行内部资金,由于内部控制不能有效实施,兴业银行管理层无法及时获知银行内部出现的问题,不能及时解决问题,从而给兴业银行内部、外部带来危机。
还有一个不容忽视的原因,那就是风险意识薄弱,每个企业都面临着来自内部和外部的不同风险,外部风险难以估测,但是对于银行来说内部风险问题就显得尤为重要,兴业银行内部有很多员工的风险意识明显不足,过于相信别人,同事之间私章混用,有些经济业务需要透明化,但是有些经济业务只需要与上层领导汇报,业务办公过度的透明化,容易让别有用心的人钻下空子,造成不可估计的损失,以此种种,都是导致兴业银行内部控制中出现问题的原因
5.3 管理制度不完善
兴业银行内部控制相对重制度建设,轻制度执行。近年来兴业银行经营风险凸现,银行内部制定了很多意在加强内控的规章制度。但这些制度的可执行性及执行情况却不尽人意,很大程度上成为应付上级检查的一种摆设[10]。致使兴业银行内部管理和控制相对比较混乱,内控机制在实际运行上不够彻底,不能有效实施。
兴业银行行内的制度制定部门和执行部门不为同一部门,这本身是加强内控的一种好措施,但同时也带来一些弊端,制度制定部门仅考虑制定各项制度,防止自身承担因制度不全带来的一系列责任,没有深刻认识到制定好的制度是否具备可行性[11]。为了补充内部控制制度而忽略是否可行,使得兴业银行的内控无法有效实施, 而各个执行部门见制度无法有效执行便索性不执行,兴业银行内部控制制度的权威性和严肃性受到质疑,造成了有章不循,从而达不到有效实施,长此以往,形成恶性循环。
5.4 银行内部沟通问题出现偏差
5.4.1 银行内部没有建立良好的信息系统
兴业银行内部控制出现问题,另一个原因就是银行内部沟通问题出现偏差,这也就是内部控制中的要素信息与沟通出现问题。所谓信息与沟通,是指为了使职员执行其职
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责,企业必须识别、捕捉、交流外部和内部信息。还有不可或缺的一点,那就是建立内部信息系统,兴业银行没有在现有的基础上建立良好的信息系统。
有效的内部控制需要建立可靠地信息系统,应该涵盖银行内部的全部重要的经济活动[18]。良好的信息系统可以保证信息的搜集、储存、加工、输出和使用等各个环节的正常运行,从而满足银行内部的信息需求。但是兴业银行信息系统的建设没有达到以下几点要求。
首先,兴业银行的信息系统不能保证信息提供的完整性,没有体现出完整的经济业务信息系统和内部管理信息系统,经济业务信息系统主要提供银行内部财务信息,内部管理信息系统则负责提供与银行经营管理活动有关的非财务信息。
其次,兴业银行的信息系统不能确保信息提供的及时性,仅仅依靠员工之间的相互传达,根本无法实现信息的及时传递,兴业银行没有运用计算机、网络等先进的手段来构建银行内部的信息系统,从而无法加快信息传递的速度,使得内部信息传递不及时,一些经济业务的处理出现纰漏。
最后,兴业银行的信息系统未能保证信息提供的准确性,在减少信息传递的过程中出现有意或无意的错漏。这也是信息系统中非常重要的一点,如果信息系统中信息的传递不够准确,即使信息完整、传递及时,也会使内部控制无法实行。这也是兴业银行内部控制出现问题的一大原因。
5.4.2 银行内部没有实现良好的信息与沟通
信息的交流存在于兴业银行所有的经济活动中,银行内部员工通过搜集和交换信息来开展业务、从事管理和对银行内部进行控制。沟通可以使银行内部员工了解其在一项经济业务活动之中的职责,包括使从业人员懂得在工作中如何与客户沟通、如何就相关信息与银行外部相关方沟通与交换、如何在银行内部员工对经济业务进行沟通等。
现阶段,由于兴业银行组织机构分层太多,管理链条过长,虽然已经加强了信息获取的真实性和及时行,加强了沟通的顺畅性,信息传递的主要方式依然是依靠一层一层地发文来实现,信息传递的规范化仍有待于进一步的建设,虚假信息现象给银行的经营管理以及内部控制系统的建设都带来了很大的负面影响[12]。基层工作人员不能够及时准确地获取管理层的信息,管理层也不能有效地获取员工的反馈。这样大大地降低了工作效率,弱化了内部控制。
有效的沟通包括银行内部上下沟通、平行沟通和交叉沟通。无法实现良好的沟通时
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内部管理最常见的问题之一,许多企业都存在这个问题,兴业银行也不例外,银行的组织机构越是复杂,其沟通效率就越低下。最底层的许多有价值的建议还没有传递到最高管理层,就已经被沟通不当弄得面目全非了,而银行最高管理层在管理决策的传递过程中,常常在传递到银行基层员工时,就已经失去信息的准确性和时效性。
在分析的过程中不难发现兴业银行内部沟通出现问题的原因,首先是在上下沟通中,虽然银行内部基层员工不一定理解和肯定上级管理层的观点和看法,但限于这种权位上下级的关系,下级往往会接受并执行上级的解决方案,无法提出自己对经济业务的看法和意见,使沟通不畅[13]。其次是在平行沟通中,由于双方都处于相同的管理层次,对银行的发展方向和经营管理都有自己的认识,从而造成沟通不良,主要原因就是由于当兴业银行内部沟通双方在利益上出现冲突时,为了维护自身或本部门的利益,互相不愿接受对方的看法和观点,使得兴业银行出现内部沟通不良的问题。最后,在交叉沟通中,由于银行内部不同部门接触和处理的经济业务不同,非常容易出现沟通阻塞,无法解决经济业务中出现的问题,这对兴业银行内部沟通问题带来不便,同时,对工作效率的提高、工作完成质量都带来了很大的障碍。
另外,兴业银行组织机构过于复杂、机构层次设置太多,信息从高层管理者传递到下层员工不仅使信息的真实性降低,而且还会影响信息传递的效率,失去信息的准确性和时效性。一个信息在银行内部高层那里的正确性是100%,到了底层员工那里可能只剩下20%的正确性。这是因为在进行这种信息沟通时,信息传递中间的各个层次都会把接受到的信息进行有意识或无意识的处理,信息被传递者按自己的理解向下级传达,造成传递到银行普通职员的信息与内部管理者的最初信息不尽相同。
所以说内部沟通对兴业银行普通职员尤其是各部门管理人员的工作都有重要的意义,兴业银行的内部沟通出现问题,现实的工作无法通过沟通解决或改善,同时,兴业银行有些部门主管没有经过与内部沟通有关的相关培训和训练,普遍缺乏沟通的意识和能力,无法进行有效的沟通,从而造成兴业银行内部控制出现问题。
5.5 对银行的内部监管不够
5.5.1 对银行内部的监督力度不够
要认清兴业银行内部控制问题出现的原因,我们首先要明确内部控制制度需要被监督,内控制度的建立健全及实施必须以有效的监督监管为前提。
首先,兴业银行在内部监督制度的设计上存在问题,内部监督的实行,应该要明确
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