频率符合公路工程技术规范、规程的要求等。
监理工程师在审查施工单位的资料准确性时，要确保归档的项目文件资料能同它所反映的施工对象和建设过程相一致，文件材料与工程实际相符、图物相符，产生及使用部位标注清楚；同一个项目的文件材料相互之间在内容上应当协调一致；文字说明与图表、成果报告与试验记录、评定文件与原始文件应保持衔接一致。
4、真实：文件材料真实可靠。
⑴数据真实，特别是文件材料试验检测原始基础数据要真实，应能真实地反映工程建设的实际过程和实际情况相符，没有涂改和编造痕迹。
⑵勘测及测量基础资料、施工原始记录，若需清稿,须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存，保持文件资料原始性;签名和日期不得涂改。按规定需要签字文件材料签字齐全、按规定需要盖单位公章的文件资料盖章齐全，文件资料真实有效；
⑶严禁伪造、捏造数据，严禁闭门造车、“回忆录式”编写资料，监理工程师应对施工单位的资料真实性进行审查。
5、完整：收集文件资料应齐全完整、不缺项、不缺份、不缺张，无遗漏，该闭合的资料要闭合，如停工令－整改报告－复工令等资料一定要闭合。
⑴要保证整个项目的各类文件应齐全完整，不能缺项。
⑵要保证单项文件材料应完整，各份文件应齐全，不能缺份、缺张。
⑶要保证单份文件材料的应完整，正文和附件要齐全，表格内部填写完整，签字手续要完备，包括评语、签名和日期等。
⑷要保证该闭合的文件资料一定要闭合，批复与请示闭合；监督机构、指挥部、监理下达的整改指令与整改后的文件材料必须是一套完整的闭合资料。
６、规范：指表格填写规范、术语规范、字迹规范，文件材料分类、科目编排科学、合理，符合规范要求。
７、美观：要求文字清晰、幅面整洁，符合档案存档规定。 二、文件材料质量具体要求
１、名称填写规范：包括项目、部位名称、合同号、单位名称要统一、规范。 ２、术语规范：包括外观描述、试验结论用语、自检用语、评定用语填写规范。
３、字迹规范： ⑴ 书写要规范
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书写工整，字迹、线条清晰，端正、耐久、书面要整洁，竣工文件材料中凡是需用手写、绘制的地方，必须做到字迹清晰可辩，书写工具应使用不易褪色书写工具书写。如原始记录、签名等文件材料应使用不易褪色的蓝黑墨水、黑墨水，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。
⑵ 修改要规范
写错的文字，用斜线划去，在旁边书写正确文字，并盖上修改人的私章。不允许用涂改液修改或用刀刮改。原始记录资料不得随意更改，如测量资料、试验资料、检测资料等如果必须更改，不能涂改只能杠改，并在旁边签名。
⑶ 签名要规范
①所有的签名栏应由本人亲自手签，并签全名，不能采用打印或图章。特殊情况需要代签，代签人应持有应签人的委托书，在签字处盖上应签人的签名章（用红色印泥），并在盖章处右侧签上代签人的姓名。不允许直接代签应签字人的姓名；表格中的签名应签在表格规定的位臵上，关键签名不能由一个人重复签署，如计算与复核不能是同一人签名。
②文件材料签字应注意签字人的签字权限，严禁越权签字。
③开工申请批复单、变更申请批复单、单位（分部、分项）工程评定表、检验申请批复单、中间交工证书这五种文件上的盖章单位应为施工单位（项目部）和监理单位（总监办）等需要单位盖章的资料应盖红色图章。
⑷ 纸张纸质优良，规格统一
①除房建图纸外，文件材料用纸均采用A3、A4两种尺寸。竣工图及与其合订在一起的文字材料、表格一律使用A3纸，图纸允许加长，但不能加宽，如桥梁布臵图可以加长，但不能加宽；其他文件材料统一使用A4纸（除上级红头文件），小于A4纸规格的出厂证明、产品合格证等要粘贴在A4纸上；书写材料应符合耐久性要求。，严禁使用热敏纸、复写纸等不耐久的材料；当使用A3纸时，则需折叠成A4纸大小（297×210）。
②归档文字材料上的批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠；
⑸字体、字号应统一，规范。符合国家档案相关规定要求。
①各类总结、报告、正式文件严格按国家公文管理办法执行，并参照如下规定： 验收或鉴定证书、各类总结、工程概况、编制说明等非工地现场填报的文字材料或图表均需打印，字体以印刷体为宜。各种特殊字符用国标宋体，文件标题名用2号
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方正小标宋体；文件编号用4号仿宋体，文件内容、说明及其标点符号用3号仿宋体，行距为单倍行距。抄送单位用3号仿宋体。
②竣工图所有文字均采用宋体，宽高比一般取0.65。字高采用以下高度或类似字号：尺寸标注数字字高为2.5毫米(特殊情况可放宽至3毫米)；竣工图图名字高为4毫米；“竣工说明：”字高为4毫米，“竣工说明：”的内容字高为3.5毫米；图框标题栏内，建设单位名称和竣工图名字高为5毫米(一排装不下，必须用两排时，字高为4毫米)，其它图框各栏字高为4毫米。
③高速公路工程建设三大主体（指挥部、监理、施工）各自负责的文字材料或图表使用激光打印机打印，不允许使用喷墨打印机和针式打印机。计算机印制的文字材料和图纸应采用激光打印机打印，表格式样应铅印或用计算机激光打印。
４、各种工程建设用表使用和填写规范： ⑴正确选用工序用表
工程建设各种用表见本《指南》规范化表格，正确选用统一制定的表格样式，填报字体应与表格字体相适应，达到协调、美观的要求。
⑵表格填写规范：
①表格内容除意见签署和签名外，其他内容均可手工填写或打印，但质量监督部门要求备查的原始资料需要用手工填写。
②表头的填写必须完整统一。
③表格如果有附件必须详细注明附件名称和数量等。
④表格中工程名称的填写统一规范，如果分左右幅必须注明左幅或右幅。 ⑤自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚。 ⑥表格中的技术指标控制值，应符合有关设计、规范的要求。 ⑦表格中的意见、结论填写用语必须严谨规范，描述准确。 ⑧表格中的时间填写应符合实际，不能前后矛盾。
⑨成套表格前后的系列应该闭合（特别是检验时间和签认时间的前后一致性问题），如果出现验收不合格的记录表或质检表，应该在随后重点体现其再次验收合格的对应表格。
三、声像收集要求
1、参建单位应建立电子文档，并做好各类台帐数据资料的复制、登记与保管工作。 2、工程照片必须是原版、原件，底片与正片相符，底片不得磨损、划伤、有污渍，
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胶卷、像纸应选择质地良好的产品。照片文件资料符合国家档案局《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)要求，照片资料数码照片应先冲印出6英寸纸质照片，用统一的相册归档；数码照片应当使用不低于400万像素的数码相机拍摄，图像格式为JEPG格式，未加修饰剪裁。
3. 工程录像档案资料应当主题明确，图像稳定，画面清晰，声音清楚，色彩真实。影像文件收集时应按MPEG2方式压缩。
4. 录音档案电子文件格式应收集时应统一转换为MP3格式WA 3 。
5. 文本文件收集时应统一将其转换为TXT文档或XML文档，现阶段允许收集WORD97、WPS格式文档。电子文件及纸质文件数字化形成和保存应符合国家档案局《电子文件归档与管理规范》(GB/T18994-2002)、《CAD电子文件光盘存储、归档与管理要求》和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求。
四.其他要求为避免文件材料在收集过程中的遗漏和重复，所有普发性文件、函件、通知等资料一般由发文单位收集。收文单位可不再重复收集。针对性文件、函件、通知等资料由收文单位收集，发文单位可不再重复收集。请示、批复等文件，由请示单位收集。
第四章 项目文件材料的分类整理
第一节 文件材料的分类
公路工程建设项目文件材料按照立项、准备、施工及验收四个阶段文件材料的自然形成规律和成套性的特征进行分类。施工和监理独立抽检文件材料按单位、分部、分项工程的划分（详见第六节二）施工工序整理组卷。
项目建设过程中形成的党政工团、精神文明、人事机构等文件不纳入到项目建设档案内容，将其作为文书档案另行整理归档。
本《指南》高速公路建设项目档案分十大类。 第一类：前期准备阶段类
此类文件包括项目前期立项审批文件。 第二类：勘察设计类
这部分文件材料主要是反映项目初步设计、 施工图设计两阶段勘察设计文件资料和设计变更文件及批准文件及勘察设计基础资料。
第三类：工程管理类
这部分文件材料主要是项目业主在项目建设工程中，从征地拆迁文件、工程招标
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投标，到项目竣工验收全过程形成的工程管理；工程项目质量、安全、环保、水保、进度、费用控制管理，技术管理等文件及资料。
第四类：施工类
这部分文件资料主要是各标段施工承包商在合同期内施工过程中形成的工程管理、工程质量控制、进度控制、投资控制、合同管理、安全及文明施工等文件资料及缺陷责任期文件资料。
第五类：监理类
这部分文件资料主要是监理机构在工程监理服务过程中所形成的文件资料。它包括监理管理文件、质量、安全、环保、进度、投资控制监理文件材料；监理独立抽检资料和原材料平行试验等资料。
第六类：竣工类
这部分文件资料主要是工程交、峻工过程中形成的文件材料。它包括项目竣工验收文件交工验收文件、各参建单位总结报告、工程项目决算和审计文件和竣工图表等文件材料。
第七类：科研类
这部分文件主要是工程项目建设过程中科研和新技术推广应用文件资料。
第八类：声像类
这部分文件资料主要包括照片、录声、录像、图形、多媒体、文本电子文件及、其他特殊载体文件,如奖旗、奖杯等实物载体。
第九类：财务类
这部分文件资料主要有财务管理制度及财务管理性文件、财务报表、财务凭证、会计帐簿等。
第十类：设备类
设备购臵管理办法、设备购臵申请及批准文件、设备出厂合格证及验收、设备使用管理办法等。
第二节 文件材料的整理
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